IPPB5/423-128/10-2/JC - Możliwość zaliczenia wydatków poniesionych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 lutego 2010 r. (data wpływu 1 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

W dniu 1 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest spółką z o.o. - dystrybutorem specjalizowanych obrabiarek metalu, w tym obróbki laserowej, obróbki skrawaniem itp. i organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami -zakładami produkcyjnymi. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo Wnioskodawca ustała warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Wnioskodawcy, Wnioskodawca w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem Wnioskodawcy i w takim wypadku przedstawiciel Wnioskodawcy proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. Ma to miejsce w poniższych sytuacjach: po pierwsze wówczas, gdy spotkanie odbywa się w godzinach popołudniowo-wieczornych, gdy pracownicy Wnioskodawcy, odpowiedzialni za obsługę takiego spotkania, kończą pracę. W takich sytuacjach w biurze Wnioskodawcy brak jest technicznych możliwości zorganizowania spotkania z uwagi na brak osób zajmujących się obsługą spotkania. Po drugie, brak możliwości spotkania ma miejsce również wówczas, gdy sale konferencyjne i pokoje spotkań w siedzibie Wnioskodawcy są już zajęte na prowadzone równolegle spotkania i negocjacje; z uwagi na konieczność zachowania poufności spotkań nie jest możliwe, by spotkania z klientem prowadzić w tzw. przestrzeni otwartej pracowników (tzw. open space), konieczne jest przeprowadzenie spotkania w wydzielonym pomieszczeniu. Po trzecie, spotkanie odbywa się w lokalu gastronomicznym również wówczas, gdy spotkanie jest - co do zasady zaplanowane w siedzibie klienta, a klient nie ma warunków do jego przeprowadzenia i nie planuje przyjazdu do siedziby Wnioskodawcy - przedstawiciele wnioskodawcy muszą pojechać do klienta. Klientami są zakłady produkcji przemysłowej, w których pracują lub ewentualnie pracować urządzenia wnioskodawcy (obrabiarki), a biura klientów są najczęściej lokalami znajdującymi się bezpośrednio w budynku takiego zakładu, oddzielone ściankami od hali produkcyjnej. Opisane wyżej urządzenia pracują w trybie ciągłym (często całodobowo) i generują hałas i wibracje, a wspólne toalety z pracownikami (pracującymi w trybie ciągłym) czasami nie spełniają standardów czystości, gdyż warunki ścisłej higieny nie mogą być zachowane, co wynika z istoty procesu produkcyjnego u klientów; dodatkowo, toalety często znajdują się w hali produkcyjnej. W związku z tym efektywne prowadzenie spotkań w biurze klienta nie zawsze jest możliwe. W takim wypadku przedstawiciele Wnioskodawcy proponują spotkanie w lokalu gastronomicznym w pobliżu siedziby klienta. W powyższych przypadkach Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Wnioskodawca umawia się zazwyczaj z klientem w restauracji i zamawia posiłki z menu. Spotkania takie nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy; koszt i standard spotkania nie odbiega istotnie od zwyczajowo przyjętych. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane są spotkania, nie jest chęć okazania przepychu lub wytworności, lecz zapewnienie bieżącej współpracy z klientem; ponadto są one organizowane wówczas, jeżeli z przyczyn niezależnych nie da się ich przeprowadzić w biurze Wnioskodawcy lub klienta. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Wnioskodawcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1. Wnioskodawca uważa, iż koszty spotkań w biurze Wnioskodawcy stanowią dla Wnioskodawcy w całości koszt uzyskania przychodów. Są to zwykłe koszty pośrednie prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę, niewykraczające poza zwyczajowe normy grzeczności. Nie stanowią one reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; ani celem, ani skutkiem takiej obsługi nie jest okazanie wytworności lub przepychu Wnioskodawcy, lecz zapewnienie sprawnego załatwienia spraw biznesowych. Wiadome jest, iż w przypadku spotkań przedłużających się, konieczne jest zapewnie klientowi podstawowych potrzeb biologicznych (konsumpcja ciepłego napoju, skorzystanie z toalety, zwyczajowy poczęstunek).

