IPPB4/4511-630/16-2/MS - Określenie skutków podatkowych związanych ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 16 maja 2016 r. (data wpływu 20 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych - jest nieprawidłowe.

W dniu 20 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych podatkowych związanych ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Dom Pomocy Społecznej (DPS) jest jednostką organizacyjną powiatu. W ramach działań statutowych świadczy usługi pomocy społecznej z zakwaterowaniem. Dom wpisany jest do rejestru wojewody i posiada zezwolenie na prowadzenie tej działalności.

Starosta powiatu grójeckiego (jako pracodawca dyrektora DPS) od września 2012 r. podpisał umowę z Dyrektorem DPS na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W umowie ustalono limit w jazdach lokalnych 300 km oraz miesięczny ryczałt w kwocie 250,74 zł.

Dyrektor DPS w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy ma wskazaną siedzibę Domu Pomocy Społecznej.

Organem prowadzącym jest oddalone o 30 km starostwo Powiatowe. Prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych przez Dyrektora wymaga osobistego kontaktu z pracownikami wydziałów Starostwa Powiatowego, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie oraz innych instytucji i służb powiatowych (PSP, PSSE, Ośrodki Pomocy Społecznej, organizacje pozarządowe i inne). Obowiązki Dyrektora obejmują również kontakty z organem gminy, na terenie której zlokalizowany jest Dom Pomocy Społecznej. Wszystkie czynności, dla których konieczne jest przemieszczenie się pracownika w terenie wykonywane są na rzecz Domu Pomocy Społecznej. Ryczałt wypłaca Dom Pomocy Społecznej na podstawie oświadczenia pracownika w sprawie używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pomniejszony jest o 1/22 miesięcznego limitu za każdy dzień nieobecności pracownika. Płatnik potrąca od wypłaconego ryczałtu podatek dochodowy i przekazuje do Urzędu Skarbowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy otrzymana przez pracownika kwota ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych prowadzi do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy i rodzi konieczność potrącenia podatku dochodowego od osób fizycznych skoro przejazdy samochodem prywatnym są ściśle związane z wykonaniem zadań służbowych w interesie Domu Pomocy Społecznej.

Zdaniem Wnioskodawcy.

Kwota ryczałtu powinna być wypłacana tytułem kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych. Ryczałt nie powinien być kwalifikowany do przychodów w wykonywanej pray i nie powinien być opodatkowany podatkiem dochodowym. Używanie prywatnego samochodu jest wyłącznie w interesie pracodawcy i Domu Pomocy Społecznej i Jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonywanej pracy przez Pracownika - Dyrektora.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

* ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. Nr 180, poz. 1109, z późn. zm.),

* ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59 z późn. zm.),

* ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163, z późn. zm.).

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem tylko niektórych pracowników, dla których ww. ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu.

W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Stosownie do treści art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163, z późn. zm.) pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu, w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy, zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych" następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Natomiast § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jak wynika z przedstawionego we wniosku opisu Starosta powiatu grójeckiego (jako pracodawca Dyrektora DPS) od września 2012 r. podpisał umowę z Dyrektorem DPS na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W umowie ustalono limit w jazdach lokalnych 300 km oraz miesięczny ryczałt w kwocie 250,74 zł. Ryczałt wypłaca Dom Pomocy Społecznej na podstawie oświadczenia pracownika w sprawie używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pomniejszony jest o 1/22 miesięcznego limitu za każdy dzień nieobecności pracownika. Prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych przez Dyrektora wymaga osobistego kontaktu z pracownikami wydziałów Starostwa Powiatowego, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie oraz innych instytucji i służb powiatowych (PSP, PSSE, Ośrodki Pomocy Społecznej, organizacje pozarządowe i inne). Obowiązki Dyrektora obejmują również kontakty z organem gminy, na terenie której zlokalizowany jest Dom Pomocy Społecznej. Wszystkie czynności, dla których konieczne jest przemieszczenie się pracownika w terenie wykonywane są na rzecz Domu Pomocy Społecznej.

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że wypłacone Dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej kwoty ryczałtów, tytułem zwrotu kosztów używania pojazdu stanowiącego Jego własność do celów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych w jazdach lokalnych, nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy stwierdzić, że art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej odnosi się do osób będących pracownikami socjalnymi, a więc takich, które są zatrudnione na stanowisku pracownika socjalnego. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej nie jest zatrudniony na takim stanowisku, a zatem nie jest on uprawniony do skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, otrzymana przez pracownika - Dyrektora kwota ryczałtu tytułem zwrotu kosztów używania samochodu osobowego stanowiącego Jego własność do celów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych stanowi jego przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wnioskodawca, jako płatnik ma obowiązek doliczyć ww. ryczałt do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.