IPPB4/415-847/14-4/MS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 25 października 2014 r. (data wpływu 28 października 2014 r.) uzupełnione pismem z dnia 7 stycznia 2015 r. (data nadania 9 stycznia 2015 r., data wpływu 12 stycznia 2015 r.) na wezwanie Nr IPPB4/415-847/14-2/MS z dnia 22 grudnia 2014 r. (data nadania 22 grudnia 2014 r., data doręczenia 2 stycznia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy i obowiązków płatnika - jest prawidłowe.

W dniu 28 października 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy i obowiązków płatnika.

Z uwagi na braki formalne, pismem Nr IPPB4/415-847/14-2/MS z dnia 22 grudnia 2014 r. (data nadania 22 grudnia 2014 r., data doręczenia 2 stycznia 2015 r.) tutejszy organ wezwał Wnioskodawcę o wyjaśnienie, czy w złożonym wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego Wnioskodawcą jest Pan I., czy Przedsiębiorstwo F. I. oraz doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

Pismem z dnia 7 stycznia 2015 r. (data nadania 9 stycznia 2015 r., data wpływu 12 stycznia 2015 r.) Wnioskodawca uzupełnił wniosek w terminie.

We wniosku i uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W celu bezpośredniego dotarcia do klientów rozproszonych na terenie całej Polski przedsiębiorstwo Wnioskodawcy zajmujące się m.in. dystrybucją materiałów budowlanych zamierza zatrudnić na podstawie umowy o pracę kierowców samochodów o ładowności poniżej 3,5 tony. Miejsce świadczenia pracy kierowcy będą mieli określone obszarowo jako teren kraju. W związku z realizacją bezpośredniej dostawy towaru każdy z pracowników zobowiązany będzie do osobistych wyjazdów do klienta. Oprócz wyjazdów jednodniowych, kierowcy będą także odbywać dwudniowe wyjazdy aby nie ponosić dodatkowych kosztów związanych z powrotem do siedziby. Podczas wyjazdów dwudniowych kierowcy będą ponosić koszty noclegu w hotelu. Ponadto za czas trwania dłuższych wyjazdów pracownikom będą wypłacane diety na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że prace wykonywane przez kierowców polegające na dystrybucji materiałów budowlanych są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Są to wyjazdy poza miejscowość, w której znajduje się miejsce wykonywania pracy. Każdy wyjazd polegający na dystrybucji materiałów budowlanych zleca pracodawca. Wnioskodawca zamierza wypłacać diety oraz zwracać koszty noclegu do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., poz. 167. Koszty noclegów będą udokumentowane rachunkami lub fakturami.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca postąpi prawidłowo w kategoriach przychodu pracownika ze stosunku pracy i nie będzie pobierać w takiej sytuacji oraz odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do zwrotu poniesionych kosztów noclegu oraz wypłaconej diety, jeżeli potrzeba noclegu oraz dieta jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez danego pracownika. Uznając jednocześnie takie wydatki jako należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, biorąc pod uwagę definicję podróży służbowej zawartą w art. 77 (5) Kodeksu pracy oraz uznając ww. wyjazdy kierowców samochodu do 3,5 tony w celu wykonania zadania przewozowego poza siedzibę pracodawcy jako podróż służbową dla tej grupy pracowników zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców.

Zdaniem Wnioskodawcy.

Przedsiębiorstwo uważa, że wyjazdy kierowców samochodów do 3,5 tony w celu wykonania zadania przewozowego można uznać za podróż służbową a ww. należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (diety, zwrot kosztów noclegu), korzystają ze zwolnienia od podatków dochodowego na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalentyza niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednakże zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przedmiotowe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębne przepisy, o których mowa powyżej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzeniu obowiązującym od dnia 1 marca 2013, w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Zatem należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące między innymi diety, zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, a także innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej ww. rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Podstawowym warunkiem otrzymania należności przewidzianych wyżej wymienionymi rozporządzeniami jest jednak odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), który stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową, zgodnie z tą definicją, jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Zacytowana definicja ma charakter ogólny, co oznacza, że swoim zakresem obejmuje wszystkich pracowników, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym wskazano natomiast, że Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo, w którym zatrudnia kierowców samochodów o ładowności poniżej 3,5 tony.

Powyższe sprawia, że w opisanej we wniosku sytuacji odwołać należy się do definicji zawartej w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92, poz. 879, z późn. zm.). Powołana ustawa, zgodnie z zakresem określonym w jej art. 1, obejmuje bowiem trzy sfery zagadnień, dotyczących pracowników - kierowców i zatrudniających ich pracodawców, do których zaliczyć należy zasady odnoszące się do organizacji czasu pracy kierowców, zasady dotyczące obowiązków pracodawców w zakresie wykonywania przewozów drogowych oraz zasady stosowania norm dotyczących okresów prowadzenia pojazdów, obowiązkowych przerw w prowadzeniu i gwarantowanych okresów odpoczynku wynikających z Rozporządzenia WE Nr 561/2006 lub Umowy AETR. Sprawia to, że przepisy tej ustawy, w zakresie, w jakim odnoszą się do pracowników, będących kierowcami, stanowią przepisy szczególne w stosunku do przepisów Kodeksu pracy.

W związku z powyższym wyjaśnić należy, że zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców określenie podróż służbowa oznacza każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

Przy czym, stosownie do art. 2 pkt 4 lit. a za stanowisko pracy kierowcy uważa się siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Ze zdarzenia przyszłego wynika również, że z tytułu wykonywania podróży służbowych, kierowcom wypłacane są zwroty kosztów noclegu oraz diety na pokrycie kosztów wyżywienia.

W związku z powyższym wskazać należy, że stosownie do art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 (tekst jedn.: innego niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej) określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W myśl § 4 tego przepisu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2. Z kolei § 5 stanowi, że w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

W rezultacie, przenosząc powyższe rozważania na grunt przedmiotowej sprawy stwierdzić należy, że w opisanej sytuacji otrzymywane przez kierowców - pracowników Wnioskodawcy diety na pokrycie kosztów wyżywienia oraz zwrot kosztów noclegu, będą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, w wysokości określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pod warunkiem jednak, że świadczenie to wypłacane będzie z tytułu odbywania przez nich podróży służbowej w rozumieniu analizowanych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.