IPPP1-443-531/10-2/MP - Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w elektronicznym systemie informatycznym.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 20 maja 2010 r. (data wpływu 25 maja 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT - jest nieprawidłowe.

W dniu 25 maja 2010 r. do tut. Organu wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

M. sp. z o.o. jest przedsiębiorcą, którego głównym przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej jest działalność leasingowa (dalej także jako "Spółka").

M. sp. z o.o. wystawia miesięcznie około 30 000 (słownie: trzydziestu tysięcy) faktur VAT oraz faktur korygujących VAT na opłaty z tytułu zawartych umów leasingu. Ww. faktury VAT są wystawiane przez właściwą jednostkę organizacyjną M. sp. z o.o. i zapisywane są do pliku elektronicznego. Narzędziem technicznym używanym do wystawienia faktur przez ww. jednostkę M. sp. z o.o. - jest wdrożony i wykorzystywany w M. sp. z o.o. elektroniczny system.

Na chwilę obecną kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT są przechowywane w formie papierowej, odpowiednio w siedzibie M. sp. z o.o. w odniesieniu do kopii faktur VAT (także kopii faktur korygujących VAT) z bieżącego roku oraz w odniesieniu do faktur z lat ubiegłych w archiwum prowadzonym przez podmiot, z którym M. sp. z o.o. zawarł stosowną umowę cywilnoprawną.

Wykorzystywany przez M. sp. z o.o. system informatyczny posiada opcje przechowywania, archiwizowania, łatwego wyszukiwania kopii faktur VAT oraz faktur korygujących VAT na opłaty z tytułu zawartych umów leasingu w formie elektronicznej. Posiada również możliwość wydruku kopii faktur z elektronicznego pliku na każde żądanie kontrolującego, gdyż są to pliki formatu "DBT" z łatwą możliwością wydruku zawartych w nich faktur, jednocześnie uniemożliwiające modyfikację treści zapisów kopii faktury.

Ponadto podmiot, który drukuje i wysyła do nabywców większość z wystawianych przez M. sp. z o.o. faktur na opłaty z tytułu zawartych umów leasingu również ma możliwość archiwizowania przesyłanych plików i udostępniania (drukowania) zapisanych w plikach elektronicznych faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko, że dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT i kopii faktur korygujących VAT w elektronicznym systemie informatycznym w sytuacji, jeżeli oryginały faktur VAT i faktur korygujących VAT były przesłane nabywcom w postaci materialnej (papierowej) a elektroniczny system używany przez podatnika do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących VAT pozwala podatnikowi na przechowywanie ich bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie kontrolującego.

Stanowisko wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. § 19 ust. 1 i 2 Rozporządzenia o fakturach stanowi, że faktury VAT i faktury korygujące VAT są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury VAT i faktury korygującej VAT powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury VAT i faktury korygującej VAT - wyraz "KOPIA". § 21 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach nakazuje podatnikowi przechowywać oryginały i kopie faktur VAT oraz faktur korygujących VAT, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a zatem w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. Jednocześnie ust. 2 ww. § 21 Rozporządzenia o fakturach nakazuje przechowywać ww. dokumenty w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W ocenie Spółki przepisy prawa nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii wystawionych faktur VAT i faktur korygujących VAT. Co więcej, analiza całokształtu przepisów prowadzi do wniosku, że żaden z właściwych przepisów prawa nie stanowi w jakiej formie ma być przechowywana kopia wystawionej faktury VAT (faktury korygującej VAT).

Jedyne wymogi co do formy przechowywania kopii faktur VAT i faktur korygujących VAT ustanawia powołany powyżej § 21 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach, a zatem przechowywania "w formie oryginalnej".

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08). W tymże wyroku Naczelny Sąd Administracyjny wskazał w szczególności, że nie została dokonana pełna implementacja normy zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy Rady 2006/112/WE. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w treści Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005, nr 95, poz. 798 z późn. zm.), które w zakresie znajdującym zastosowanie w przedmiotowej sprawie nie uległo zmianie w stosunku do obecnie obowiązującego Rozporządzenia o fakturach, brak dokładnej recepcji postanowienia dyrektywy i pominięcie zwrotu "w której zostały przesłane lub udostępnione" wpływa na niejednoznaczność wykładni językowej, co z kolej nakazuje poszukiwania treści normy prawnej przy zastosowaniu innych wykładni.

