IPPP1-443-429/10-2/IGo

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 16 kwietnia 2010 r. (data wpływu 22 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w informatycznym systemie księgowym - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 kwietnia 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w informatycznym systemie księgowym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej T S.A. dokonuje szeregu transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Zgodnie z przepisem art. 106 ustawy z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz. U.04.54.535 z późn. zm., zwanej dalej ustawą o podatku od towarów i usług, Spółka zobowiązana jest do wystawiania miesięcznie około pięciu (kilku) tysięcy faktur VAT. W celu usprawnienia działań służb księgowych, w Spółce, funkcjonuje informatyczny system księgowy. Każdorazowe wystawienie faktury VAT jest związane z jej ujęciem w ewidencji elektronicznego systemu księgowego i rejestrze podatku należnego. Ujęcie faktury w elektronicznym systemie księgowym powoduje jej zapisanie a jednocześnie uniemożliwia dokonanie jej jakichkolwiek modyfikacji. Tak zapisana kopia faktura VAT może być wydrukowana, na potrzeby kontroli prowadzonej przez organ skarbowy, w dowolnym czasie. Obecnie Spółka w momencie wystawienia dla kontrahenta faktury VAT, wystawia kopię tej faktury w formie papierowej i przechowuje ją do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisem art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług. Taki stan rzeczy powoduje, że Spółka musi przeznaczać specjalne pomieszczenia do archiwizowania przedmiotowych dokumentów, co generuje dodatkowe koszty prowadzonej działalności. W związku z poszukiwaniem oszczędności, T S.A. rozważa przyjęcie rozwiązania polegającego na przechowywaniu kopii faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w informatycznym systemie księgowym.

Mając na uwadze powyższe, oraz brak jednoznacznych przepisów podatkowych odnośnie określenia formy przechowywanych kopii faktur, T S.A. uważa iż, zgodnym z aktualnym stanem prawnym, będzie przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznego zapisu w informatycznym systemie księgowym. Takie stanowisko jest zdaniem Spółki zgodne z zasadami wyznaczonymi przez przepisy prawa wspólnotowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko T S.A. w kwestii przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w księgowym systemie informatycznym, z zabezpieczeniem uniemożliwiającym dokonywania w nich jakichkolwiek modyfikacji treści, z możliwością wydrukowania i okazania ich na żądanie organów skarbowych w dowolnym czasie, a w związku z tym, Spółka nie ma obowiązku drukowania i przechowywania kopii faktur VAT, w formie papierowej.

Zdaniem T obowiązek wynikający z normy art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, określającej obowiązek podatnika do przechowywania ewidencji prowadzonych do celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, należy powiązać z przepisami ustawy o rachunkowości z dn. 29 września 1994 r. Dz. U.09.152.1223 j.t. z późn. zm., zwanej dalej ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości ustawodawca dopuścił możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera oraz uznał za równoważne z nimi odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania pod warunkiem posiadania przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Kolejne przepisy ustawy o rachunkowości a w szczególności art. 20 ust. 5, uznaje przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

Innym przepisem ustawy o rachunkowości, mówiącym o obowiązku ochrony danych jest art. 72 ust. 1 w zw. z art. 71 ust. 2, dopuszczającym prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych pod warunkiem stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. T używa informatycznego systemu księgowego, spełniającego wszystkie wymogi ustawy o rachunkowości. System ten w momencie ujęcia faktury VAT w elektronicznym systemie księgowym powoduje jej zapisanie a jednocześnie uniemożliwia dokonanie jej jakichkolwiek modyfikacji. Tak zapisana kopia faktury VAT może być wydrukowana, w dowolnym czasie, w tym na potrzeby kontroli prowadzonej przez organ skarbowy.

Zdaniem T przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U.08.212.1337), zwanego dalej Rozporządzeniem, nie nakładają na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury VAT w formie papierowej. Spółka stoi na stanowisku, że wraz z wystawieniem i wydrukowaniem oryginału Faktury VAT przeznaczonej dla kontrahenta i ujęciem jej w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług i zapisaniu kopii faktury w systemie księgowym, bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, spełnia wymogi powyżej przywołanego Rozporządzenia. W żadnym z przepisów Rozporządzenia nie użyto pojęcia drukowanej kopii faktury, a w związku z tym drukowana kopii faktury nie jest jedyną dopuszczalną formą jej przechowywania.

Podsumowując, zdaniem Spółki, przechowywanie kopii faktur VAT w informatycznym systemie księgowym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jest prawidłowe i nie wymaga ich drukowania kopii faktur w formie papierowej i przechowywania ich w wersji papierowych wydruków.

W świetle obowiązującego stanu prawnego oraz na podstawie zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku należy uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej T S.A. dokonuje szeregu transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Spółka zobowiązana jest do wystawiania miesięcznie około pięciu (kilku) tysięcy faktur VAT. W celu usprawnienia działań służb księgowych, w Spółce, funkcjonuje informatyczny system księgowy. Każdorazowe wystawienie faktury VAT jest związane z jej ujęciem w ewidencji elektronicznego systemu księgowego i rejestrze podatku należnego. Ujęcie faktury w elektronicznym systemie księgowym powoduje jej zapisanie a jednocześnie uniemożliwia dokonanie jej jakichkolwiek modyfikacji. Tak zapisana kopia faktura VAT może być wydrukowana, na potrzeby kontroli prowadzonej przez organ skarbowy, w dowolnym czasie. Obecnie Spółka w momencie wystawienia dla kontrahenta faktury VAT, wystawia kopię tej faktury w formie papierowej i przechowuje ją do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisem art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług. Taki stan rzeczy powoduje, że Spółka musi przeznaczać specjalne pomieszczenia do archiwizowania przedmiotowych dokumentów, co generuje dodatkowe koszty prowadzonej działalności. W związku z poszukiwaniem oszczędności, T S.A. rozważa przyjęcie rozwiązania polegającego na przechowywaniu kopii faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w informatycznym systemie księgowym.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Ponadto tut. organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Reasumując stwierdza się, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.