IPPP1/443-52/13-2/IGo - Możliwość przechowywania faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formie papierowej oraz prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z takich faktur.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14 stycznia 2013 r. (data wpływu 18 stycznia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z takich faktur - jest prawidłowe.

W dniu 18 stycznia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z takich faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej "Spółka"), w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, otrzymuje od kontrahentów faktury VAT. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania faktur poprzez odstąpienie od ich otrzymywania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej będą następnie wydrukowane. Spółka uwzględni VAT naliczony wynikający z ww. faktur w deklaracji VAT za miesiąc, w którym otrzymano fakturę lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesięcy. Faktura będzie przechowywana w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury otrzymane od kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Spółkę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.

Zdaniem wnioskodawcy:

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej Rozporządzenie), paragraf 6, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

W Rozporządzeniu nie zawarto zapisów, które wskazywałyby, że faktury otrzymane w formie elektronicznej muszą być przechowywanie w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie, zgodnie z paragrafem 6 Rozporządzenia faktury przesyłane drogą elektroniczną mogą być przechowywane w dowolnej formie, pod warunkiem spełnienia wymagań zawartych w ww. przepisie.

W rozumieniu przepisów rozporządzenia autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność faktur zostanie zapewniona poprzez podpisanie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez pracownika Spółki. Wewnętrzny proces obiegu dokumentów (akceptacja faktur przez upoważnionych pracowników Spółki oraz ich księgowanie) zapewnia każdorazową weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność faktur zostanie zapewniona poprzez użycie formatu PDF. Format PDF jest przykładowym formatem, który może zostać zastosowany do przesyłania faktur elektronicznych.

Samo wydrukowanie faktury otrzymanej w formacie PDF nie narusza autentyczności ani integralności faktury rozumianej jako warunki opisane powyżej. Ponadto Spółka zapewni czytelność wydrukowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydrukowane faktury będą przechowywane w sposób chronologiczny i systematyczny co zapewni łatwe ich odszukanie. Spółka zapewni również bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Faktury będą otrzymywane w formie elektronicznej (pocztą e-mail w formacie PDF) a następnie zostaną wydrukowane i będą przechowywane w formie papierowej. Faktury otrzymywane w formie elektronicznej wypełnią warunki autentyczności oraz integralności, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Autentyczność faktur zostanie zapewniona poprzez zastosowanie wewnętrznych procedur w Spółce. Procedury te zapewniają każdorazową weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy. Integralność treści faktur zostanie zapewniona poprzez zastosowanie formatu PDF. Spółka nie będzie miała możliwości zmiany danych zawartych w otrzymanej fakturze.

Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej a następnie przechowywane w postaci papierowej zapewnią spełnienie wymogów określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Autentyczność pochodzenia i integralność treści zostanie zapewniona w sposób opisany powyżej. Łatwe odszukanie faktur zostanie zapewnione poprzez przechowywanie ich w formie papierowej w sposób chronologiczny i systematyczny zgodnie z zasadami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Zostaną również spełnione warunki § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Przepisy pkt 1 i 2 zostaną spełnione w sposób opisany powyżej. Punkt 3 stanowi: "organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych". Spółka planuje przechowywać faktury w formie papierowej. Faktury te będą archiwizowane w siedzibie Spółki stąd też będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Ponieważ faktury będą przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej, warunek umożliwienia przetwarzania danych nie ma zastosowania w tym przypadku.

W świetle powyższego Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej od kontrahenta w formacie PDF e-mailem, następnie wydrukowanej i przechowywanej w dokumentacji Spółki w formie papierowej

Powyższe stanowisko jest potwierdzone przykładowo w interpretacji ILPP2/443-913/10/12-S/SJ.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 powołanego artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Stosownie do art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące przesyłania i przechowywania faktur VAT uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Jednakże wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Zgodnie z § 3 powołanego rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3).

Przy czy, stosownie do § 2, ilekroć rozporządzeniu jest mowa o:

Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).

Zaś, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż Wnioskodw ramach prowadzonej działalności gospodarczej, otrzymuje od kontrahentów faktury VAT. awca

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania faktur poprzez odstąpienie od ich otrzymywania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej będą następnie wydrukowane.

Podając własne stanowisko Wnioskodawca stwierdza, że autentyczność faktur zostanie zapewniona poprzez podpisanie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez pracownika Spółki. Wewnętrzny proces obiegu dokumentów (akceptacja faktur przez upoważnionych pracowników Spółki oraz ich księgowanie) zapewnia każdorazową weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność faktur zostanie zapewniona poprzez użycie formatu PDF. Format PDF jest przykładowym formatem, który może zostać zastosowany do przesyłania faktur elektronicznych. Spółka nie będzie miała możliwości zmiany danych zawartych w otrzymanej fakturze. Samo wydrukowanie faktury otrzymanej w formacie PDF nie narusza autentyczności ani integralności faktury. Spółka zapewni czytelność wydrukowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydrukowane faktury będą przechowywane w sposób chronologiczny i systematyczny co zapewni łatwe ich odszukanie. Spółka zapewni również bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Spółka uwzględni VAT naliczony wynikający z ww. faktur w deklaracji VAT za miesiąc, w którym otrzymano fakturę lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesięcy. Faktura będzie przechowywana w formie papierowej.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii Czy faktury otrzymane od kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Spółkę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie papierowej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 6 ust. 1 i 2 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie PDF, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w przepisach cyt. rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane w formie papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać otrzymane w formie elektronicznej faktury w postaci papierowej pod warunkiem spełnienia wszystkich określonych powołanymi wyżej przepisami przesłanek. Ponadto, faktury te będą stanowiły dla Spółki podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany (o ile faktury te dokumentować będą zakup towarów bądź usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie papierowej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.