IPPP1/443-263/13-2/AS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 20 marca 2013 r. (data wpływu 25 marca 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przesłanych drogą elektroniczną w formacie np. PDF, JPG, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej - jest prawidłowe.

W dniu 25 marca 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przesłanych drogą elektroniczną w formacie np. PDF, JPG, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje zakupu towarów i usług. Konsekwencją współpracy jest otrzymywanie faktur. Dotychczas Spółka ustaliła ze swoimi kontrahentami, że jedyną akceptowalną formą faktur, są faktury przesyłane w formie papierowej.

Spółka nie wyraża do chwili obecnej zgody na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej. Spółka dokonuje odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej.

Od 2009 r. Spółka posiada system elektronicznego opisu i akceptacji faktur zakupowych tzw. WORKFLOW. W systemie znajdują się opis w postaci metryki oraz obraz zeskanowanej i poddanej procesowi OCR faktury. Każda faktura opatrzona jest datą wpływu do Wnioskodawcy.

Biorąc pod uwagę zmianę przepisów podatkowych od dnia 1 stycznia 2013 r., Spółka zamierza zaakceptować otrzymywanie faktur w formacie PDF czy JPG przesyłane drogą elektroniczną.

W związku z powyższym Spółka bierze pod uwagę dwa sposoby odbioru faktur, które są przesyłane drogą elektroniczną, tj.:

Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku faktura będzie przechowywana w formie papierowej wraz z załącznikiem oraz w systemie informatycznym będzie obraz faktury wraz z metryką.

Wydrukowana faktura w formie papierowej wraz załącznikami jak i faktura wprowadzona do systemu Workflow będzie przechowywana do czasu upływu okresu przedawnienia zgodnie z ustawą - Ordynacja podatkowa. Data otrzymania faktury to data wpływu faktury do Wnioskodawcy drogą elektroniczną i data wprowadzenia do elektronicznego systemu opisu i akceptacji faktur zakupowych Workflow.

Mając na uwadze powyższe oraz liberalizację obecnie obowiązujących wymogów w zakresie sposobu dokonania przez odbiorcę faktury akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, w Spółce powstały wątpliwości odnośnie prawa do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z faktur przesyłanych w wyżej opisany sposób.

Spółka informuje iż dokonywane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami w formie elektronicznej będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych i zwolnionych. Spółka stosuje proporcjonalne odliczenie podatku naliczonego zgodnie z art. 90 ustawy VAT.

Przesłane drogą elektroniczną faktury ww. formie będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury zgodnie z kontrolą biznesową obowiązującą w Spółce potwierdzoną w procesie elektronicznego opisu i akceptacji oraz będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny do tych faktur dostęp dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktura przesłana przez kontrahenta drogą elektroniczną w formacie np.: PDF, JPG a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej, uprawnia Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 10 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Tak więc, podstawą do odliczenia przez Spółkę podatku naliczonego są otrzymane faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych i zwolnionych. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia zawarty został w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie przewiduje on jednak możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.

Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur uzależnione jest od spełnienia dwóch warunków.

Pierwszy z nich to wcześniejsza akceptacja tej formy przez odbiorcę faktur, co w przypadku Spółki zostanie dopełnione poprzez dokonanie ustaleń z kontrahentami w zakresie formy przekazywania faktur. Drugim warunkiem jest zapewnienie integralności oraz autentyczności pochodzenia faktury.

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

* autentyczności pochodzenia faktury to rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz,

* integralności treści faktury czyli rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia). Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Tak więc mając na uwadze powyższe przepisy, Spółka uważa, że dla celów podatku VAT ścieżka audytu, która będzie obowiązywać w Spółce zapewni możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Z przedstawionego przez Spółkę opisu sprawy wynika, że oba warunki, których przestrzeganie zapewni zgodność z przepisami ustawy o VAT, zostaną spełnione. Zatem otrzymywanie faktur w ww. formach można uznać za równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej a co za tym idzie prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w tych fakturach.

Reasumując Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w fakturach przesłanych w ww. formach elektronicznych, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 powołanego artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z treścią § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), obowiązującego od dnia 1 stycznia 2013 r. ww. rozporządzenie określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W myśl § 3 ww. rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Stosownie do § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3).

Przy czym stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego przesyłania faktur w formie elektronicznej, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisach, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka zamierza zaakceptować otrzymywanie faktur przesyłanych drogą elektroniczną w formacie PDF czy JPG. W związku z tym Spółka bierze pod uwagę dwa sposoby odbioru faktur, które są przesyłane drogą elektroniczną, tj.

Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku faktura będzie przechowywana w formie papierowej wraz z załącznikiem oraz w systemie informatycznym będzie obraz faktury wraz z metryką.

Ponadto Spółka wskazała, iż przesłane drogą elektroniczną faktury w ww. formie będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, zgodnie z kontrolą biznesową obowiązującą w Spółce, potwierdzoną w procesie elektronicznego opisu i akceptacji oraz będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny do tych faktur dostęp dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania w formie papierowej oryginałów faktur zakupu przesłanych drogą elektroniczną oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z ww. faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną w formacie np.: PDF, JPG, a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w formie papierowej faktur przesłanych wcześniej drogą elektroniczną.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 6 ust. 1 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp - należy stwierdzić, że przechowywanie w formie papierowej faktur przesłanych drogą elektroniczną, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na fakt, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w przepisach rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane w formie papierowej.

W konsekwencji, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach przesłanych w ww. formatach elektronicznych, przechowywanych następnie w formie papierowej, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawianych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.