IPPP1/443-882/11-2/AP - Aktualność faktury w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 maja 2011 r. (data wpływu 3 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 3 czerwca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka X zamierza wystawiać faktury sprzedaży w systemie komputerowym SAP, a następnie klientom, którzy wyrażą pisemną zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną wysyłać obraz wydruku faktury w formacie PDF, jako załącznik do wiadomości e-mail.

Specjalny program działający w środowisku SAP zostanie wywołany w momencie tworzenia faktury. Do tego celu zostanie użyta technika informacji wyjściowych analogiczna do wykorzystywanej przy generowaniu wydruku, zabezpieczająca przed sytuacją wystawienia dokumentu, a nie wysłania go do odbiorcy. Program wygeneruje dokument w formacie PDF będący dokładnym odzwierciedleniem wydruku oryginału faktury. Następnie dokument ten zostanie automatycznie wysłany jako załącznik wiadomości e-mail na adres przypisany danemu odbiorcy w jego danych podstawowych. Adres ten będzie w systemie przechowywany ze specjalnym znacznikiem EINV w celu odróżnienia od innych adresów mailowych. Dokument nie będzie podpisywany elektronicznie.

Wysłanie wiadomości mail będzie potwierdzone w systemie SAP z podaniem daty i dokładnego czasu wysłania. Dokument nie dostarczony z powodu błędu w adresie lub innych przyczyn technicznych będzie można wysłać ponownie, a czynność ta zostanie odnotowana w systemie SAP zarówno w samym dokumencie faktury, jak i w logu.

Do obsługi procesu zostanie użyty serwer SMTP będący integralną częścią systemu SAP. Po wysłaniu faktury zostanie uruchomiony proces archiwizacji. Program stworzy dokument PDF identyczny, jak ten wysłany do klienta, a następnie przy użyciu specjalnych funkcji API zostanie automatycznie zapisany na serwerze z zainstalowanym programem C. firmy C.

Odbiorca, który otrzyma fakturę drogą elektroniczną będzie mógł ją składować na nośnikach elektronicznych zapewniających bezzwłoczny ich pobór oraz dostęp organom kontroli.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy rozwiązanie polegające na wysyłaniu do odbiorcy drogą mailową faktur sprzedaży VAT oraz faktur korekt w formacie PDF spełnia wymogi § 2 ust. 1 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, a tym samym ustawy o VAT w zakresie podatku VAT należnego, natomiast po stronie odbiorcy faktury w zakresie podatku VAT naliczonego.

Zdaniem Wnioskodawcy

W ocenie Spółki przewidziane do zastosowania narzędzia informatyczne zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianych i przesyłanych faktur w formie elektronicznej, przez co spełniają warunki § 2 ust. 1 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie w § 10 uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W myśl § 3 ust. 1-3 cyt. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie zaś z § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Ponadto, w myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego stwierdzić należy, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jest mowa o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną", jak też "fakturę korygującą", albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Tym samym, faktura w formie elektronicznej może być przesłana także w formacie PDF, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia modyfikację treści przez przypadkowego użytkownika, z możliwością przesyłania w tej formie również faktur wystawianych w postaci papierowej i przesyłanych e-mailem.

Podkreślić również należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin.

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z okoliczności przedstawionych w złożonym wniosku wynika, iż Spółka zamierza wystawiać faktury sprzedaży w systemie komputerowym SAP, a następnie klientom, którzy wyrażą pisemną zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną wysyłać obraz wydruku faktury w formacie PDF, jako załącznik do wiadomości e-mail. W momencie tworzenia faktury wywołany zostanie specjalny program działający w środowisku SAP. Do tego celu zostanie użyta technika informacji wyjściowych analogiczna do wykorzystywanej przy generowaniu wydruku, zabezpieczająca przed sytuacją wystawienia dokumentu, a nie wysłania go do odbiorcy. Program wygeneruje dokument w formacie PDF będący dokładnym odzwierciedleniem wydruku oryginału faktury. Następnie dokument ten zostanie automatycznie wysłany jako załącznik wiadomości e-mail na adres przypisany danemu odbiorcy w jego danych podstawowych. Adres ten będzie w systemie przechowywany ze specjalnym znacznikiem EINV w celu odróżnienia od innych adresów mailowych. Dokument nie będzie podpisywany elektronicznie. Wysłanie wiadomości mail będzie potwierdzone w systemie SAP z podaniem daty i dokładnego czasu wysłania. Dokument nie dostarczony z powodu błędu w adresie lub innych przyczyn technicznych będzie można wysłać ponownie. Po wysłaniu faktury zostanie uruchomiony proces archiwizacji. Program stworzy dokument PDF identyczny, jak ten wysłany do klienta, a następnie przy użyciu specjalnych funkcji API zostanie automatycznie zapisany na serwerze. Odbiorca, który otrzyma fakturę drogą elektroniczną będzie mógł ją składować na nośnikach elektronicznych zapewniających bezzwłoczny ich pobór oraz dostęp organom kontroli.

Odnosząc powołane przepisy prawa mające zastosowanie w sprawie będącej przedmiotem wniosku do przedstawionego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że opisane przez Spółkę rozwiązanie polegające na wysyłaniu do odbiorcy drogą mailową faktur sprzedaży VAT oraz faktur korekt w formacie PDF spełniać będzie wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.