IPPB5/423-22/10-4/JC - Zaliczenie wydatków ponoszonych podczas spotkań z kontrahentami i klientami w lokalach gastronomicznych do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2009 r. (data wpływu 11 stycznia 2010 r.) oraz piśmie z dnia 10 lutego 2010 r. (data nadania 11 lutego 2010 r., data wpływu 15 lutego 2010 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB5/423-22/10-2/JC z dnia 4 lutego 2010 r. (data nadania 4 lutego 2010 r., data doręczenia 8 lutego 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań biznesowych z kontrahentami i potencjalnymi klientami w lokalach gastronomicznych - jest nieprawidłowe.

W dniu 11 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań biznesowych z kontrahentami i potencjalnymi klientami w lokalach gastronomicznych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi działalność handlową na terytorium RP. Przedmiotem działalności jest sprzedaż artykułów z branży biotechnologicznej (preparaty kosmetyczne, wypełnienia na bazie stabilizowanego kwasu hialuronowego). Spółka działa w obszarze medycyny kosmetycznej. Odbiorcami produktów Spółki są kliniki i gabinety kosmetyczne oraz gabinety lekarskie specjalizujące się w chirurgii plastycznej.

Spółka prowadzi sprzedaż poprzez sieć zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych (dalej pracownik). Pracownicy prowadzą akwizycję bezpośrednią na danym, przyporządkowanym obszarze geograficznym stanowiącym obszar jednego lub kilku województw. Pracownicy reprezentują Spółkę w terenie, a w szczególności: pozyskują nowych odbiorców na towary Spółki, utrzymują bieżące kontakty handlowe z kontrahentami Spółki, przyjmują do realizacji zamówienia, dokonują prezentacji towarów oraz informują kontrahentów o nowych towarach oraz o ich właściwościach a także sposobie stosowania preparatów kosmetycznych. Pracownicy z racji specyfiki wykonywanych zadań nie świadczą pracy w siedzibie Spółki. Miejscem pracy jest wskazany w umowie obszar geograficzny. Spółka nie wynajmuje stale lokali biurowych na obszarze działania danego pracownika, w których mógłby on odbywać spotkania z kontrahentami. W ramach wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów o pracę pracownicy odbywają spotkania z obecnymi oraz potencjalnymi odbiorcami towarów poza siedzibą Spółki oraz niejednokrotnie poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahentów. Często zdarza się, że spotkania te odbywają się w lokalach gastronomicznych, co jest dogodne zarówno dla pracowników jak i kontrahentów Spółki. W ramach tychże spotkań pracownicy ponoszą koszty konsumpcji (zakup napojów, posiłków). Serwowane posiłki oraz lokale gastronomiczne, w których odbywają się spotkania nie noszą cech okazałości i wytworności, lecz stanowią standardową, przyjętą jako zwyczajową w relacjach biznesowych oprawę (uzupełnienie spotkania biznesowego), w trakcie której pracownicy utrzymują bieżące kontakty handlowe oraz starają się pozyskać nowych odbiorców na produkty Spółki.

Pracownicy, w sytuacji, gdy nabywają usługę gastronomiczną z tytułu spotkania z kontrahentem nanoszą na fakturze zakupowej adnotację "spotkanie z kontrahentem". W sytuacji, gdy dany wydatek nie jest wprost związany z działalnością Spółki (nie dotyczy spotkania z kontrahentami) wydatek ten w oczywisty sposób nie jest kwalifikowany jako koszt podatkowy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku zakupu usługi gastronomicznej w trakcie spotkania z kontrahentem w sytuacji, gdy dane spotkanie związane jest z bieżącą obsługą kontrahentów Spółki jak też w sytuacji spotkania z potencjalnym klientem, któremu przedstawiana jest oferta handlowa Spółki, zakup ten podlega ograniczeniom w zakresie zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p...

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, w przedstawionym wstanie faktycznym brak jest podstaw do uznania, iż ponoszone wydatki z tytułu zakupu usług gastronomicznych (związanych ze spotkaniem z klientem bądź potencjalnym kontrahentem) stanowią wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu a w konsekwencji wydatek ten nie jest związany z reprezentacją, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zgodnie zaś z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Tak więc co do zasady wszelkie wydatki spełniające warunki określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, iż nie zostały wskazane w art. 16 u.p.d.o.p.

