IPPB5/423-230/10-4/DG - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami w siedzibie i poza siedzibą spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2010 r. (data wpływu 19 kwietnia 2010 r.) oraz piśmie z dnia 26 maja 2010 r. (data wpływu 31 maja 2010 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie IPPB5/423-230/10-2/DG z dnia 18 maja 2010 (data nadania 19 maja 2010 r., data otrzymania 24 maja 2010 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na:

W dniu 19 kwietnia 2010 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na spotkania z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka organizuje spotkania z kontrahentami w celu omówienia różnego typu spraw biznesowych. Na takich spotkaniach omawiane są na przykład warunki sprzedaży usług, negocjowane ceny produktów, czy warunki umów zawieranych z kontrahentami. Spotkania takie odbywają się w siedzibie/oddziale firmy lub poza nią.

Jeśli spotkanie takie odbywa się w siedzibie lub oddziale firmy, to zapewniamy wtedy kontrahentowi kawę, herbatę, śmietankę/mleko do kawy, wodę, sok, czasami drobny poczęstunek typu słodycze, kanapki (przy dłuższych spotkaniach).

Jeśli spotkanie odbywa się poza siedzibą firmy, w restauracji, czy kawiarni, to Spółka ponosi koszty napojów i posiłków (np. kawy, herbaty, lunchu, obiadu, czy kolacji). Spotkania takie, nie mają charakteru wystawności i okazałości czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Celem takich spotkań nie jest chęć okazania przepychu, tylko omówienie bieżących spraw biznesowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki na napoje, posiłki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w siedzibie i oddziale firmy lub poza nią stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki.

Zdaniem Spółki wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami stanowią koszty uzyskania przychodów, zarówno te organizowane w siedzibie firmy, jak i te poza nią.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja". Zgodnie z wykładnią językową (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego, PWN) przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Zatem przez reprezentację należy rozumieć wydatki ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy poprzez podkreślenie wystawności i okazałości takiego działania skierowanego do obecnych i potencjalnych kontrahentów. Spotkania, jakie organizuje nasza firma nie mają charakteru wytworności i okazałości. Celem takich spotkań nie jest chęć okazania przepychu, a jedynie omówienie bieżących spraw biznesowych. Zaproszenie kontrahenta na kawę, czy lunch do siedziby firmy, czy też do restauracji i zamawianie posiłków z menu nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym, tylko powszechnie spotykaną praktyką. Powodem organizacji spotkania w restauracji jest omówienie np. dalszej współpracy, negocjacja cen, czy przedstawienie oferty na neutralnym gruncie, w przyjaznej atmosferze. Często to kontrahent prosi o takie spotkanie poza biurem, bo tak mu wygodniej dojechać, a przyjętą zasadą dobrego wychowania jest, że to osoba zapraszająca do restauracji (tj. nasza firma) ponosi koszty z tym związane.

Reasumując zaproszenie kontrahenta do restauracji, czy zaoferowanie mu drobnej przekąski w siedzibie firmy może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu, jeśli takie spotkanie ma na celu przede wszystkim przeprowadzenie rozmów biznesowych, a nie okazanie prestiżu firmy. Takie stanowisko firmy podzielił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej interpretacji Indywidualnej z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Nr ref. IPPB5/4240-24/09-2/AM).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stwierdzam, co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym - dotyczące sprzedaży wytwarzanych dóbr i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Ta właśnie cecha odróżnia wydatki na reprezentację od ogólnych wydatków związanych z prowadzeniem firmy. W praktyce oznacza to przede wszystkim, że reprezentacja nie odnosi się do pracowników czy innych osób zatrudnionych w firmie, a jedynie do kontrahentów, klientów, nawet potencjalnych. Można również uznać, że reprezentacja odnosi się do potencjalnych pracowników, jeżeli przez odpowiednio okazałe spotkanie mamy zamiar uzyskać efekt reprezentacyjny. Reprezentacja to okazałość, wystawność, która może się ujawniać nie tylko podczas spotkań biznesowych, ale również może przejawiać się w wystroju firmy czy w oprawie niektórych czynności handlowych.

Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia. Wydatkami takimi nie są wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą. Po pierwsze, podanie gościowi kawy bądź herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy. Po drugie zaś, wpływ takiego postępowania na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy, gdyż jest wyrazem pewnego standardu spotkań biznesowych. Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji (czy kawiarni) ma bowiem, bez wątpienia, na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji (kawiarni) trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

W świetle powyższego, na gruncie rozpoznawanej sprawy, stwierdzić zatem należy, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na organizację spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy np. w restauracjach, a łączących się z nabywaniem usług gastronomicznych, zakupem żywności czy napojów, nie stanowią wydatków związanych ze zwykłym prowadzeniem działalności, lecz mają charakter reprezentacyjny. Jakkolwiek bowiem w toku odbywanych spotkań podejmowane są tematy biznesowe, to jednak wydatki te zasadniczo kształtują pozytywny wizerunek Spółki przez osoby trzecie, który, z kolei, będzie zachętą do podjęcia współpracy, zakupu jej produktów czy usług.

Powoływanie się przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają typowych cech dla reprezentacji, tj. wystawności i okazałości, oraz że służą omówieniu bieżących spraw biznesowych, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji oraz nie pozbawia przedmiotowych wydatków, jaką mają pełnić, tj. wyrażenia jako podstawowego celu - pamięci i zainteresowania kontrahentem.

Odnosząc się natomiast do pozostałych wymienionych w stanie faktycznym wydatków, tj. zapewnienia kontrahentowi kawy, herbaty, śmietanki/mleka do kawy, wody, soku, czasami drobnego poczęstunku typu słodycze, kanapki w siedzibie Spółki, należy stwierdzić, że wydatki te, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki niewymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa należy stwierdzić, iż wydatki ponoszone w związku ze spotkaniami z kontrahentami w siedzibie Spółki na jedzenie, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast wydatki poniesione na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.