IPPP2/443-1103/09-4/AN/KOM - Proces wdrażania systemu umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemie EDI (tzw. e-faktury).
Pismo z dnia 6 stycznia 2010 r. Izba Skarbowa w Warszawie IPPP2/443-1103/09-4/AN/KOM Proces wdrażania systemu umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemie EDI (tzw. e-faktury).
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 22 września 2009 r. (data wpływu 12 października 2009 r.) uzupełnionego pismem z dnia 23 grudnia 2009 r. (data wpływu 29 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej sporządzania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 12 października 2009 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej sporządzania faktur w formie elektronicznej.
Wniosek uzupełniono dnia 29 grudnia 2009 r.
W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujące zdarzenie przyszłe:
Podatnik prowadzi proces wdrażania systemu umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemie EDI (tzw. e-faktury). Dotychczasowe prace nad wprowadzeniem systemu pozwalają na stwierdzenie, iż proces wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej z danym odbiorcą faktur będzie przebiegał w następujący sposób:
W pierwszej kolejności podatnik będzie zawierał z danym kontrahentem (odbiorcą) pisemne porozumienie, zawierające min. akceptację odbiorcy faktur wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał ww. akceptacji.
Podatnik będzie otrzymywał od kontrahenta zamówienie sprzedaży w formie elektronicznej lub papierowej, a po dokonaniu sprzedaży podatnik będzie wystawiał fakturę w formie elektronicznej i udostępniał do pobrania komunikat Operatorowi EDI.
Kontrahent (odbiorca faktury) będzie pobierał komunikat od Operatora EDI w uzgodniony sposób.
Operator zgodnie z umową gwarantuje podatnikowi stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.
W przypadku konieczności - podatnik będzie wystawiał korektę elektroniczną, postępując z nią analogicznie jak w przypadku faktury.
W przypadku konieczności - podatnik będzie wystawiał duplikat elektroniczny, postępując z nim analogicznie jak w przypadku faktury.
Potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne będzie jako odpowiedni status w systemie Operatora EDI. Taki sposób potwierdzenia odbioru korekty elektronicznej przez kontrahenta będzie dla podatnika podstawą do dokonania korekty podatku VAT.
Wszystkie dokumenty przesyłane w formie elektronicznej (faktury, korekty, duplikaty faktur i korekt) przekazywane będą do kontrahenta oraz archiwizowane przez Operatora EDI, który zgodnie z umową gwarantuje podatnikowi przechowywanie dokumentów w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres Ich przechowywania zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, korekty i duplikatu przesłanych w formie elektronicznej będą przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Operator EDI zgodnie z umową zapewnia natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną dla faktur (korekt, duplikatów) wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej - dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, w szczególności zapewnia możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. Dostęp oznacza dedykowany dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej login oraz hasło dostępu do systemu.
W uzupełnieniu wniosku podano:
Podatnik prowadzi proces wdrażania systemu umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemie EDI (tzw. e-faktury). Proces wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej z danym odbiorcą faktur będzie przebiegał w następujący sposób:
W pierwszej kolejności podatnik będzie zawierał z danym kontrahentem (odbiorcą) pisemne porozumienie, zawierające m.in. akceptację odbiorcy faktur wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał ww. akceptacji.
Podatnik będzie otrzymywał od kontrahenta zamówienie sprzedaży w formie elektronicznej lub papierowej, a po dokonaniu sprzedaży podatnik będzie wystawiał fakturę w formie elektronicznej i udostępniał do pobrania komunikat Operatorowi EDI.
Kontrahent (odbiorca faktury) będzie pobierał komunikat od Operatora EDI w uzgodniony sposób.
Operator zgodnie z umową gwarantuje podatnikowi stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.
W przypadku konieczności - podatnik będzie wystawiał korektę elektroniczną, postępując z nią analogicznie jak w przypadku faktury.
W przypadku konieczności - podatnik będzie wystawiał duplikat elektroniczny, postępując z nim analogicznie jak w przypadku faktury.
Potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne będzie jako odpowiedni status w systemie Operatora EDI. Taki sposób potwierdzenia odbioru korekty elektronicznej przez kontrahenta będzie dla podatnika podstawą do dokonania korekty podatku VAT.
Wszystkie dokumenty przesyłane w formie elektronicznej (faktury, korekty, duplikaty faktur i korekt) przekazywane będą do kontrahenta oraz archiwizowane przez Operatora EDI, który zgodnie z umową gwarantuje podatnikowi przechowywanie dokumentów w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, korekty i duplikatu przesłanych w formie elektronicznej będą przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Operator EDI zgodnie z umową zapewnia natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną dla faktur (korekt, duplikatów) wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej - dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, w szczególności zapewnia możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur. Dostęp oznacza dedykowany dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej login oraz hasło dostępu do systemu.
Podatnik będzie stosował opisane powyżej działania, rozwiązania systemowe i procedury.
Ponadto podatnik będzie otrzymywał potwierdzenia otrzymania korekt faktur wystawionych w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne jako odpowiedni status w systemie operatora EDI.
Podatnik nie będzie dokumentował faktu, że w danym okresie wystawiał faktury VAT, korekty faktur lub duplikaty faktur w różnej formie, tj. częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej, oraz nie będzie prowadził rejestru dokumentów dostępnego dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, zawierającego informację o formie wystawienia (elektronicznej lub papierowej). Jedynie w przypadku wystawiania w formie papierowej korekty lub duplikatu do faktury elektronicznej-podatnik będzie zamieszczał adnotację, że korekta lub duplikat dotyczą faktury wystawionej w formie elektronicznej.
