IPPP1/443-1251/11-2/ISz

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2011 r. (data wpływu 16 sierpnia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur w formacie PDF - jest prawidłowe.

W dniu 16 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur w formacie PDF.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

W rozumieniu Spółki powyższe spełnia wymogi ustawy o podatku VAT w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego z faktur VAT zakupu, jak i dokonywania korekt VAT naliczonego z tytułu otrzymanych w faktur VAT korekta w sposób opisany w pkt 2 oraz pomniejszania podatku VAT należnego z wystawionych faktur VAT sprzedaży korekta wysłanych w sposób opisany w pkt 1.

§ 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest zawarty zapis, że "faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury". W paragrafie tym brak jest odniesienia, że format w którym wysyłane będą drogą elektroniczną faktury musi być zaopatrzony w bezpieczny podpis elektroniczny. Wobec tego Spółka opracowała wzór porozumienia, z którego wynika, że faktury będą przesyłane i otrzymywane drogą mailową w formacie PDF bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, z podaniem adresów mailowych zarówno wystawcy, jak i nabywcy danej faktury. Dodatkowo został opracowany wzór dokumentu akceptującego powyższą formę przesyłania faktur. Porozumienie będzie podpisane przez obie strony, przez osoby reprezentujące dane instytucje, zaś dokument akceptacji przez stronę wyrażającą zgodę na otrzymywanie faktur w opisany wyżej sposób.

W § 4 powyższego rozporządzenia zawarty jest wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, a § 6 obowiązek przechowywania wysłanych faktur.

Zdaniem Spółki proponowana metoda przesyłania i otrzymywania w formie elektronicznej w formacie PDF, bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, pozwala na zapewnienie wymogów określonych w powyższym rozporządzeniu. Format PDF zapewnia określenie autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury, gdyż jest formatem, w którym po jego otrzymaniu jest brak możliwości zmiany danych, czyli jest plikiem nieedytowalnym. Po wysłaniu faktury do kontrahenta lub jej otrzymaniu plik zostanie zapisany na dysku twardym w podziale na okresy rozliczeniowe. Do plików tych dostęp będą miały tylko osoby uprawnione i będzie on możliwy do edytowania w każdej chwili. Plik ten będzie posiadał również datę i godzinę wysłania faktury. Ponadto wysłany lub otrzymany plik z fakturami musi być zwrotnie potwierdzony przez jej odbiorcę. Proponowany sposób dostarczania znacznie ograniczy koszty dostarczenia faktur VAT oraz przyspieszy moment ich otrzymania przez nabywcę, a tym samym zwiększy możliwość wprowadzenia jej do ewidencji księgowej w okresie, którego dotyczy.

Zasadność swojego stanowiska Spółka opiera o wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 201 r. - sygn. I FSK 1444/09.

Spółka oświadcza, że w dniu złożenia wniosku wobec Spółki nie toczy się żadne postępowanie podatkowe lub kontrolne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

W przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano (art. 29 ust. 4a ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Natomiast art. 106 ust. 11 ustawy stwierdza, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwestię przesyłania i udostępniania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia - pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność faktury rozumie się - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia - to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl § 2 ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Dodatkowo § 8 cyt. rozporządzenia, wskazuje, że faktury przesyłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawarte.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą" albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Spółka zamierza wystawione w systemie komputerowym faktury VAT oraz faktury VAT korekta dla swoich kontrahentów przesyłać drogą mailową w formacie PDF, bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Spółka zamierza również otrzymywać faktury VAT zakupu i faktury VAT zakupu korekta drogą mailową w formacie PDF.

Spółka opracowała wzór porozumienia, z którego wynika, że faktury będą przesyłane i otrzymywane drogą mailową w formacie PDF bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, z podaniem adresów mailowych zarówno wystawcy, jak i nabywcy danej faktury. Dodatkowo został opracowany wzór dokumentu akceptującego powyższą formę przesyłania faktur. Porozumienie będzie podpisane przez obie strony, przez osoby reprezentujące dane instytucje, zaś dokument akceptacji przez stronę wyrażającą zgodę na otrzymywanie faktur w opisany wyżej sposób.

