IPPB5/423-444/09-2/JC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków poniesionych na drobny poczęstunek oraz na organizację spotkań z kontrahentami w restauracji.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 lipca 2009 r. (data wpływu 4 sierpnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na rzecz kontrahentów:

W dniu 4 sierpnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki np. przedstawiciel Spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku Spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się zazwyczaj w restauracji i zamawia posiłki z menu, Spółka podkreślą że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo Spółka ustala warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp. Spółka informuje, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu. Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż celem nieodpłatnego przekazania towarów nie jest samo przysporzenie na rzecz obdarowanych, ale zwiększenie poprzez to przysporzenie ilości sprzedawanych produktów.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Spółkę

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie pierwsze, dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania drugiego, dotyczącego podatku od towarów i usług wniosek zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka uważa, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami. Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Dla uznania ww. wydatków za koszty uzyskania przychodów konieczne jest spełnienie dwóch warunków: wykazanie, że zostały one poniesione w celu uzyskania przychodów, albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, oraz że nie mieszczą się one w zakresie żadnego z wyłączeń, wskazanych w art. 16 ustawy CIT.

Spółka podkreśla, że jest podmiotem gospodarczym, nastawionym w swoim działaniu na osiąganie i maksymalizację zysków i tym celom podporządkowane są podejmowane przez nią działania. Spotkanie z kontrahentami ma również służyć temu celowi, poprzez zapewnienie optymalnych warunków odbywanego spotkania mające na celu indywidualne ustalenie warunków współpracy. W takim wypadku nie można kwestionować związku ponoszonych wydatków na spotkanie biznesowe z przychodami Spółki, podtrzymywanie stosunków handlowych z dostawcą pozytywnie wpływa na stosunki z kontrahentami i prowadzenie działalności, nie może być utożsamiane z reprezentacją.

Podtrzymywanie dobrych stosunków handlowych często jest dla firm bardziej cenne niż bezpośrednia reklama.

W ocenie Spółki nie jest także uzasadnione kwalifikowanie ww. wydatków do reprezentacji.

Biorąc pod uwagę, że przepisy ustawy CIT nie definiują pojęcia reprezentacji, należy w tym zakresie odnieść się do potocznego rozumienia tego terminu. Zgodnie z definicją przytoczoną w "Słowniku języka polskiego PWN" pod red. prof. Mieczysława Szymczaka, reprezentacja oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (t. III, str. 45), zaś termin "okazały" definiowany jest jako "wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość" (t. II, str. 479), a "wystawny" jako "świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty" (t. III, str. 793). Pojęcia te w sposób oczywisty odnoszą się więc do realiów życia społecznego, powszechnego odbioru zachowań - tego, czy stanowią one rozpowszechniony standard, czy też wykraczając poza ten standard, uznawane są za wyszukane i zwracające uwagę.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Wyliczenie zawarte w tym przepisie jest przykładowe i nie obejmuje wszystkich wydatków reprezentacyjnych.

Tak uznał WSA w Warszawie w wyroku z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08), w którym Sąd stwierdził, że wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Sąd stwierdził, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana. Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami nie wiąże się, w ocenie Spółki z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością, czy wystawnością. Ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, wiązane z działalnością Firmy, Spółka uznaje, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Analizując regułę art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT, konieczne jest więc w pierwszej kolejności określenie powszechnie obowiązujących standardów zachowań w kontaktach handlowych.

Obecnie zaoferowanie kontrahentowi podczas spotkania - zwłaszcza dłuższego napoju lub drobnych słodyczy nie jest z pewnością traktowane jako przejaw szczególnej okazałości, a jedynie zwykłych dobrych manier. To zaproponowanie takiego poczęstunku wywoła pozytywne wrażenie - a jego brak zostanie uznany za zachowanie poniżej obowiązujących standardów i pozostawi wysoce negatywne wrażenie u drugiej strony. Poczęstowanie kontrahentów nie ma znamion wystawności czy okazałości. Poczęstunek taki świadczy raczej o dobrych manierach gospodarza, a jego wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest raczej znikomy i nie świadczy o okazałości przedsiębiorcy. Spółka stwierdza, iż wydatki na poczęstunek (tj. paluszki, batoniki czekoladowe, ciasteczka, woda mineralna, soki, kawa, herbata) ponoszone w trakcie spotkań z kontrahentami mogą zostać zaliczone do kosztów, bo stanowią zwyczajowy poczęstunek i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury.

W ocenie Spółki nie bez znaczenia jest też fakt, że poczęstunek, jest nieodłącznym elementem spotkania, służy głównemu celowi jakim jest dokonanie określonych uzgodnień z kontrahentami, przekazanie im określonych informacji na temat działalności Spółki - ma umożliwiać sprawne i kulturalne przeprowadzanie spotkania z kontrahentami.

Są to koszty prowadzonej działalności, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż mają wpływ na osiąganie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła tych przychodów.

W związku z powyższym, poniesione wydatki o których mowa w opisanym stanie faktycznym należy uznać za koszty uzyskania przychodów Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca organizuje spotkania z aktualnymi i potencjalnymi partnerami biznesowymi. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo Spółka ustala warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Zdarza się również, że spotkanie w kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki np. przedstawiciel Spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się zazwyczaj w restauracji i zamawia posiłki z menu. Wnioskodawca podkreśla, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.

Ponadto, zgodnie z polityką firmy, Spółka w związku z prowadzona strategią marketingową organizuje spotkanie biznesowe z kontrahentami. Spotkania takie odbywają się poza siedziba Spółki. Spółka ponosi koszty związane z organizacja spotkania, takie jak koszty wyżywienia, koszty zakwaterowania.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek tj. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki podawane podczas spotkań z kontrahentami w biurze Spółki, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji i reklamy oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach oraz koszty wyżywienia i zakwaterowania podczas spotkania biznesowego odbywającego się poza siedzibą Spółki, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jednakże wydatki na posiłki (lunch, obiad, kolacja) w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach oraz koszty zakwaterowania i wyżywienia podczas spotkania biznesowego poza siedzibą Spółki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.