IPPP1/443-851/10-4/ISz - Termin odliczenia podatku VAT z faktury odebranej przez pełnomocnika.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 13 sierpnia 2010 r. (data wpływu 17 sierpnia 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur odebranych w imieniu Spółki przez pełnomocnika - jest prawidłowe.

W dniu 17 sierpnia 2010 r. wpłynął ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur odebranych w imieniu Spółki przez pełnomocnika.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka planuje dokonanie zmian organizacyjnych mających na celu usprawnienie procesu obiegu i zarządzania dokumentami w związku z reorganizacją procesów finansowo - księgowych. Wprowadzane usprawnienie wiąże się z outsourcingiem części funkcji księgowo-finansowych do niezależnego usługodawcy, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w profesjonalny sposób świadczy tego rodzaju usługi na rzecz podmiotów trzecich.

W ramach obsługi w tym zakresie usługodawca będzie odpowiedzialny, m.in. za przygotowanie procesu płatności, zarządzenie środkami pieniężnymi, funkcje związane z rozliczaniem należności pieniężnych otrzymanych od kontrahentów.

W celu optymalizacji kosztów i wykorzystania efektu skali grupa H reprezentowana przez M. (dalej: "M.") zawarła ramową umowę o świadczenie usług finansowo-księgowych z podmiotem B (dalej: "B."), który ma zapewnić kompleksową obsługę dla różnych spółek z grupy H.

W celu zapewnienia komplementarnej obsługi B. korzysta w zakresie określonym w zawartych umowach z podwykonawców, np. B. B. Sp. z o.o. (dalej: B. PL") oraz spółka A. (dalej: "A,"). Druga z ww. spółek, tj. A. w ramach określonych umownie obowiązków odpowiedzialna jest za odbiór większości papierowych faktur zakupowych oraz ich skanowanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentu, co ma umożliwić ich dalsze procesowanie dla celów finansowo-księgowych. Zmiana ta oznacza zmianę systemu obiegu dokumentów. Od momentu wdrożenia nowego modelu rozliczeń większość faktur wystawianych zarówno przez polskich, jak i zagranicznych kontrahentów będzie przesyłana nie do Spółki, ale bezpośrednio do A. mającego siedzibę w Wielkiej Brytanii. Jednocześnie Spółka udzieli pełnomocnictwa upoważnionym pracownikom I do odbioru dokumentów (faktur) w jej imieniu. Faktury zakupowe, które będą przesyłane do I będą stemplowane w momencie ich otrzymania, co ma umożliwić prawidłową ewidencję daty ich odbioru.

Następnie dokumenty te będą skanowane przez pracowników A. oraz na bieżąco przesyłane do B. PL. B. PL po dokonaniu czynności związanych z obsługą finansowo-księgową będzie przesyłał elektroniczne wersje zeskanowanych faktur do Spółki. Natomiast oryginały (papierowe) dokumentów otrzymanych przez A. będą regularnie przekazywane przez ten podmiot Spółce (zbiorczo za dany okres).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym, skoro faktury VAT odbierane będą przez pracowników podmiotu zewnętrznego, którym Spółka udzieli pełnomocnictwa do ich otrzymania w jej imieniu, momentem otrzymania przez Spółkę faktur VAT będzie ich odbiór przez pełnomocnika, a w konsekwencji prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535, dalej: ustawa o VAT") powstawać będzie w okresie rozliczeniowym, w którym pełnomocnik działający w imieniu Spółki otrzyma fakturę od kontrahenta Spółki.

Zdaniem Spółki, prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT powstawać będzie w okresie rozliczeniowym, w którym upoważnieni pracownicy podmiotu zewnętrznego działający w imieniu Spółki na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, otrzymają fakturę od kontrahenta Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Spółki.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11,12,16 i 18.

Z przepisu tego wynika, że odliczenie podatku naliczonego na fakturze możliwe jest w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał daną fakturę. Ustawodawca nie ustanowił przy tym wymogu osobistego odbioru faktury przez podatnika. Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje niezależnie od tego, czy fakturę otrzyma osobiście podatnik, jego pracownik czy jakakolwiek inna osoba upoważniona do działania w imieniu podatnika.

