IPPP1/443-888/14-2/JL

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2014 r. (data wpływu 4 sierpnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

W dniu 4 sierpnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie organizacji podróży służbowych i usług turystycznych. W ramach działalności nabywa usługi od kontrahentów zagranicznych z całego świata, jak i bardzo wielu dostawców krajowych, będących podatnikami podatku VAT. W związku z tym Spółka otrzymuje miesięcznie ogromną ilość faktur kosztowych w formie papierowej oraz elektronicznej.

W celu uproszczenia sytemu archiwizacji faktur VAT, rachunków zagranicznych oraz zmniejszenia kosztów przechowywania w formie papierowej, Spółka przygotowuje się do zakupu nowego narzędzia umożliwiającego pełny obieg dokumentów w postaci elektronicznej. Procedura przechowywania faktur VAT i rachunków zagranicznych będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/dostawca usług nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej.

2. Oryginalna faktura papierowa będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę i wprowadzona do obiegu.

3. Scan faktury będzie potwierdzany za zgodność z oryginalną wersją papierową przez upoważnionego pracownika Spółki w nowym systemie obiegu dokumentów z użyciem znacznika czasu.

4. Scan faktury będzie akceptowany pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym przez upoważnionych pracowników Spółki.

5. Na podstawie stanu faktury Spółka dokona zapisu-ujęcia w systemie finansowo-księgowym.

6. Wersja elektroniczna (scan) faktury przechowywana będzie na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze z zachowaniem procedury bezpieczeństwa.

7. Po umieszczeniu faktury VAT na serwerze, otrzymana wersja papierowa nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany wyżej sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego z zapewnieniem autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania z podziałem na okresy sprawozdawcze.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie scanu faktur zakupowych/kosztowych w opisany powyższy sposób a następnie niszczenie tych faktur, otrzymanych w wersji papierowej.

2. Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

3. Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT tylko w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę, które będą niszczone po uprzednim zarchiwizowaniu ich na serwerze.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Dot. pyt. 1

Zdaniem Spółki żadne przepisy prawa podatkowego nie nakazują sposobu przechowywania faktur a jedynie dopuszczają za możliwy zarówno sposób papierowy jak i sposób elektroniczny gromadzenia dokumentów po spełnieniu odpowiednich wymogów. Dlatego Wnioskodawca uważa, że będzie mógł zastosować opisane rozwiązanie, gdyż jest zgodne z przepisami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w rozporządzeniu o sposobie przechowywania faktur.

Dot. pyt. 2

Zdaniem Spółki, opisana powyżej procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych oraz elektronicznych.

Dot. pyt. 3

Zdaniem Spółki zgodnie z art. 86, art. 106, art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT oraz w świetle rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r. Dz. U. Nr 68, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ będzie spełniać wymogi narzucone w ww. przepisach.

Według Spółki żadne przepisy prawa podatkowego nie nakazują sposobu przechowywania faktur a jedynie dopuszczają za możliwy zarówno sposób papierowy jak i sposób elektroniczny gromadzenia dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą o VAT", opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Artykuł 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT- podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, w ramach której nabywa usługi od kontrahentów zagranicznych, jak i dostawców krajowych będących podatnikami VAT. W związku z tym, że Spółka otrzymuje miesięcznie ogromną ilość faktur kosztowych w formie papierowej oraz elektronicznej, przygotowuje się do zakupu nowego narzędzia umożliwiającego pełny obieg dokumentów w postaci elektronicznej. Procedura przechowywania faktur VAT i rachunków zagranicznych będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/dostawca usług nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej.

2. Oryginalna faktura papierowa będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę i wprowadzona do obiegu.

3. Scan faktury będzie potwierdzany za zgodność z oryginalną wersją papierową przez upoważnionego pracownika Spółki w nowym systemie obiegu dokumentów z użyciem znacznika czasu.

4. Scan faktury będzie akceptowany pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym przez upoważnionych pracowników Spółki.

5. Na podstawie stanu faktury Spółka dokona zapisu-ujęcia w systemie finansowo-księgowym.

6. Wersja elektroniczna (scan) faktury przechowywana będzie na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze z zachowaniem procedury bezpieczeństwa.

7. Po umieszczeniu faktury VAT na serwerze, otrzymana wersja papierowa nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany wyżej sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego z zapewnieniem autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania z podziałem na okresy sprawozdawcze.

Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Spółka nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 (przypadek ten nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z powyżej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W świetle przedstawionych regulacji należy stwierdzić, że w kwestii prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego z otrzymywanych faktur bez znaczenia jest fakt, że po zeskanowaniu tych faktur i umieszczeniu ich na serwerze, zostaną one zniszczone. Należy zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji prawa do odliczenia faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Jak wskazano wcześniej, prezentowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur jest prawidłowy, a ponadto ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury.

Tym samym Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych tylko w formie elektronicznej - w zakresie, w jakim towary/usługi wykazane w fakturach będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Stanowisko Spółki przedstawione we wniosku jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.