IPPP1-443-1443/08-3/IG

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 28 lipca 2008 r. (data wpływu 29 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procesu wymiany i archiwizowania e-faktur w kontekście § 4 pkt 2 w związku z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - jest prawidłowe.

W dniu 29 lipca 2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów zakresie procesu wymiany i archiwizowania e-faktur w kontekście § 4 pkt 2 w związku z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X Spółka Akcyjna (zwany dalej: Spółka) zamierza wdrożyć system umożliwiający wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych EDI, spełniający wymagania zawarte w § 4 pkt 2 Rozporządzenia. Spółka oraz jej klienci będą korzystać w zakresie EDI, z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego (zwanego dalej: Operatorem Systemu). W celu optymalizacji komunikacji w systemie EDI Operator Systemu zagwarantuje bezpieczne przesyłanie danych między kontrahentami oraz umożliwi pobranie i zapis na dysku pliku w formacie XML poprzez dostęp do odpowiedniej strony www. Rozwiązanie Operatora Systemu będzie przechowywać/archiwizować faktury w oryginalnym formacie, w jakim dokument został przesłany, oraz zgodnie z przepisami Rozporządzenia zapewni czytelną prezentacyjną wersję faktury. Oznacza to, że faktury wystawione przez Spółkę będą przechowywane/archiwizowane w formacie IDOC, z równoczesnym udostępnieniem czytelnej formy faktury, natomiast dla odbiorcy będą one archiwizowane i przesyłane w formacie odbiorcy oraz udostępniane w czytelnej formie umożliwiającej ich oglądanie. Innymi słowy system Spółki dla wystawiającego, przechowuje/archiwizuje dla celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie, w jakim e-faktura została wysłana do klienta, zaś dla odbiorcy e-faktur w formacie, na który komunikat EDI został przekonwertowany przez Operatora Systemu w celu umożliwienia ich odbioru adresatom.

Wyżej opisany system wymiany i przechowywania/archiwizowania e-faktur gwarantuje autentyczność ich pochodzenia oraz integralność zawartych w niej danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania/archiwizowania oraz natychmiastowy, zdalny, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych dokumentów organom kontroli skarbowej, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku.

Należy dodać, że zapewnienie czytelności faktur elektronicznych wymaga zmiany formatu, w jakim są one przesyłane, na format gwarantujący wizualizację danych zawartych na fakturze.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisany proces wymiany i archiwizowania e-faktur spełnia wymogi o których mowa w § 4 pkt 2 w związku z § 6 ust. 5 Rozporządzenia.

Zdaniem wnioskodawcy Dyrektywa 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (zwana dalej: Nową Dyrektywa) - w sekcji 5 - "Przesyłanie faktur drogą elektroniczną" ustanawia szereg wymogów dotyczących e-faktur, jak również określa krajom członkowskim sytuacje, w których powinny one akceptować takie faktury. Najważniejszy z nich zawarty jest w art. 233 ust. 1 lit. a) i b) stanowiący, że Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod: a) (...)" b) za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Równocześnie w art. 234 Nowej Dyrektywy umieszczono zapis, w którym wskazano że, państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną w szczególności w odniesieniu do formatu przesyłanej e-faktury, ponieważ najważniejsze jest aby system wymiany i archiwizacji e-faktur gwarantował autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Przenosząc zasady określone w Nowej Dyrektywie na grunt polskiego prawa podatkowego Minister Finansów prawidłowo ustanowił regulację w § 4 pkt 2 Rozporządzenia. Natomiast w §§ 6 ust. 5 Rozporządzenia odniósł się również do formatu przesyłanej e-faktury.

Stosując subsumcję przywołanych wyżej przepisów prawa podatkowego, w szczególności Nowej Dyrektywy, jak i Rozporządzenia, Spółka stwierdza, iż planowany przez nią do wdrożenia system wymiany i archiwizacji e-faktur spełnia warunki w zakresie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność danych oraz zapewnia czytelność e-faktur przez cały okres ich przechowywania.

Odnosząc się natomiast do warunku, aby faktury przesłane w formie elektronicznej, były przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, jedyną możliwą interpretacją ww. przepisu jest przyjęcie, że czyni mu zadość sytuacja, w której wystawienie przez Spółkę e-faktury w formacie IDOC, przy równoczesnym przetransponowaniu jej na platformie EDI na format odbiorcy, w którym on ją otrzymuje - Najważniejsze jest bowiem to, że ta sytuacja gwarantuje autentyczność pochodzenia e-faktur, integralność ich treści jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dodatkowo Spółka zauważa, że w przypadku, gdy przepisy prawa krajowego pozostają w sprzeczności z uregulowaniami wspólnotowymi pierwszeństwo w stosowaniu będą miały przepisy prawa wspólnotowego, a zatem odmienna interpretacja § 6 ust. 5 Rozporządzenia naruszałaby Nową Dyrektywę, w szczególności jej art. 234.

