IPPP1/443-270/11-2/AP - Odliczenie podatku naliczonego na podstawie faktur elektronicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11 lutego 2011 r. (data wpływu 16 lutego 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania faktur otrzymywanych tytułem nabycia towarów i usług za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach PDF za uprawniające do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

W dniu 16 lutego 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania faktur otrzymywanych tytułem nabycia towarów i usług za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach PDF za uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

X Sp. z o.o. (dalej: "Wnioskodawca") jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: "PTU"), który prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną PTU w szczególności w zakresie usługowym. W ramach działalności Wnioskodawca nabywa od dostawców krajowych i zagranicznych towary i usługi.

Stosunki handlowe Wnioskodawcy z kontrahentami regulują umowy, zgodnie z którymi m.in. Wnioskodawca dokonuje zapłaty wynagrodzenia za nabywane przez siebie towary i usługi na podstawie wystawionych przez kontrahentów faktur (faktur korygujących).

Faktury VAT i faktury korygujące VAT (dalej: "faktury") często doręczane są Wnioskodawcy z dużym opóźnieniem, mimo że zostały prawidłowo wysłane drogą pocztową. Niejednokrotnie także w ogóle do Wnioskodawcy nie docierają. Sytuacje takie powodują, że prowadzenie bieżących rozliczeń finansowych jest utrudnione oraz wymaga zaangażowania dodatkowych środków.

Wnioskodawca zamierza wyrażać zgodę na przesyłanie przez kontrahentów faktur z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług, w formie elektronicznej (przesyłanie faktur w plikach PDF pocztą elektroniczną). Dzięki temu opisane problemy zostałyby praktycznie wyeliminowane. Faktury przesłane drogą elektroniczną do Wnioskodawcy docierałyby wkrótce po ich wysłaniu, a ryzyko utraty danych w trakcie przesyłu elektronicznego byłoby znacznie mniejsze niż ryzyko zagubienia czy zniszczenia faktur nadawanych przesyłką pocztową.

Faktury przesłane Wnioskodawcy w formie elektronicznej byłyby przechowywane w specjalnie do tego przygotowanym i zabezpieczonym systemie elektronicznym Wnioskodawcy (opartym na profesjonalnym oprogramowaniu do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych). Dostęp do tego zasobu byłby ograniczony do kręgu osób uprawnionych, zgodnie z wewnętrznymi procedurami Wnioskodawcy.

Przy czym przechowywane byłyby całe wiadomości e-mail od kontrahentów, w których przesłano faktury, a nie jedynie same faktury. Pozwoliłoby to na łatwe ustalenie daty otrzymania faktury przez Wnioskodawcę oraz identyfikację wystawcy (zapisywane w całości wiadomości e mail zawierać będą informacje o adresie nadawcy i czasie otrzymania). Wnioskodawca miałby możliwość - w razie wystosowania przez uprawnione organy takiego żądania - udostępnienia (skopiowania) danych w postaci tekstowej.

Powyższy system archiwizacji faktur byłby w pełni zintegrowany ze stosowanym przez Wnioskodawcę systemem księgowym SAP, co pozwoliłoby na identyfikację każdego zaksięgowanego dokumentu w obu systemach.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy otrzymane przez Wnioskodawcę faktury tytułem nabycia towarów i usług, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w plikach PDF stanowić będą podstawę odliczenia PTU (przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia podatku naliczonego).

Zdaniem Wnioskodawcy

W przypadku faktur z tytułu nabycia przez Wnioskodawcę towarów i usług, przesłanych Wnioskodawcy za jego uprzednią zgodą przez kontrahentów (sprzedawców) w formie elektronicznej (w formacie PDF), Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do odliczenia wynikającego z tych faktur podatku naliczonego na tych samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych przekazywanych w tradycyjny sposób (przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia podatku naliczonego).

Ustawodawca w sposób równy traktuje faktury wystawione w formie papierowej, jak i faktury wystawione w formie elektronicznej. Celem rozporządzenia, jak i dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, którą rozporządzenie implementuje do polskiego porządku prawnego, była realizacja założenia równego traktowania w systemie VAT faktur papierowych i faktur elektronicznych. Wprost wskazuje na to zarówno treść uzasadnienia projektu rozporządzenia, jak i preambuła do dyrektywy 2010/45, która w punkcie 8 stanowi, że "faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć".