Słownikowe znaczenie pojęcia "otrzymywania" (por. M. Szymczak, "Słownik Języka Polskiego", Tom II, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1995 r., s. 545; podobnie S. Dubisz "Uniwersalny Słownik Języka Polskiego", Tom II, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008 r., s. 1342), nie jest sprzeczne z rozumieniem wyżej powołanego przepisu.

Odwołanie się do zasad konstrukcji podatku VAT oraz do celu wskazanej regulacji, a także jej wykładni przyjętej w orzecznictwie sądów, rozstrzygnięciach organów podatkowych oraz w doktrynie wydaje się tu więc być jak najbardziej zasadne.

Zasada neutralności podatku VAT jest podstawową zasadą konstrukcji podatku VAT. Jej realizację stanowi art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tą zasadą nabywca towarów i usług, który ponosi koszt podatku VAT (płaci cenę oraz VAT należny wykazany na fakturze w celu wykorzystania nabytych towarów i usług do dokonywania czynności opodatkowanych) powinien być jednocześnie uprawniony do jego odliczenia jako podatku VAT naliczonego.

Prawo do odliczenia stanowi zatem "lustrzane odbicie" obowiązku zapłaty podatku i ma na celu zapewnienie, aby dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną VAT był podatkiem neutralnym. Kolejną kwestią jest fakt, iż to zawsze podatnik, a nie pełnomocnik uprawniony będzie do odliczenia podatku naliczonego, bez znaczenia czy faktura fizycznie doręczana jest podatnikowi czy pełnomocnikowi działającemu w imieniu podatnika (a nie w imieniu własnym). W tym kontekście warunek otrzymania faktury ma zapewnić, aby do odliczenia uprawniony był wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest beneficjentem usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy).

Istota oraz cel wskazanej regulacji potwierdzają, że jeśli faktura doręczana jest przez kontrahenta Spółki podmiotowi zewnętrznemu (A.), a ten działa w imieniu Spółki (jako jej pełnomocnik na podstawie wyraźnego upoważnienia) - wówczas spełniony jest warunek "otrzymania faktury" przez Spółkę. Istotą bowiem czynności podejmowanych "w imieniu" podatnika jest, to że skutek tych czynności dotyczy wyłącznie osoby podatnika (a nie samego pełnomocnika). Skoro zaś dowodem otrzymania faktury będzie odpowiednie jej oznaczenie stemplem wskazującym datę odbioru faktury przez osobę upoważnioną oraz fakt jej zeskanowania, nie będzie wątpliwości, że Spółka dokonuje odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT (tak: Interpretacja z dnia 15 stycznia 2009 r., wydana przez Ministra Finansów / Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach; IBPP2/443-1000/08/WN).

Na gruncie omawianego przepisu przyjmuje się, iż: "należy przyjąć, że otrzymanie faktury przez pełnomocnika mającego stosowne pełnomocnictwo należy traktować tak jak otrzymanie faktury przez samego podatnika. Nie ulega także wątpliwości, iż otrzymanie dokumentu, o którym mowa w art. 86 ust. 10 ma miejsce wtedy, gdy w jego posiadanie wejdzie upoważniona przez podatnika osoba, a nie wtedy, gdy dokument zostanie dostarczony do siedziby podatnika" (tak również NSA w wyroku z 19 października 2006 r., I FPS 83/06.- por. T. Michalik, VAT, Komentarz 2008. Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2008 r., 5 s. 671 - 672).

Takie rozumienie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT potwierdzają również interpretacje wydawane przez Ministra Finansów. W odniesieniu do otrzymywania faktur przez podmiot działający w imieniu podatnika. Minister Finansów w interpretacji z dnia 19 grudnia 2008 r., wyraźnie wskazał, że:

"kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników - osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki - podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika - osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela".

Podobnie wypowiada się również Naczelny Sąd Administracyjny, który odnosząc się do art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT obowiązującej do 30 kwietnia 2004 r. o treści analogicznej do obecnego brzmienia art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT wskazał, iż:

"Zasadny jest również zarzut błędnego zinterpretowania art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, poprzez sprowadzenie użytego w tym przepisie pojęcia podatnik otrzymał fakturę do sytuacji, w której faktura zostanie przekazana do księgowości w siedzibie podatnika. Sposób rozumienia tego przepisu również musi uwzględniać cel, któremu służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, a także specyfikę prowadzenia działalności przez danego podatnika. Dlatego pod pojęciem "otrzymania faktury przez podatnika" należy rozumieć wszelkie sytuacje, gdy pracownik albo osoba występująca w imieniu podatnika otrzymała taką fakturę i nadała jej odpowiedni bieg, przekazując do właściwej komórki prowadzącej rozliczenia podatkowe." (wyrok NSA z dnia 19 października 2006 r., sygn. akt I FSK 83/06).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7: suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