W świetle powyższego istotną kwestią jest wskazanie, czy zakup usługi gastronomicznej w trakcie spotkań biznesowych z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami Spółki można uznać za wydatki, do których będzie mieć zastosowanie hipoteza wskazana w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. Zdaniem Spółki w sytuacji tej nie może być mowy o uznaniu, iż wydatek ten posiada cechy wydatku reprezentacyjnego. Standardowe spotkania, w trakcie których omawiana jest oferta Spółki, w sytuacji, gdy zaproszenie kontrahenta do lokalu gastronomicznego realizowane jest w ramach bieżących, zwyczajowo przyjętych praktyk istniejących na rynku nie może charakteryzować się jakimkolwiek elementem wytworności bądź ekskluzywności. Spółka poprzez nabycie tego typu usług nie buduje w sposób szczególny swojej pozycji względem kontrahenta dążąc do wywołania po stronie kontrahenta dobrego wrażenia. Jest to zwykły posiłek w trakcie roboczego spotkania, który w relacjach realizowanych w branży, w której Spółka funkcjonuje jest rzeczą elementarnie podstawową niewywołującą po stronie kontrahentów jakichkolwiek reakcji związanej z działaniami reprezentacyjnymi.

Spółka pragnie wskazać, iż przedmiotem sprzedaży są specjalistyczne preparaty kosmetyczne, których odbiorcami są kontrahenci o ugruntowanej pozycji materialnej, dla których fakt spożycia posiłku w trakcie spotkania nie tworzy wrażenia wytworności. Trudno też w tej sytuacji uznać, iż wydatek ten w jakikolwiek sposób kreuje w sposób szczególny pozytywny wizerunek bądź kształtuje lepsze postrzeganie Spółki.

Jednocześnie Spółka wskazuje, iż art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. należy interpretować w ten sposób, iż wymienienie w tym przepisie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza, że iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Nie będą one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny, zaś w opisanym przez Spółkę stanie faktycznym trudno tego typu walor wydatkom tym przypisać.

Konkludując Spółka zwraca uwagę, iż w sytuacji, gdy:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S.D (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Spółka prowadzi działalność handlową na terytorium RP. Przedmiotem działalności jest sprzedaż artykułów z branży biotechnologicznej. Odbiorcami produktów Spółki są kliniki i gabinety kosmetyczne oraz gabinety lekarskie specjalizujące się w chirurgii plastycznej.

Spółka prowadzi sprzedaż poprzez sieć zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych.

W ramach wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów o pracę pracownicy odbywają spotkania z obecnymi oraz potencjalnymi odbiorcami towarów poza siedzibą Spółki oraz niejednokrotnie poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahentów. Często zdarza się, że spotkania te odbywają się w lokalach gastronomicznych, co jest dogodne zarówno dla pracowników jak i kontrahentów Spółki. W ramach tychże spotkań pracownicy ponoszą koszty konsumpcji (zakup napojów, posiłków).

W kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jednoznacznie wynika, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych (zakup napojów, posiłków) wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy, bądź kontraktu.

Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Jak wskazał sam Wnioskodawca serwowane posiłki oraz lokale gastronomiczne, w których odbywają się spotkania nie noszą cech okazałości i wytworności, lecz stanowią standardową, przyjętą jako zwyczajową w relacjach biznesowych oprawę (uzupełnienie spotkania biznesowego), w trakcie której pracownicy utrzymują bieżące kontakty handlowe oraz starają się pozyskać nowych odbiorców na produkty Spółki.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na "neutralnym gruncie", w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym. Wybór miejsca poza siedzibą Spółki jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Zapraszając klienta lub potencjalnego kontrahenta do restauracji pracownik Spółki poświęca im swoją uwagę, traktuje w sposób wyjątkowy "goszcząc" w imieniu Spółki. Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie "reprezentacji" pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Podsumowując, wydatki na zakup usług gastronomicznych, w związku ze spotkaniami z kontrahentami oraz potencjalnymi klientami, odbywającymi się w lokalach gastronomicznych, nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.