Ad. 2. Wnioskodawca uważa, iż w opisanym stanie faktycznym koszty spotkań poza biurem Wnioskodawcy stanowią dla Wnioskodawcy w całości koszt uzyskania przychodów. Podobnie jak w pkt 1, są to zwykłe koszty pośrednie prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę, niewykraczające poza granice reprezentacji, pojmowanej zwyczajowo jako okazywanie wytworności lub przepychu. Spotkania te odbywają się wówczas, jeżeli z obiektywnych przyczyn przeprowadzenie spotkania w biurze Wnioskodawcy lub w biurze klienta nie byłby efektywne, tj. z powodu nietypowych godzin spotkania, braku osób do obsługi spotkania lub z przyczyn dotyczących braku odpowiedniego miejsca do spotkania po stronie Wnioskodawcy lub klienta. Jest naturalne, iż w takim przypadku w celu odbycia spotkania obiera się miejsce zwyczajowo przyjęte jako miejsce do spotykania się i rozmowy osób. Pojęcie reprezentacji (wytworności, przepychu) należy rozpatrywać w świetle ogólnie przyjętych zwyczajów; nie jest więc żadną reprezentacją (okazywanie wytworności, przepychu) odbywanie spotkań z kontrahentami na zwyczajowym poziomie standardu lub kosztów, jeżeli robią to w Polsce wszystkie firmy w obrocie gospodarczym, co jest notoryjnie wiadome. O reprezentacji można byłoby mówić wówczas, gdyby Wnioskodawca organizował spotkania z kontrahentami o standardzie znacząco wyższym, aniżeli zwyczajowo przyjęte. W ocenie Wnioskodawcy, ogólnie przyjęte normy grzeczności i wychowania nie stanowią okazywania klientowi "wystawności" czy "okazałości" Wnioskodawcy, właśnie dlatego, że mają one charakter ogólny i są standardem; mogą one mieć taki skutek pośredni, nie są jednak celem podstawowym poniesionych wydatków. Wnioskodawca organizując spotkanie nie działa więc w celu "wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku", ale w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Spotkania te nie mają charakteru wystawnej imprezy, które miałyby na celu: "uwypuklenie zasobności" Wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się w zakresie:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W komentarzu pt. "Podatek dochodowy od osób prawnych" pod red. J. Marciniuka (Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H.Beck) autorzy wskazali na przykładowe wydatki na reprezentację, do których zaliczono m.in.: koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (...).

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami - zakładami produkcyjnymi. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo Wnioskodawca ustała warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Wnioskodawcy, Wnioskodawca w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się również, że spotkanie w kontrahentem ma miejsce poza biurem Wnioskodawcy i w takim wypadku przedstawiciel Wnioskodawcy proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W powyższych przypadkach Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Wnioskodawca umawia się zazwyczaj z klientem w restauracji i zamawia posiłki z menu. Spotkania takie nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy; koszt i standard spotkania nie odbiega istotnie od zwyczajowo przyjętych. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane są spotkania, nie jest chęć okazania przepychu lub wytworności, lecz zapewnienie bieżącej współpracy z klientem; ponadto są one organizowane wówczas, jeżeli z przyczyn niezależnych nic da się ich przeprowadzić w biurze Wnioskodawcy lub klienta. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Wnioskodawcę.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, iż wydatki, obejmujące koszty posiłku (np. obiadu lub kolacji) w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami, w ocenie organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Jest oczywiste, że sposób podejmowania klientów, warunki w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem ma przełożenie na sposób w jaki jest postrzegana firma organizująca spotkanie. A zatem ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Powoływanie się Wnioskodawcy na okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru wytwornego, okazałego, są powszechnie stosowane, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Wybór miejsca spotkania poza siedzibą Wnioskodawcy jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży, negocjacji biznesowych itp. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Zdaniem tut. Organu podatkowego o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki nie może przesądzać kryterium sanitarne (jak wskazuje Wnioskodawca w przedmiotowym wniosku wspólne toalety nie spełniają standardów czystości). Przepisy prawa pracy, w tym przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) w art. 207 k.p. nakładają na pracodawcę odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy.

A zatem wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast w kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzić należy, iż wydatki na napoje (kawa, herbata), cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki, podawane w siedzibie Wnioskodawcy podczas spotkań biznesowych z kontrahentami nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca może zatem zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Podsumowując, wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym i zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na napoje, słodycze, kanapki, itp. podawane podczas spotkań biznesowych w siedzibie Wnioskodawcy - jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności, nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 i Wnioskodawca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.