IPPB5/423-94/08-2/MW - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez spółkę na zakup strojów służbowych dla pracowników sklepu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2008 r. (data wpływu 9 października 2008 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup strojów służbowych dla pracowników sklepu - jest prawidłowe.

W dniu 9 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup strojów służbowych dla pracowników sklepu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka zajmuje się głównie prowadzeniem samoobsługowej sieci sklepów detalicznych sprzedającej artykuły dla dzieci. W ramach działalności Spółka zatrudnia między innymi kierowników sklepów sprzedawców oraz zleceniobiorców. Zgodnie z obowiązującą w spółce procedurą "Stroje służbowe - standardy, zamówienia" (dalej: Procedura) "pracownicy sklepów w czasie godzin pracy, przez cały rok zobowiązani są do noszenia kompletnego stroju służbowego". Postanowieniami procedury związani są zarówno pracownicy Spółki, jak i współpracownicy świadczący na jej rzecz usługi na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Procedura ustala zasady wyglądu strojów, ich przydziału, ewidencji, jak również zasady wydawania i użytkowania ubrań.

Strój służbowy sprzedawcy składa się z błękitnej koszulki typu polo z wyszytym logo Spółki oraz ciemnych spodni. Dodatkowo sprzedawcy mają obowiązek nosić identyfikator przypięty po lewej stronie.

Strój służbowy sprzedawcy w działającej na terenie sklepu "Fabryce M" składa się z granatowej koszulki typu polo z nadrukiem "Fabryka M", brązowego fartucha z takim samym nadrukiem, do którego przypięty jest identyfikator z logo Spółki oraz z ciemnych spodni. Osoby zatrudnione przy obsłudze "Fabryki M" są uprawnione do obsługi urządzeń do napełniania miśków i innych maskotek sprzedawanych w sklepie, dlatego też ważne jest ich odróżnienie od pozostałych sprzedawców.

Strój służbowy kierownika lub zastępcy kierownika składa się z jasno niebieskiej koszuli nieoznaczonej trwale logo Spółki i ciemnych spodni. Logo Spółki znajduje się na obowiązkowo noszonym przez pracowników identyfikatorze. Dodatkowo w zależności od prowadzonych w Spółce akcji promocyjnych do koszul są przypinane okolicznościowe emblematy lub symbole świąteczne np. w czasie akcji "powrót do szkoły" były to tarcze szkolne, na których zamiast nazwy szkoły widniało logo Spółki i opaska na rękę gospodarz sklepu. Noszenie dodatkowych emblematów jest obowiązkowe.

Nie wszystkie elementy stroju są wyposażone w logo, stanowią one jednak komplet posiadający cechy charakterystyczne, jak jednolita kolorystyka czy krój. Zgodnie z procedurą "każdy pracownik po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę lub umowy cywilnej zobowiązany jest do zwrotu wszystkich przydzielonych mu i używanych przez niego ubrań służbowych". Wydanie lub zwrot stroju zostaje odnotowane poprzez wypełnienie protokołu "Formularz pobrania/zdania strojów służbowych. Wypełniony protokół należy wpiąć do akt osobowych pracownika i uaktualniać przy wymianie/zdaniu strojów służbowych". Przekazana pracownikom odzież stanowi własność Spółki. Spółka podkreśla, iż przekazany strój służbowy nie stanowi środków ochrony indywidualnej, ani też odzieży, o których mowa w przepisach działu X, w rozdziale IX "Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze" ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz nie stanowi wykonania obowiązujących przepisów szczególnych w zakresie wyposażania pracowników w określonego rodzaju strój (np. dotyczących służb mundurowych), nie ma też cech odzieży narzuconej stosownymi przepisami sanitarnymi. Wyposażenie pracowników przez Spółkę w strój służbowy wynika z autonomicznej i dobrowolnej decyzji Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w opisanej sytuacji wydatki poniesione na zakup strojów służbowych dla pracowników sklepu stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Jak opisano powyżej Spółka prowadzi sklepy samoobsługowe i jednolite stroje służbowe pozwalają klientom zidentyfikować pracownika sklepu np. w celu uzyskania informacji na temat lokalizacji danego produktu, obecności w ofercie lub porady. Zdaniem Spółki łatwe rozróżnienie pomiędzy obsługą sklepu a klientami niewątpliwie przyczynia się do zwiększenia sprzedaży a co za tym idzie i przychodów podatkowych Spółki. Specyfika prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej wskazuje na konieczność poniesienia nakładów na jednolitą odzież służbową i stanowi element identyfikujący obsługę sklepu również w sytuacji awaryjnej. W ocenie Spółki nie jest także wydatkiem na reprezentację, ponieważ nie stanowi o okazałości czy też wytworności w działalności Spółki. Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki wydatki na stroje służbowe dla pracowników sklepu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Spółka wskazuje, iż podobne stanowisko zajęła również Izba skarbowa w Warszawie w interpretacji z dnia 17 października 2007 r. sygnatura 1401/BP-II/4210-59/07/WD oraz urzędy skarbowe np. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z dnia 11 września 2007 r. Nr 1472/ROP1/423-260/O7/KUKM, Urząd Skarbowy w Pile w interpretacji z dnia 24 maja 2007 r. sygnatura DD423-2/07.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że podatnik wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Z treści powyższych regulacji prawnych, wyraźnie wynika, iż warunkami kwalifikującymi dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów są:

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Nie w każdym oczywiście wypadku związek ten jest tak wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie, stosując zasadę zdrowego rozsądku.

Wydatki więc nie tylko muszą być ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów ale jednocześnie -co ma zasadnicze znaczenie dla rozpatrywanej sprawy - nie mogą być wymienione w art. 16 ust. 1 wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodów.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 wskazanej powyżej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Z uwagi na to, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają definicji pojęcia reprezentacja, dlatego należy posłużyć się wykładnią słownikową. Reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S D, Wydawnictwo Naukowe P, W 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyjąć należy, iż reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. W określeniu reprezentacja mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług. Dobre reprezentowanie, wywołujące korzystne postrzeganie przedsiębiorcy przez podmioty zewnętrzne, może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów, czy też innych okolicznościach.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka w związku z prowadzoną działalnością przekazuje pracownikom Spółki, jak i współpracownikom świadczącym na jej rzecz usługi na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, stroje służbowe. Jak podaje Spółka strój służbowy nie stanowi środków ochrony indywidualnej ani też odzieży, o której mowa w przepisach Kodeksu pracy, nie stanowi wykonania obowiązujących przepisów szczególnych w zakresie wyposażenia pracowników w określonego rodzaju strój (np. dotyczących służb mundurowych), nie ma też cech odzieży narzuconej stosownymi przepisami sanitarnymi. Przekazana pracownikom odzież stanowi własność Spółki.

Z opisu analizowanej sytuacji wynika, że osoby zatrudnione w sklepie, którym wydane zostały stroje służbowe, mają bezpośredni kontakt z klientami i potencjalnymi klientami Spółki. Jednolite stroje służbowe pozwalają klientom łatwo zidentyfikować pracownika sklepu, np. w celu uzyskania informacji na temat lokalizacji danego produktu, obecności w ofercie lub porady, co niewątpliwie zdaniem Spółki przyczynia się do zwiększenia sprzedaży, a co za tym idzie i przychodów podatkowych Spółki.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż stroje te spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności Spółki na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów. Reasumując powyższe, wydatki poniesione przez Spółkę na zakup strojów służbowych charakterystycznych dla formy świadczonych usług jako pozostające w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.