IPPP1-443-1044/10-2/IGo - Możliwość anulowania wystawionych faktur VAT.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 20 września 2010 r. (data wpływu 7 października 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania wystawionych faktur VAT - jest prawidłowe.

W dniu 7 października 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania wystawionych faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Spółka jest producentem i dystrybutorem soczewek optycznych. Klientami Spółki są salony optyczne i hurtownie optyczne.

Spółka wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności zintegrowany system finansowo-księgowy, w skład którego wchodzi moduł sprzedaży. System ten, jednocześnie ze sporządzeniem dokumentów wydania towaru (WZ) generuje automatycznie faktury sprzedaży. System zawiera także opcję umożliwiającą ręczne wystawianie faktur sprzedaży.

Z uwagi na dużą ilość zamówień przyjmowanych telefonicznie przez pracowników działu obsługi klienta i ich ręczne wprowadzanie do systemu, zdarzają się sytuacje pomyłek w generowaniu faktur sprzedaży. Najczęściej występujące przypadki to:

Skutkiem powyższych błędów jest albo wygenerowanie w systemie faktury, która nie potwierdza faktycznej transakcji, albo faktury dotyczącej faktycznej transakcji, lecz potwierdzającej ją w sposób nieprawidłowy (np. błędny odbiorca, błędna ilość, błędna nazwa towaru etc).

We wszystkich, opisanych przypadkach:

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy pomyłkowo wygenerowane z systemu finansowo-księgowego faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego (nabywcy nie są w posiadaniu oryginałów ani kopii tych faktur), Spółka ma prawo do anulowania takich dokumentów bez potrzeby wystawiania i przesyłania nabywcom faktur korygujących i bez potrzeby wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT

Spółka stoi na stanowisku, zgodnie z którym w przypadku, gdy pomyłkowo wygenerowane z systemu finansowo-księgowego faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego (nabywcy nie są w posiadaniu oryginałów ani kopii tych faktur), dopuszczalne jest anulowanie takich dokumentów bez potrzeby wystawiania i przesyłania nabywcom faktur korygujących i bez potrzeby wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Zdaniem Spółki poprzez wystawienie faktury należy rozumieć nie tylko czynność techniczną polegającą na jej sporządzeniu (wygenerowaniu przez system oraz wydrukowaniu), lecz do uznania faktury za wystawioną konieczne jest również jej sporządzenie oraz przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Faktura VAT jedynie wygenerowana przez system, a nie wprowadzona do obrotu prawnego nie jest fakturą w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem nie jest fakturą wystawioną i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 tej ustawy. Co za tym idzie, do faktury takiej nie mogą mieć zastosowania wymogi dotyczące wystawiania faktur korygujących. Nie ma więc przeszkód, by dokumenty takie mogły być anulowane poprzez opatrzenie ich pieczęcią anulacyjną i podpisem osoby upoważnionej do dokonania anulacji. Powyższe w sposób wystarczający zabezpiecza przed użyciem takiego dokumentu w obrocie, a jednocześnie jest rozwiązaniem pozbawionym niepotrzebnego formalizmu.

Również Minister Finansów w piśmie z dnia 25 września 1996 r. sygn. PP III 8222-1561/96/ERO dopuścił możliwość anulowania faktury poprzez zamieszczanie na niej adnotacji uniemożliwiających jej wydanie nabywcy oraz pozostawienie tak anulowanej faktury w aktach.

Stanowisko to aprobowane jest w wydawanych przez dyrektorów izb skarbowych w imieniu Ministra Finansów interpretacjach indywidualnych przykładowo:

Prawidłowość stanowiska Spółki potwierdzają również orzeczenia sądów administracyjnych. Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 grudnia 2000 r. (sygn. III SA 1715/99) stwierdził, że "możliwość anulowania faktur, nie dopuszczoną wyraźnie przez ustawę o podatku od towarów i usług, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Możliwość taka dotyczyć powinna jednak wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawno-podatkowego np. poprzez doręczenie ich kontrahentom.

Podobnie orzekły:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą o VAT", opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę - zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT - rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Powyższe przepisy stosuje się odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jak wynika z przytoczonych przepisów, podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów lub usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Faktura VAT, jedynie sporządzona, a nie wprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. W konsekwencji anulowania faktury VAT podatnik nie wykazuje wartości w niej zawartych w deklaracji VAT.

Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) wynika, że podstawową formą korygowania faktury jest - w myśl § 13 i § 14 - wystawienie faktury korygującej, a w niektórych przypadkach zgodnie z § 15 cyt. rozporządzenia - noty korygującej.

Zatem generalna zasada dotycząca korygowania danych zawartych w fakturze polega na wystawieniu faktury korygującej. Podkreślić jednak należy, że dotyczy to sytuacji, gdy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego (jest w posiadaniu nabywcy), dokumentuje faktycznie dokonane czynności, a po jej wystawieniu wystąpiły okoliczności, o których mowa we wskazanych wyżej przepisach rozporządzenia.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności zintegrowany system finansowo-księgowy, w skład którego wchodzi moduł sprzedaży. System ten, jednocześnie ze sporządzeniem dokumentów wydania towaru (WZ) generuje automatycznie faktury sprzedaży. System zawiera także opcję umożliwiającą ręczne wystawianie faktur sprzedaży.

Z uwagi na dużą ilość zamówień przyjmowanych telefonicznie przez pracowników działu obsługi klienta i ich ręczne wprowadzanie do systemu, zdarzają się sytuacje pomyłek w generowaniu faktur sprzedaży Skutkiem błędów jest albo wygenerowanie w systemie faktury, która nie potwierdza faktycznej transakcji, albo faktury dotyczącej faktycznej transakcji, lecz potwierdzającej ją w sposób nieprawidłowy (np. błędny odbiorca, błędna ilość, błędna nazwa towaru etc). W przypadkach pomyłek:

Przedmiotem zapytania Wnioskodawcy jest czy w przypadku, gdy pomyłkowo wygenerowane z systemu finansowo-księgowego faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego (nabywcy nie posiadają oryginałów tych faktur), Spółka ma prawo do anulowania takich dokumentów bez potrzeby wystawiania i przesyłania nabywcom faktur korygujących i bez potrzeby wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż w analizowanych przypadkach, tj. gdy faktury nie zostały wysłane, gdy zostały wysłane, ale nie odebrane oraz gdy zostały wysłane, odebrane, a następnie odesłane przez kontrahentów, nie doszło do zrealizowania transakcji. Zainteresowany wprawdzie sporządził faktury VAT, jednak nie zostały one wprowadzone do obrotu prawnego. Ponadto z przedstawionych przez Podatnika okoliczności wynika, iż jest On w posiadaniu zarówno oryginału jak i kopii przedmiotowych faktur VAT. Zatem stwierdzić należy, iż Zainteresowany ma prawo do anulowania przedmiotowych faktur. Anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur VAT odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Ponadto należy zaznaczyć, iż anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tak przedstawionym stanie faktycznym należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.