Dodatkowo Spółka wskazuje na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 września 2007 r. sygn. akt III SA/Wa 1054/07, w którym to Sąd stwierdził, że "Odnosząc się do zagadnienia dotyczącego formatu przechowywania e-faktur stwierdzić należy, że e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku. Przechowywanie e-faktur w formacie innym niż zostały one wysłane, jest uzasadnione zdaniem Sądu tym, że w sytuacji przechowywania e-faktur w formacie pierwotnym, ze względu na możliwości systemu EDI, uniemożliwiałoby ich wizualizację i wydruk w postaci zrozumiałej dla człowieka. Operacja zmiany formatu e-faktur w celu ich przechowywania jest także uzasadniona koniecznością zapewnienia warunków do prowadzenia kontroli przez organy podatkowe i skarbowe."

Stąd wniosek, że e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w formacie innym, niż zostały wysłane, pod warunkiem, iż format umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 pkt 2 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane, poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

W przedstawionym przez Podatnika zdarzeniu przyszłym, e-faktury będą archiwizowane w systemie usługodawcy w oryginalnym formacie, z równoczesnym udostępnieniem czytelnej formy faktury. Jednocześnie, Spółka zaznacza, iż dla odbiorcy będą one dodatkowo archiwizowane, przesyłane oraz udostępniane w czytelnej formie umożliwiającej oglądanie, co oznacza, iż system usługodawcy przekonwertuje komunikat EDI, w celu wizualizacji danych zawartych na fakturze, natomiast prezentacja czytelna nie ingeruje w format oryginalny faktury.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej będą przechowywane przez wystawcę oraz odbiorcę, w formacie w którym zostały przesłane, w systemie usługodawcy. Wskazać przy tym należy, iż samo przekonwertowanie komunikatu EDI z formatu nieczytelnego na format czytelny, nie ingeruje w format faktury w rozumieniu przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia, lecz umożliwia jedynie jej wizualizację i wydruk w formie czytelnej.

Zaznaczyć jednakże należy, iż właściwymi fakturami udostępnianymi do celów podatkowych będą faktury przechowywane przez usługodawcę, natomiast dodatkowo przekonwertowane i przesłane do odbiorcy będą miały charakter wyłącznie informacyjny dla odbiorcy i nie stanowią faktur w rozumieniu przepisów podatkowych.

Organ podatkowy pragnie podkreślić, iż przepis § 6 ust. 5 rozporządzenia, nie narusza postanowień art. 234 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatkowego, bowiem nie nakłada on dodatkowego obowiązku stosowania konkretnego formatu, w którym faktury elektroniczne mają być wystawiane, przechowywane oraz wysyłane. Jednakże, jeżeli faktury już zostały wystawione w określonym formacie, powinny one być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały one przesłane.

Podkreślić należy także, iż procedury zapewniające integralność danych powodują, że faktura przesłana drogą elektroniczną dociera do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Faktura elektroniczna nie byłaby integralną gdyby nastąpiło przekonwertowanie jej formatu w trakcie przesyłania, a zatem narzucenie jednego formatu podczas przesyłania i przechowywania nie może być postrzegane jako nałożenie dodatkowego obowiązku ponad przepis dyrektywy.

Natomiast w odniesieniu do powołanego przez Spółkę orzeczenia Wojewódzki Sądu Administracyjnego w Warszawie, organ podatkowy stwierdza, iż orzeczenia wydawane przez sądy administracyjne rozstrzygają w indywidualnych sprawach i nie stanowią źródła prawa powszechnie obowiązującego w przeciwieństwie do ustaw podatkowych oraz aktów wykonawczych, które posiadają moc powszechnie obowiązującą do momentu ich zmiany lub uchylenia.

Reasumując, z przedstawionego zdarzenia przyszłego opisanego we wniosku wynika, iż usługodawca archiwizuje e-faktury dla wystawcy oraz odbiorcy w niezmienionym formacie. Zatem w związku z faktem, iż nie nastąpi zmiana formatu wystawianych faktur przy przesyłaniu i przechowywaniu e-faktur w formie elektronicznej, w ocenie organu, spełnione zostaną warunki określone w § 4 oraz z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10 09-402 Płock.