IPPP1/443-1244/12-2/AP - Zasady przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w systemach finansowo-księgowych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku złożonym w dniu 14 grudnia 2012 r. (data wpływu 17 grudnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione - jest prawidłowe.

W dniu 17 grudnia 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur i faktur korygujących w systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (dalej jako "Spółka") należy do międzynarodowej Grupy zajmującej się produkcją i sprzedażą wyrobów elektroniki użytkowej. Podstawowa działalność Spółki jest skoncentrowana na segmentach sprzętu AGD i urządzeń elektronicznych. Produkty marki X są sprzedawane w ponad 120 krajach na 5 kontynentach. Grupa posiada własną sieć ośrodków zajmujących się prowadzeniem badań produkcyjnych, marketingowych i dystrybucyjnych.

W każdym miesiącu Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur sprzedaży i znaczną ilość faktur korygujących. W konsekwencji w każdym miesiącu Spółka sporządza i drukuje kilkadziesiąt tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie też są drukowane i przechowywane w formie papierowej w Spółce.

W związku z tym Spółka zamierza wystawiać faktury, faktury korygujące i drukować ich oryginały przeznaczone dla odbiorców w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać w systemach finansowo-księgowych. Systemy te nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur, faktur korygujących i dają możliwość wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, że przechowywanie faktur i faktur korygujących przez okres kilku lat, tj. do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, stwarza dla Spółki duże problemy. Biorąc pod uwagę okres przedawnienia, to każdego roku przybywa Spółce kilkadziesiąt dokumentów. W konsekwencji Spółka musi zaangażować dużo pracy w prawidłowe przechowywanie dokumentów.

Spółka zwraca uwagę, że wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym stanie faktycznym Spółka wystawiając faktury i faktury korygujące może przechowywać kopie faktur w systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione, zamiast ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej w stanie faktycznym, w przypadku wystawiania faktur i faktur korygujących kopie tych dokumentów Spółka może przechowywać elektronicznie w posiadanych systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione i nie musi ich drukować i przechowywać w wersji papierowej.

Powołując się na rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), rozporządzenie to reguluje kwestie sporządzania i przechowywania kopii faktur.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jednocześnie stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z wyżej wymienionych przepisów, nie ma w nich mowy o konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Nie narzuca takiego obowiązku również § 21 ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepis ten w żaden sposób nie zobowiązuje podatników do przechowywania kopii dokumentów w wersji papierowej, tylko nakazuje do przechowywania ich w oryginalnej postaci. Zważywszy na fakt, że faktura (faktura korygująca) papierowa jest jedynie wydrukiem dokumentu sporządzonego w komputerze - za pomocą programu finansowo-księgowego i przechowywanego w jego pamięci należy uznać, że przechowywanie w oryginalnej postaci oznacza zachowanie dokumentu w systemie księgowym bez żadnych zmian w stosunku do dokumentu papierowego (przez okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego), który został wysłany do nabywcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Przy czym autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 1 pkt 2, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści, o której mowa w ust. 1 pkt 2, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 cyt. rozporządzenia).

Na podstawie § 22 powołanego rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wskazane przepisy rozporządzenia, określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż w każdym miesiącu Spółka wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur sprzedaży i znaczną ilość faktur korygujących. W konsekwencji w każdym miesiącu Spółka sporządza i drukuje kilkadziesiąt tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie też są drukowane i przechowywane w formie papierowej w Spółce. W związku z tym Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury, faktury korygujące i drukować ich oryginały przeznaczone dla odbiorców w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać w systemach finansowo-księgowych. Systemy te nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur, faktur korygujących i dają możliwość wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Spółka zwraca uwagę, że przechowywanie faktur i faktur korygujących przez okres kilku lat, tj. do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, stwarza dla niej duże problemy, a biorąc pod uwagę okres przedawnienia - każdego roku przybywa Spółce kilkadziesiąt tysięcy dokumentów. W konsekwencji Spółka musi zaangażować dużo pracy w prawidłowe przechowywanie dokumentów.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania kopii wystawionych faktur i faktur korygujących elektronicznie, w posiadanych systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione, bez potrzeby ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w systemie, który nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur czy faktur korygujących.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - wykorzystywane systemy finansowo-księgowe nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur i faktur korygujących i umożliwiają wydrukowanie na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania wystawionych faktur w formie elektronicznej spełnia warunki, o których mowa w powołanych wyżej przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.

Zatem, zapewnienie autentyczności i integralności treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, umożliwia archiwizowanie faktur i faktur korygujących wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym stwierdzić należy, że - z uwagi na to, że wystawione faktury i faktury korygujące będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia - Spółka może przechowywać wystawione w formie papierowej faktury w oryginalnej postaci elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego stanu faktycznego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.