Ponadto, nie istnieją żadne przesłanki do uznania, iż "wystawienie" faktury VAT czy faktury korygującej VAT w rozumieniu § 19 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach należy rozumieć jedynie jako "wydrukowanie". Otóż jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. "wystawienie" faktury VAT to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie. A zatem, wskazane w § 19 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach "wystawienie" faktury VAT nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Wydrukowanie oryginału faktury VAT lub faktury korygującej VAT jest dokonywane jedynie w celu przekazania go nabywcy.

Mając zatem na uwadze ww. rozumienie wystawienia faktury VAT i faktury korygującej VAT jako zgromadzenie informacji niezbędnych do ich sporządzenia, a także ww. cel wydrukowania oryginału faktury VAT lub faktury korygującej VAT oraz to, że ustawodawca nie nakazał przechowywania kopii faktur VAT i faktur korygujących VAT w formie, w której zostały przesłane lub udostępnione, należy uznać, że dopuszczalne jest przesyłanie nabywcom oryginałów faktur VAT i faktur korygujących VAT oraz przechowywanie kopii faktur VAT i kopii korygujących VAT w formie elektronicznej. Takie rozumowanie znajduje potwierdzenie w ww. wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r.

Jednocześnie, kierując się tokiem rozumowania Naczelnego Sądu Administracyjnego, który Spółka przyjmuje również jako własny, nie bez znaczenia pozostaje fakt, że przyjęcie ww. systemu przechowywania kopii faktur VAT i faktur korygujących VAT wypełnia cel ustanowienia obowiązku ich przechowywania. Celem tym jest funkcja kontrolna, co oznacza możliwość drukowania kopii faktur VAT i faktur korygujących VAT na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii wyrazem KOPIA".

Należy podkreślić, że elektroniczny system informatyczny M. sp. z o.o. pozwala Spółce na łatwe odszukanie kopii faktur VAT i faktur korygujących VAT na opłaty z tytułu zawartych umów leasingu, a także na wydrukowanie ich na każde żądanie kontrolującego. Oznacza to, że ww. cel jest osiągnięty.

Wobec przedstawionych w opisie stanu faktycznego cech elektronicznego systemu informatycznego M. sp. z o.o., a także wobec wskazanego powyżej stanowiska Naczelnego Sądu Administracyjnego, stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku należy zatem, zdaniem Spółki, uznać za w pełni uzasadnione.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca, z tytułu prowadzonej działalności leasingowej wystawia miesięcznie dużą ilość faktur VAT oraz faktur korygujących VAT. Ww. faktury są wystawiane przez właściwą jednostkę organizacyjną Wnioskodawcy i zapisywane do pliku elektronicznego. Na chwilę obecną kopie faktur i faktur korygujących przechowywane są w wersji papierowej w siedzibie Wnioskodawcy. Wnioskodawca rozważa możliwość przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej, zapewniającej brak możliwości modyfikacji danych zawartych na fakturze, jednocześnie z możliwością ich wydruku.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Powołane wyżej przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Powołany przez Skarżącą wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy zwrócić uwagę, iż organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Ponadto wskazać należy, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. Kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Wskazany wyrok dotyczy stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 grudnia 2008 r. a ponadto, stanowi jedno z nielicznych orzeczeń sądowych jakie zapadły w analizowanej sprawie.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż "Zdaniem Sądu wskazanie w rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur na wymóg przechowywania dokumentu w oryginalnej jego postaci jednoznacznie wskazuje na obowiązek przechowywania dokumentu w jego formie pierwotnej (oryginalnej), jaką w przedmiotowej sprawie była forma materialna (papierowa). W ocenie Sądu nie ulega wątpliwości, że w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur uregulowano sposób postępowania dotyczący faktur sporządzonych w formie materialnej (papierowej)."

Sąd I instancji wskazał również na podział przepisów wykonawczych dotyczących wystawiania faktur, tj. z jednej strony na podstawie odpowiednich przepisów ustawy o podatku VAT wydano rozporządzenie z dnia z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, które to w ocenie Sądu regulują m.in. procedurę postępowania w sprawach wystawiania i przechowywania faktur sporządzonych (wystawionych) w formie papierowej. Z drugiej zaś strony Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, w którym uregulował w sposób kompleksowy kwestie dotyczące e - faktur. Podział ten jest wynikiem przyjęcia koncepcji zawartej w przepisach wspólnotowych powielonej w polskiej ustawie o podatku VAT, zgodnie z którymi faktury mają być wystawiane w formie papierowej lub za zgodą klienta także w formie elektronicznej.

Sąd I instancji orzekł, "iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur, wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi."

W związku z powyższym nie można powiedzieć, iż w przedmiotowej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.