Zdaniem Spółki proponowana metoda przesyłania i otrzymywania w formie elektronicznej w formacie PDF, bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, pozwala na zapewnienie wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Format PDF zapewnia określenie autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury, gdyż jest formatem, w którym po jego otrzymaniu jest brak możliwości zmiany danych, czyli jest plikiem nieedytowalnym. Po wysłaniu faktury do kontrahenta lub jej otrzymaniu plik zostanie zapisany na dysku twardym w podziale na okresy rozliczeniowe. Do plików tych dostęp będą miały tylko osoby uprawnione i będzie on możliwy do edytowania w każdej chwili. Plik ten będzie posiadał również datę i godzinę wysłania faktury. Ponadto wysłany lub otrzymany plik z fakturami musi być zwrotnie potwierdzony przez jej odbiorcę.

Mając na uwadze przedstawiony wyżej opis sprawy oraz przytoczone przepisy prawa należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają przesyłanie faktur pocztą elektroniczną w postaci pliku PDF. Jest to równoważne w skutkach podatkowych z przesyłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Jak wskazał Wnioskodawca - przyjęte przez Niego oraz jego kontrahentów zasady zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Jak wskazano w opisie sprawy, "Spółka opracowała wzór porozumienia, z którego wynika, że faktury będą przesyłane i otrzymywane drogą mailową w formacie PDF bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, z podaniem adresów mailowych zarówno wystawcy, jak i nabywcy danej faktury. Dodatkowo został opracowany wzór dokumentu akceptującego powyższą formę przesyłania faktur. Porozumienie będzie podpisane przez obie strony, przez osoby reprezentujące dane instytucje, zaś dokument akceptacji przez stronę wyrażającą zgodę na otrzymywanie faktur w opisany wyżej sposób".

Nienaruszalność danych zawartych w fakturze będzie gwarantowana formatem jej zapisu w pliku PDF, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia modyfikację treści przez przypadkowego użytkownika.

W przypadku udostępniania faktur elektronicznych przepisy nie precyzują, czy musi to być skrzynka na serwerze własnym klienta, czy darmowy ogólnodostępny serwer pocztowy. Zatem udostępnianie klientom faktur poprzez email na wskazaną przez klienta skrzynkę, jest dopuszczalne, po uzyskaniu wcześniejszej akceptacji przez klienta i po zagwarantowaniu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur.

Wnioskodawca wskazuje ponadto, iż do plików zawierających wystawione i przesłane do kontrahentów faktury oraz faktury otrzymane od kontrahentów, dostęp będą miały tylko osoby uprawnione i będzie on możliwy do edytowania w każdej chwili, a zatem w każdej chwili na wezwanie organu będzie możliwy ich wydruk. Plik ten będzie posiadał również datę i godzinę wysłania faktury. Ponadto wysłany lub otrzymany plik z fakturami musi być zwrotnie potwierdzony przez jej odbiorcę.

Zatem biorąc pod uwagę powyższe okoliczności należy stwierdzić, że faktury, o których mowa we wniosku będą zabezpieczone przed modyfikacjami ich treści oraz będą dawały pewność co do tożsamości wystawcy. Zatem przedstawione procedury wystawiania, przesyłania, udostępniania oraz otrzymywania faktur elektronicznych (wysyłanie faktur w formie pliku PDF) - zapewnią autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur, co też potwierdza Wnioskodawca w opisie sprawy.

Wobec powyższego, w analizowanej sprawie wysłane drogą mailową w formacie PDF faktury VAT sprzedaży spełniają wymogi ustawy o podatku VAT w zakresie podatku VAT należnego. Również wysłane drogą mailową w formacie PDF faktury VAT sprzedaż korekta spełniają wymogi ustawy o podatku VAT w zakresie zmniejszenia lub zwiększenia podatku VAT należnego. Wnioskodawca wskazał, iż każdorazowo faktury będą potwierdzane drogą mailową (wysłany lub otrzymany plik z fakturami musi być zwrotnie potwierdzony przez jej odbiorcę). Zatem zostanie spełniony warunek uzyskania potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury VAT korekta, o którym mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT.

Wnioskodawca będzie mógł również dokonywać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy. Obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur Wnioskodawca będzie mógł dokonywać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał pocztą elektroniczną z załączoną w formacie PDF fakturą, bądź w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy).

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji w przedstawionym zdarzeniu przyszłym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.