IPPB5/423-14/10-2/JC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na poczęstunki służbowe w kawiarniach lub restauracjach.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 grudnia 2009 r. (data wpływu 5 stycznia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań z klientami poza siedzibą Spółki - jest nieprawidłowe.

W dniu 5 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań z klientami poza siedzibą Spółki.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, która koncentruje się na udzielaniu licencji na korzystanie z dystrybuowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania. Wraz z udzielaniem licencji na oprogramowanie lub w celu umożliwienia jego udzielenia Wnioskodawca świadczy również usługi konsultingowe oraz informatyczne.

Zarówno usługi jak i oprogramowanie są produktami o wysokim stopniu skomplikowania i znaczącej wartości.

Opłaty za korzystanie z najmniej skomplikowanych produktów, przez okres jednego roku, rozpoczynają się od kilku tysięcy złotych netto, a za te najbardziej skomplikowane mogą wynosić nawet kilka milionów złotych netto rocznie za dany produkt. Wartość usług szacowana jest zwykle przy użyciu stawki 2.000 zł netto za osobodzień pracy konsultanta Wnioskodawcy.

W toku tej działalności przedstawiciele Wnioskodawcy odbywają spotkania z przedstawicielami obecnych lub potencjalnych klientów Wnioskodawcy. Podczas tych spotkań, często mających miejsce w kawiarniach lub restauracjach, w formie wspólnego posiłku lub innego poczęstunku, omawiane są warunki współpracy, bieżące zagadnienia związane ze współpracą, plany rozwoju współpracy itp. Często koszt takich spotkań pokrywany jest przez Wnioskodawcę, a wydatki tak poniesione dokumentowane są fakturami lub rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę jako nabywcę usług. Spotkania takie nie mają charakteru imprez organizowanych dla klienta lub potencjalnego klienta, przeciwnie - mają charakter roboczy, a poczęstunek to dania i napoje zamawiane z menu. Fakt, że spotkania takie organizowane są w restauracji lub kawiarni a nie w siedzibie Wnioskodawcy lub klienta wynika najczęściej ze zwyczajów panujących u klienta lub potencjalnego klienta Wnioskodawcy czy z potrzeby nawiązania lepszej a więc prowadzącej potencjalnie do zakupu oprogramowania lub usług relacji z klientem lub potencjalnym klientem.

Spotkania tego typu miały miejsce zarówno w przeszłości jak i planowane są na przyszłość.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na połączone z poczęstunkiem spotkania z przedstawicielami klientów lub potencjalnych klientów Wnioskodawcy odbywające się w kawiarniach lub restauracjach stanowią koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy w rozumieniu ustawy CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na połączone z poczęstunkiem, spotkania z przedstawicielami klientów lub potencjalnych klientów Wnioskodawcy, odbywające się w kawiarniach lub restauracjach stanowią koszty uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy w rozumieniu ustawy CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Powyższe oznacza, że nie można uznać za koszty uzyskania przychodów wyłącznie takich wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, które stanowią koszty reprezentacji. Z uwagi na brak legalnej definicji "reprezentacji" należy uznać, że ustawodawca odwołuje się do słownikowego znaczenia tego wyrazu, który według "Słownika języka polskiego" pod redakcją prof. Stanisława Dubisza oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Przyjmując takie rozumienie słowa "reprezentacja" uznać należy, że wydatki ponoszone na usługi gastronomiczne, żywność i napoje, które nie mają charakteru wystawnego lub okazałego mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawcy wydatki ponoszone w związku ze spotkaniem połączonym z poczęstunkiem nie mają charakteru wydatków na reprezentację a stanowią jedynie wypełnienie zwyczajowo przyjętych standardów takich spotkań, które prowadzone są w celu osiągnięcia nowych lub dalszego zabezpieczenia już pozyskanych źródeł przychodów. Organizacja tego typu spotkań biznesowych połączonych z poczęstunkiem jest bowiem praktyką powszechnie stosowaną a spotkania takie nie mają na celu zaimponowania kontrahentowi wystawnością czy wytwornością.

Wyrażone przez Wnioskodawcę stanowisko potwierdzają interpretacje indywidualne wydane przez: Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPB5/423-450/09-2/JC) z dnia 2 września 2009 r. oraz np. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPB5/4240-24/09-2/AM) z dnia 27 sierpnia 2009 r., w której uznano, że "posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak podstaw, aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów".

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S.D. (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W ramach prowadzonej działalności przedstawiciele Wnioskodawcy odbywają spotkania z przedstawicielami obecnych lub potencjalnych klientów. Podczas tych spotkań, często mających miejsce w kawiarniach lub restauracjach, w formie wspólnego posiłku lub innego poczęstunku, omawiane są warunki współpracy, bieżące zagadnienia związane ze współpracą, plany rozwoju współpracy itp. Często koszt takich spotkań pokrywany jest przez Wnioskodawcę a wydatki tak poniesione dokumentowane są fakturami lub rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę jako nabywcę usług.

W kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jednoznacznie wynika, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z klientami poza biurem Spółki w restauracjach, kawiarniach, lokalach gastronomicznych wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy, bądź kontraktu.

Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Jak wskazał sam Wnioskodawca spotkania z klientami poza siedzibą firmy są powszechnie stosowaną praktyką handlową oraz, iż spotkania te nie mają charakteru konsumpcyjnego a także nie mają na celu ukazania wystawności, przepychu czy też wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności.

Wnioskodawca wskazał również na fakt, iż spotkania takie organizowane są w restauracji lub kawiarni a nie w siedzibie Wnioskodawcy lub klienta wynika najczęściej ze zwyczajów panujących u klienta lub potencjalnego klienta Wnioskodawcy czy z potrzeby nawiązania lepszej, a więc prowadzącej potencjalnie do zakupu oprogramowania lub usług relacji z klientem lub potencjalnym klientem.

Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na "neutralnym gruncie", w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym. Wybór miejsca poza siedzibą Spółki jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Zapraszając klienta lub potencjalnego kontrahenta do restauracji pracownik Spółki poświęca im swoją uwagę, traktuje w sposób wyjątkowy "goszcząc" w imieniu Spółki. Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie "reprezentacji" pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa należy stwierdzić, iż wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań biznesowych z przedstawicielami klientów lub potencjalnych klientów w restauracjach, kawiarniach bądź innych lokalach gastronomicznych (wydatki na poczęstunek, posiłek) nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy podkreślić, iż przywołane przez Wnioskodawcę interpretacje organów skarbowych dotyczące przepisów prawa podatkowego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem praw i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.) źródłami powszechnie obowiązującego prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje organów skarbowych nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.