IPPP1-443-267/11-2/AS - Elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur VAT.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 9 lutego 2011 r. (data wpływu 14 lutego 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur VAT - jest prawidłowe.

W dniu 14 lutego 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. w najbliższej przyszłości zamierza rozszerzyć swoją działalność gospodarczą o nowy profil. Rozszerzenie działalności wiązać się będzie ze wzmożoną obsługą rachunkową podmiotu polegającą na wystawianiu kilku tysięcy faktur VAT na różnych kontrahentów w okresie sprawozdawczym obejmującym jeden miesiąc. W związku ze wzmożonymi pracami służb księgowych. Spółka chce skorzystać z możliwości wystawiania oraz przesyłania wystawionych przez siebie, faktur VAT w formie elektronicznej. Taki sposób wystawiania, przesyłania oraz przede wszystkim gromadzenia faktur z punktu widzenia Spółki przyniesie znaczne oszczędności i ułatwi organizacyjnie prace w dziale księgowości.

Przedmiotem szczegółowych rozważań zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów było szereg wariantów zabezpieczeń, pod kątem zagwarantowania, że wystawione, przesyłane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury będą posiadały niekwestionowaną autentyczność pochodzenia oraz integralność ich zawartości.

W związku z powyższym Spółka zatrudniła firmę specjalizującą się w informatycznych projektach systemowych umożliwiających wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie elektronicznych faktur, gwarantujących autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Spółka przedstawia poniżej otrzymane od firmy informatycznej zabezpieczenia faktur VAT drukowanych z terminala POS.

W systemie zastosowano następujące zabezpieczenia zapewniające integralność faktury:

Dane o wystawionej fakturze wysyłane są przez bezpieczny kanał VPN (lpsec). Dodatkowo komunikacja pomiędzy terminalem a serwerem transakcyjnym jest szyfrowana. Nikt niepowołany nie jest w stanie podsłuchać tych informacji. Po otrzymaniu danych o fakturze terminal łączy się z serwerem FTP i pobiera plik tekstowy do wydrukowania. Ponieważ transmisja odbywa się za pośrednictwem zabezpieczonego kanału (prywatny APN nikt postronny nie jest w stanie podsłuchać transmisji i zmodyfikować/podmienić faktury.

Spółka nie korzysta z podpisu elektronicznego, faktury dostępne będą bezpośrednio z zasobów systemowych Spółki. Kontrahenci, którzy będą z nami współpracować będą mogli je sobie wydrukować bezpośrednio z terminala POS, podłączonego do systemu Spółki. Kontrahent będzie mógł tylko jeden raz (oryginał dokumentu) wydrukować fakturę. Kopie Wnioskodawca wydrukuje u siebie z systemu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy spółka w świetle przedstawionych materiałów może zastosować system elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur VAT.

Zdaniem Spółki w związku z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wynikających z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w zakresie wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej, Spółka jest w stanie zagwarantować autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści. Przedmiotem szczegółowych rozważań zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów było szereg wariantów zabezpieczeń, pod kątem zagwarantowania, że wystawione, przesyłane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury będą posiadały niekwestionowaną autentyczność pochodzenia oraz integralność zawartości.

W związku z powyższym Spółka zatrudniła firmę specjalizującą się w informatycznych projektach systemowych umożliwiających wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie elektronicznych faktur, gwarantujących autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Nadmienić należy również, iż Spółka podpisując umowy z kontrahentami na świadczone przez siebie usługi posiada ich zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 1360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia - pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność faktury rozumie się - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia - to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl § 2 ust. ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż rozszerzenie działalności Wnioskodawcy, wiązać się będzie ze wzmożoną obsługą rachunkową Spółki, polegającą na wystawianiu kilku tysięcy faktur VAT. W związku ze wzmożonymi pracami służb księgowych, Spółka chce skorzystać z możliwości wystawiania oraz przesyłania wystawionych przez siebie faktur VAT w formie elektronicznej. Spółka nie będzie korzystała z podpisu elektronicznego, faktury dostępne będą bezpośrednio z zasobów systemowych Wnioskodawcy, kontrahenci będą mogli je sami wydrukować z terminala podłączonego do systemu Spółki. Kopie natomiast wydrukuje ze swojego systemu.

W celu zapewnienia autentyczności i integralności faktur VAT, Spółka zamierza wprowadzić następujące zabezpieczenia:

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe zabezpieczenia gwarantują autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur. Ponadto Spółka podpisując umowy z kontrahentami na świadczone usługi, posiada zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zauważyć także należy, iż możliwe jest wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, iż zaproponowana metoda wystawiania i przesyłania faktur VAT gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur i integralność treści faktur.

Zatem Wnioskodawca może zastosować system elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur VAT.

Końcowo tut. Organ zauważa, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.