W kwestii przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej zdarzeń przyszłych, o którym mowa we wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego - wnioskodawca uzupełniająco wskazuje, co następuje:
rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133. poz. 1119), w tym w szczególności §§ 2. 3, 4, 5 i § 6 tego rozporządzenia
w odniesieniu do pytania: "Czy podane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania systemowe i procedury upoważniają podatnika do stosowania systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej."
art. 29 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54. poz. 535. z późn. zm.).
w odniesieniu do pytania: "Czy potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne jako odpowiedni status w systemie operatora EDI będzie stanowiło podstawę do przyjęcia, iż odbiorca potwierdził odbiór faktury korygującej i w związku z tym czy takie potwierdzenie otrzymania korekty elektronicznej będzie stanowiło dla podatnika podstawę do dokonania korekty podatku VAT."
rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). w tym w szczególności §§ 2. 3. 4, 5 i § 6 tego rozporządzenia oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54. poz. 535. z późn. zm. - w odniesieniu do pytania: "W jaki sposób należy udokumentować, że w danym okresie odpowiednie dokumenty zostały wystawione w różnej formie, tj. część w formie elektronicznej, w szczególności czy podatnik zobowiązany jest prowadzić rejestr dokumentów dostępny dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej - zawierający informację o formie wystawienia (forma elektroniczna lub forma papierowa)."
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
Czy podane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania systemowe I procedury upoważniają podatnika do stosowania systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej.
Czy potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne jako odpowiedni status w systemie Operatora EDI, stanowi w świetle przepisów o podatku VAT wystarczającą podstawę do przyjęcia, iż odbiorca potwierdził odbiór faktury korygującej i w związku z tym czy uprawnia podatnika do dokonania korekty podatku VAT.
W jaki sposób należy udokumentować, że w danym okresie odpowiednie dokumenty zostały wystawione w różnej formie, tzn. część w formie elektronicznej, a w szczególności czy podatnik zobowiązany jest prowadzić rejestr dokumentów dostępny dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej - zawierający informację o formie wystawienia dokumentów (forma elektroniczna lub forma papierowa).
Zdaniem Wnioskodawcy:
Ad 1 (stanowisko podatnika w zakresie oceny prawnej pytania nr 1):
Zdaniem podatnika podane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania systemowe i procedury upoważniają podatnika do stosowania systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, albowiem wskazane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania i procedury spełniają wymogi zawarte w rozporządzeni Min.Fin z 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
W uzupełnieni u podano:
Podane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania systemowe i procedury upoważniają podatnika do stosowania systemu wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, albowiem podane w opisie stanu faktycznego działania, rozwiązania systemowe i procedury zapewniają wypełnienie wymogów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Ad 2 (stanowisko podatnika w zakresie oceny prawnej pytania nr 2):
Zdaniem podatnika - potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne jako odpowiedni status w systemie Operatora EDI, stanowi w świetle przepisów o podatku VAT wystarczającą podstawę doc. przyjęcia, iż odbiorca potwierdził odbiór faktury korygującej i w związku z tym uprawnia podatnika do dokonania korekty podatku VAT. art. 29 ust. 4a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 64, poz. 535 z późn. zm.) nie zawiera bowiem specjalnych wymogów dotyczących formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez odbiorcę, a zatem potwierdzeniem takim może być także potwierdzenie otrzymania korekty widoczne jako odpowiedni status w systemie Operatora EDI.
W uzupełnieni u podano:
Potwierdzenie otrzymania korekty wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, widoczne jako odpowiedni status dokumentu w systemie operatora EDI będzie stanowiło podstawę do przyjęcia, iż odbiorca potwierdził odbiór faktury korygującej i w związku z tym takie potwierdzenie otrzymania korekty elektronicznej będzie stanowiło dla podatnika podstawę do dokonania korekty podatku VAT, albowiem art. 29 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) nie zawiera szczególnych wymogów dotyczących formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez odbiorcę, a zatem może nim być także potwierdzenie otrzymania widoczne jako odpowiedni status dokumentu w systemie Operatora EDI.
Ad 3 (stanowisko podatnika w zakresie oceny prawnej pytania nr 3):
Zdaniem podatnika - podatnik nie jest zobowiązany do odrębnego dokumentowania faktu, że w danym okresie wystawiał faktury, korekty faktur i duplikaty w różnej formie, tzn. część w formie elektronicznej, a część w formie papierowej, w tym podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia rejestru dokumentów - dostępnego dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, zawierającego informację o formie wystawienia (elektronicznej lub papierowej), albowiem wymóg taki nie wynika z obowiązujących przepisów. Jedynie w przypadku wystawiania w formie papierowej korekty lub duplikatu do faktury elektronicznej - podatnik zobowiązany jest zamieścić adnotację, że korekta lub duplikat dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
W uzupełnieni u podano:
Podatnik nie będzie zobowiązany do dokumentowania faktu, że w danym okresie wystawiał faktury VAT, korekty faktur lub duplikaty faktur w różnej formie, tj. częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej, oraz nie jest zobowiązany do prowadzenia rejestru dokumentów dostępnego dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, zawierającego informację o formie wystawienia (elektronicznej lub papierowej), albowiem wymogów takich nie przewiduje ani rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), ani ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.). Jedynie w przypadku wystawiania w formie papierowej korekty lub duplikatu do faktury elektronicznej - podatnik zobowiązany jest zamieszczać adnotację, że korekta lub duplikat dotyczą faktury wystawionej w formie elektronicznej - zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienie prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).