IPPP1-443-388/11-4/JL

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 lutego 2011 r. (data wpływu 3 marca 2011 r.) - uzupełnionym w dniu 5 maja 2011 r. na wezwanie Organu z dnia 26 kwietnia 2011 r. - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

W dniu 3 marca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 maja 2011 r. (data wpływu 5 maja 2011 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 26 kwietnia 2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka zamierza w przyszłości stosować wysyłanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego do wiadomości pliku PDF. Przesyłany plik PDF będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie całego procesu przekazywania go nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji.

Wystawienie Klientowi e-faktury nastąpiłoby po uprzedniej jego zgodzie, nazywaną akceptacją. Akceptacja zawierać będzie dane pozwalające zidentyfikować Klienta oraz własnoręczny podpis osoby reprezentującej Klienta. Klient przesyła do Spółki prawidłowo wypełniony i podpisany formularz Akceptacji na adres wskazany w formularzu w formie pisemnej. Faktury w formacie PDF generowane byłyby automatycznie najpóźniej na koniec każdego dnia. W wypadku krytycznej awarii systemu informatycznego po stronie Spółki dział informatyczny rezerwuje sobie możliwość opóźnienia wysyłki dokumentów, aż do całkowitego usunięcia awarii, o czym Klient zostanie poinformowany w formie elektronicznej lub telefonicznie. E-faktury byłyby następnie rozsyłane do określonych Klientów, którzy wyrazili na to pisemną zgodę za pośrednictwem poczty elektronicznej, ze specjalnie utworzonego w tym celu konta poczty elektronicznej (e-mail) na wskazane przez Klienta adresy poczty elektronicznej w formie załączonego pliku PDF. Faktura wysyłana z Serwera poczty elektronicznej Spółki będzie dostarczona z nagłówkiem oraz z treścią wiadomości poczty elektronicznej, ustalonymi między Stronami. Po stronie Spółki byłoby utrzymywane archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Archiwum będzie dodatkowo archiwizowane na nośniki trwałe w normalnym cyklu tworzenia kopii bezpieczeństwa przez Spółkę.

Spółka dodatkowo może udostępnić specjalnie zabezpieczoną stronę internetową na serwerze Spółki w celu wymiany dokumentów - faktur pomiędzy Spółką a Klientem. Strony podpisują umowę, w której wyrażają zgodę "akceptację" na generowanie i publikację oraz pobieranie faktur w tej formie. Strony umowy zobowiążą się do dostosowania swoich systemów informatycznych w celu odbioru, wysyłania i pobierania dokumentów. Faktura byłaby gotowa do pobrania przez określonego Klienta w zabezpieczonym przed edycją oraz odpornym na próby ingerencji w jego treść formacie PDF. W tym celu Klient otrzymałby indywidualny login i hasło oraz wydzielony adres na serwerze Spółki.

Po stronie Spółki byłoby utrzymywane archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Archiwum będzie dodatkowo archiwizowane na nośniki trwałe w normalnym cyklu tworzenia kopii bezpieczeństwa przez Spółkę. W wypadku krytycznej awarii systemu informatycznego po stronie Spółki dział informatyczny rezerwuje sobie możliwość opóźnienia publikacji dokumentów, aż do całkowitego usunięcia awarii, o czym Klient zostanie poinformowany w formie elektronicznej lub telefonicznie.

Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej. Rozporządzenie Ministra Finansów nie wymienia bezpośrednio formatu PDF i innych, ale zezwala na przesyłanie czy udostępnianie e-faktur w dowolnym formacie elektronicznym (§ 3 pkt 1).

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, iż stosowane zabezpieczenia, narzędzia informatyczne zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawione wyżej zdarzenia przyszłe są zgodne Finansów z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z § 2 ust. 1, § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdzie przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu, który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Zestawiając powołane powyżej przepisy regulujące kwestię faktur elektronicznych z przedstawionymi we wniosku okolicznościami należy stwierdzić, iż w przedmiotowej sprawie zostanie spełniony warunek dotyczący akceptacji kontrahentów Spółki w zakresie otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Z wniosku wynika bowiem, iż Spółka zamierza w przyszłości stosować wysyłanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego do wiadomości pliku PDF. Wystawienie Klientowi e-faktury nastąpiłoby po uprzedniej jego zgodzie, nazywaną akceptacją. Akceptacja zawierać będzie dane pozwalające zidentyfikować Klienta oraz własnoręczny podpis osoby reprezentującej Klienta. W przypadku natomiast odbioru, wysyłania i pobierania faktur elektronicznych ze strony internetowej strony podpisują umowę, w której wyrażają zgodę "akceptację" na generowanie i publikację oraz pobieranie faktur w tej formie.

Następnie należy rozważyć, czy w rozpatrywanej sprawie zostaną spełnione warunki dotyczące autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przesyłanych faktur.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Przedmiotowe rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Z wniosku wynika, iż faktury wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego do wiadomości pliku PDF będą posiadały odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie całego procesu ich przekazywania nie będą możliwe zmiany treści lub poddania ich edycji. Wystawienie Klientowi e-faktury następować będzie po uprzedniej jego zgodzie, nazywaną akceptacją. Akceptacja zawierać będzie dane pozwalające zidentyfikować Klienta oraz własnoręczny podpis osoby reprezentującej Klienta. Klient przesyła do Spółki prawidłowo wypełniony i podpisany formularz Akceptacji na adres wskazany w formularzu w formie pisemnej. E-faktury będą rozsyłane do określonych Klientów, za pośrednictwem poczty elektronicznej, ze specjalnie utworzonego w tym celu konta poczty elektronicznej (e-mail) na wskazane przez Klienta adresy poczty elektronicznej w formie załączonego pliku PDF. Faktura wysyłana z Serwera poczty elektronicznej Spółki będzie dostarczona z nagłówkiem oraz z treścią wiadomości poczty elektronicznej, ustalonymi między Stronami.

W przypadku natomiast odbioru, wysyłania i pobierania faktur elektronicznych ze strony internetowej Strony umowy zobowiążą się do dostosowania swoich systemów informatycznych w celu odbioru, wysyłania i pobierania dokumentów. Faktura byłaby gotowa do pobrania przez określonego Klienta w zabezpieczonym przed edycją oraz odpornym na próby ingerencji w jego treść formacie PDF. W tym celu Klient otrzymałby indywidualny login i hasło oraz wydzielony adres na serwerze Spółki.

Zatem biorąc pod uwagę powyższe okoliczności należy stwierdzić, że faktury, o których mowa we wniosku będą zabezpieczone przed modyfikacjami ich treści oraz będą dawały pewność co do tożsamości ich wystawcy. Zatem opisane we wniosku sposoby - zarówno wysyłanie e-faktur w formie pliku PDF jak również odbiór, wysyłanie i pobieranie faktur elektronicznych ze strony internetowej jako plik PDF - zapewnią autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur, co potwierdził również sam Wnioskodawca w uzupełnieniu do wniosku.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenia przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i odbioru faktur e-mailem w postaci pliku PDF bądź za pośrednictwem stron internetowych jako plik PDF. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą strony internetowej jako plik PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Jak wykazano powyżej, w przedmiotowej sprawie warunki te zostały spełnione zatem wysyłanie przez Spółkę zaakceptowanych uprzednio e-faktur w formie pliku PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również odbiór, wysyłanie i pobieranie e-faktur jako plik PDF z zabezpieczonej strony internetowej, udostępnionej na serwerze Spółki, jest zgodne z przepisami wymienionego rozporządzenia.

Stanowisko Spółki należało więc uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.