W opinii Wnioskodawcy, bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy pozostaje również fakt, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca będzie otrzymywać za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w sytuacji, gdy:

Jeżeli chodzi o przechowywanie wymagane jest, aby faktury przesłane drogą elektroniczną przechowywane były w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp dla organów uprawnionych do kontroli (podatkowych i kontroli skarbowej).

Faktury przesłane Wnioskodawcy w formie elektronicznej będą przechowywane w systemie elektronicznym z podziałem na okresy rozliczeniowe oraz dodatkowo usystematyzowane według typów faktur. Przy czym przechowywane byłyby całe wiadomości e-mail od kontrahentów, w których przesłano faktury, a nie jedynie same faktury. Zapisywane w całości wiadomości e-mail zawierać będą informacje o adresie nadawcy i czasie otrzymania, co pozwoli na łatwe ustalenie daty otrzymania faktury przez Wnioskodawcę, zapewni identyfikację wystawcy oraz integralność treści otrzymanej faktury (zob. np. A. Bartosiewicz, E-fakturowanie stało się łatwiejsze..., Rzeczpospolita z dnia 19 stycznia 2011 r.).

Wnioskodawca będzie miał możliwość - w razie wystosowania przez uprawnione organy takiego żądania - udostępnienia (skopiowania) danych w postaci tekstowej. Spełniony tym samym zostanie kolejny przewidziany w rozporządzeniu wymóg, wedle którego faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie powinny być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy założeniu zatem, że Wnioskodawca spełniać będzie ogólne warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego określone w art. 86 ust. 1 u.p.t.u. (przede wszystkim warunek wykorzystywania nabywanych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych), prawo to przysługiwać mu będzie również wówczas, gdy faktury stwierdzające nabycie towarów i usług otrzyma pocztą elektroniczną w formacie PDF i które w wyżej opisany sposób będzie przechowywał.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie w § 10 uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 cyt. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie zaś z § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego stwierdzić należy, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jest mowa o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną", jak też "fakturę korygującą", albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt. ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (ust. 11 cyt. artykułu).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z przedstawionych w złożonym wniosku okoliczności wynika, iż Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług prowadzącym działalność gospodarczą opodatkowaną VAT w szczególności w zakresie usługowym. W ramach działalności Wnioskodawca nabywa od dostawców krajowych i zagranicznych towary i usługi. Stosunki handlowe Wnioskodawcy z kontrahentami regulują umowy, zgodnie z którymi m.in. Spółka dokonuje zapłaty wynagrodzenia za nabywane przez siebie towary i usługi na podstawie wystawionych przez kontrahentów faktur (faktur korygujących). Wnioskodawca zamierza wyrażać zgodę na przesyłanie przez kontrahentów faktur z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług, w formie elektronicznej (przesyłanie faktur w plikach PDF pocztą elektroniczną). Faktury przesłane drogą elektroniczną do Wnioskodawcy docierałyby wkrótce po ich wysłaniu, a ryzyko utraty danych w trakcie przesyłu elektronicznego byłoby znacznie mniejsze niż ryzyko zagubienia czy zniszczenia faktur nadawanych przesyłką pocztową. Faktury przesłane w formie elektronicznej Spółka zamierza przechowywać w specjalnie do tego przygotowanym i zabezpieczonym systemie elektronicznym (opartym na profesjonalnym oprogramowaniu do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych). Przy czym przechowywane byłyby całe wiadomości e-mail od kontrahentów, w których przesłano faktury, a nie jedynie same faktury. Zapisywane w całości wiadomości e-mail zawierać będą informacje o adresie nadawcy i czasie otrzymania, co pozwoli na łatwe ustalenie daty otrzymania faktury przez Wnioskodawcę, zapewni identyfikację wystawcy oraz integralność treści otrzymanej faktury Spółka miałaby możliwość - w razie wystosowania przez uprawnione organy takiego żądania - udostępnienia (skopiowania) danych w postaci tekstowej.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.