IPPP1/443-270/14-2/MPe

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 marca 2014 r. (data wpływu 10 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny - jest prawidłowe.

W dniu 10 marca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Podstawowym przedmiotem działalności X.S.A. jest wykonywanie kolejowych przewozów towarowych w komunikacji krajowej i międzynarodowej. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

X.S.A. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich odbiorców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur. W ramach prowadzonej działalności Spółka również nabywa usługi i towary dla potrzeb sprzedaży opodatkowanej, zarówno od kontrahentów zagranicznych jak i od wielu dostawców będących podatnikami VAT w Polsce - dalej:

Spółka wystawia oraz otrzymuje miesięcznie znaczną ilość faktur sprzedażowych i zakupowych, faktur korygujących oraz duplikaty faktur w formie papierowej i elektronicznej.

Z uwagi na dużą ilość faktur papierowych i istotne koszty ich przechowywania, Spółka rozważa wprowadzenie procedury archiwizowania otrzymanych dokumentów księgowych, w szczególności faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, wyłącznie w formie elektronicznej.

Poniżej Spółka przedstawia opis rozważanej procedury elektronicznej archiwizacji dokumentów księgowych, w szczególności faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur - dalej: Przedstawiony sposób archiwizowania dokumentów będzie dotyczył faktur otrzymanych przez Spółkę od Dostawców w formie papierowej:

* Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Spółki.

* Egzemplarz faktury (otrzymany w formie papierowej) będzie stemplowany właściwą datą otrzymania go przez Spółkę.

* Spółka zeskanuje każdą otrzymaną fakturę posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu dokumentu, przy czym wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania dokumentu).

* Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych Spółki, do której dostęp będą posiadać uprawnieni pracownicy Spółki.

* Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych Spółki, nie będzie możliwa modyfikacja treści ww. dokumentu, gwarantując tym samym integralność i autentyczność pochodzenia faktury.

* Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych Spółki, dokument w formie papierowej nie będzie przechowywany i zostanie zniszczony przez uprawnionego pracownika Spółki.

Jednocześnie Wnioskodawca wyjaśnia, iż faktury, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto zagwarantowane będzie łatwe ich wyszukanie, a także bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz możliwość przetwarzania danych zawartych w przechowywanych w wersji elektronicznej dokumentach, o których mowa powyżej.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo - księgowe Spółki będą miały dostęp elektroniczny lub on-line do obrazu danego dokumentu.

Spółka pragnie nadmienić, iż zastosowanie takiego systemu przechowywania faktur będzie miało wpływ na obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, co w przypadku kilku tysięcy faktur zakupowych miesięcznie przyniesie Spółce istotne oszczędności.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów) faktur zakupowych otrzymanych od Dostawców w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT.

2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego na postawie faktur zakupowych otrzymanych od Dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów, która przewiduje m.in., iż dokumenty te będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych Spółki.

3. Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie z nośnika danych lub on-line za pośrednictwem platformy internetowej, w której będą przechowywane (względnie wydrukowane lub skopiowane ze środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych).

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zdaniem Spółki, przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów) faktur zakupowych otrzymanych od Dostawców w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT.

Ad. 2.

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego na postawie faktur zakupowych otrzymanych od Dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów, która przewiduje m.in., iż dokumenty te będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych Spółki.

Ad. 3.

W ocenie Spółki, w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie z nośnika danych lub on-line za pośrednictwem platformy internetowej, w której będą przechowywane (względnie wydrukowane lub skopiowane ze środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych).

Ad. 1.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur regulowane są przez ustawę o VAT.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są przechowywać:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, z tym że obowiązku powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Co więcej, podatnicy są zobligowani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, przytoczone przepisy ustawy o VAT nie określają w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych - albo forma papierowa albo forma elektroniczna.

Taki wniosek wynika z analizy art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie zauważyć, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur sprzedaży w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt. I FSK 1169/08): "(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne".