W świetle powyższego, podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje "fizyczne" posiadanie tego dokumentu ("otrzymanie") przez podatnika.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają szczegółowo czy i w jakiej formie osoba trzecia upoważniona do odbioru faktury VAT w imieniu odbiorcy towaru potwierdza odbiór ww. dokumentu.

W związku z tym do oceny dopuszczalności takich czynności należy stosować przepisy dotyczące pełnomocnictwa. Kwestia udzielenia pełnomocnictw uregulowana jest w Kodeksie cywilnym (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Stosownie do art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Zgodnie z § 2 przywołanego przepisu czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Fundamentalną zasadą podatku od wartości dodanej, a nie przywilejem, jest neutralność podatku dla podatników, która jest realizowana poprzez umożliwienie podatnikowi obniżenia podatku należnego o podatek naliczony zapłacony przy nabyciu towarów i usług, związanych z jego działalnością gospodarczą i co do zasady nie może podlegać ograniczeniu.

W opisie zdarzenia przyszłego Spółka wskazała, że zawarła ramową umowę o świadczenie usług finansowo-księgowych z podmiotem I (dalej: "B."), który ma zapewnić kompleksową obsługę dla różnych spółek z grupy H. W celu zapewnienia komplementarnej obsługi B. korzysta w zakresie określonym w zawartych umowach z podwykonawców, np. A. (dalej: "A."). A. w ramach określonych umownie obowiązków odpowiedzialna jest za odbiór większości papierowych faktur zakupowych oraz ich skanowanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentu, co ma umożliwić ich dalsze procesowanie dla celów finansowo-księgowych. Większość faktur wystawianych zarówno przez polskich, jak i zagranicznych kontrahentów będzie przesyłana nie do Spółki, ale bezpośrednio do A. mającego siedzibę w Wielkiej Brytanii. Jednocześnie Spółka udzieli pełnomocnictwa upoważnionym pracownikom A. do odbioru dokumentów (faktur) w jej imieniu. Faktury zakupowe, które będą przesyłane do A. będą stemplowane w momencie ich otrzymania, co ma umożliwić prawidłową ewidencję daty ich odbioru. Następnie dokumenty te będą skanowane przez pracowników A. oraz na bieżąco przesyłane do B. PL. B. PL po dokonaniu czynności związanych z obsługą finansowo - księgową będzie przesyłał elektroniczne wersje zeskanowanych faktur do Spółki. Natomiast oryginały (papierowe) dokumentów otrzymanych przez A. będą regularnie przekazywane przez ten podmiot Spółce (zbiorczo za dany okres).

Mając na uwadze powyższe należy uznać, iż w przypadku, gdy Wnioskodawca otrzyma faktury VAT wystawione przez kontrahentów, w formie papierowej spełniające wymogi określone rozporządzeniem z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), wówczas Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Należy zauważyć, iż w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury.

Wnioskodawca może zatem stosować różne formy potwierdzenia odbioru faktury i różne formy potwierdzające datę otrzymania faktury, również nic nie stoi na przeszkodzie aby odbioru faktur dokonywał podmiot zewnętrzny działający w imieniu Wnioskodawcy, mający stosowne upoważnienie do odbioru faktur w imieniu Wnioskodawcy - jak ma to miejsce w przedmiotowej sprawie.

Reasumując stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie wykluczają możliwości upoważnienia osoby trzeciej przez nabywcę do odbioru w jego imieniu faktur.

Moment odbioru faktury może być udokumentowany (udowodniony) w inny sposób niż złożenie własnoręcznego podpisu przez Wnioskodawcę oraz daty odbioru na fakturze VAT, odbiór faktury przez pełnomocnika, czyli pracownika firmy I jest równoznaczny z otrzymaniem przez podatnika - Wnioskodawcę faktury z tytułu nabycia towarów w rozumieniu art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w niniejszej sprawie należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji w przedstawionym zdarzeniu przyszłym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.