Podobnie, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w wyroku z 8 kwietnia 2010 r. (sygn. akt III SA/Wa 396/10) podkreślił, iż: "(...) istota przechowywania faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśii więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. (...). Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji, gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę".

Opinia dotycząca przechowywania faktur sprzedaży jest utartą linią orzecznictwa, która pojawia się w wyrokach NSA i WSA (m.in. I FSK 1682/10, I FSK 1574/10, I FSK 1500/10, I FSK 1283/10, I FSK 363/11, I FSK 681/12, III SA/GI 13/11). W związku z faktem, iż wymogi dla faktur zakupowych są te same co dla faktur sprzedaży, zdaniem Spółki w obowiązujących przepisach nie ma przeciwskazań do przechowywania w analogicznej formie faktur zakupowych.

Powyższe stanowisko podzielił m.in Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 18 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG). Organ nie widzi przeciwskazań do skanowania otrzymanych od kontrahentów faktur posiadających stempel z oznaczeniem daty wpływu oraz przechowywania tak zeskanowanych faktur w elektronicznej bazie danych, a następnie utylizowaniu faktury VAT będącej w formie papierowej.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Spółki jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku z późn. zm. w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że: "(...) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej (...)".

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna zobowiązującymi przepisami prawa.

Ad. 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jednak odliczenie tego podatku jest możliwe nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Przez otrzymanie faktury (dokumentu celnego) należy rozumieć fizyczne znalezienie się faktury (dokumentu celnego) w dyspozycji podatnika tj. wpływ faktury do siedziby podatnika lub odebranie faktury (osobiście przez podatnika lub przez osobę uprawnioną do odebrania faktury).

Tym samym, aby ustalić właściwy okres rozliczeniowy, w którym Spółka będzie miała prawo skorzystać z odliczenia podatku naliczonego konieczne są następujące elementy:

* powstanie obowiązku podatkowego z tego tytułu u dostawcy (usługodawcy),

* dysponowanie fakturą potwierdzającą to nabycie (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji, nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Spółki są spełnione warunki uprawniające do odliczenia VAT z faktur wystawianych przez Dostawców.

Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT).

Po drugie, Spółka fizycznie otrzymuje egzemplarze tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, że może odliczyć VAT z otrzymanych faktur.

Sam sposób późniejszego przechowywania tych faktur nie wpływa na fakt, iż Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. Przy czym nie ma znaczenia, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu proponowanej, określonej w stanie faktycznym procedury elektronicznej archiwizacji dokumentów.

W opinii Spółki, polskie przepisy ustawy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostało wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Spółki w odniesieniu do pytania 1).

Należy również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r. (sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW): "(...) Wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców w wersji papierowej, które następnie będą przechowywane (...) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych) (...)".

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia z dnia 18 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG), w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r. (sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK), w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1182/10-4/Igo), czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 r., (sygn. IPPP1-443- 1119/10-4/AS).

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Spółkę VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą elektronicznej archiwizacji dokumentów, to brak jest przeszkód aby Spółka ten VAT odliczała (co zresztą jest zgodne z aktualną linią orzeczniczą organów podatkowych).

Ad. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle stanowiska przedstawionego przez Spółkę w odniesieniu do pytania 1, Spółka może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd poprzez utworzone pliki źródłowe (skany) do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie lub skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane i zapewnieniu wglądu do plików źródłowych).

Jeśii więc organy podatkowe zwrócą się do Spółki z żądaniem okazania powyższych faktur, to Spółka powinna zapewnić im dostęp do elektronicznych obrazów tych faktur (względnie wydrukowanie lub skopiowanie tych faktur z elektronicznego środowiska, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw, aby organy podatkowe żądały od Spółki przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione w formie elektronicznej z nośnika danych lub on-line za pośrednictwem platformy internetowej (względnie wydrukowane lub skopiowane z elektronicznego środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.