IPPB4/415-653/11-2/MP - Możliwość przekazania podatnikowi przez płatnika informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 29 lipca 2011 r. (data wpływu 8 sierpnia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 8 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Na Spółce - jako płatniku podatku dochodowego od osób fizycznych - ciążą określone w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) obowiązki związane z informowaniem pracowników (podatników) o wysokości dochodu uzyskanego w roku podatkowym. Zgodnie bowiem z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5.

Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Ponadto - zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Wnioskodawca ma zamiar wypełnić obowiązek wynikający z powyższych przepisów m.in. poprzez przekazanie informacji PIT-11 za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przekazywany przez Spółkę PIT-11 będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. Spółka przekazując swoim pracownikom informację PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, na podany przez pracownika adres, realizuje obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji.

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka stwierdza, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie regulują wprost zasad przekazywania deklaracji oraz informacji podatkowych pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. Istnieją natomiast przepisy, które dotyczą sposobu przekazywania - za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - deklaracji, w sytuacji kiedy stroną tej czynności jest podmiot publicznoprawny. Zgodnie zaś z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) deklaracje, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz. U. Nr 246, poz. 1817 z późn. zm.), mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pod pojęciem deklaracji należy rozumieć - zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej - również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż informacja PIT-11, znajduje się w zakresie pojęciowym deklaracji w rozumieniu Ordynacji podatkowej.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, iż jak wynika z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej - deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

W świetle przytoczonych wyżej przepisów Wnioskodawca stwierdza, że przepisy regulują jedynie zasady składania organom podatkowym niektórych deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Brak jest zatem regulacji, które bezpośrednio normowałyby sposób przekazywania deklaracji (w przedmiotowym stanie faktycznym informacji PIT-11) przez płatnika na rzecz podatników. Również przepisy o doręczeniach zawarte w Ordynacji podatkowej nie mogą mieć zastosowanie w omawianym przypadku, gdyż dotyczy on jedynie stron postępowania oraz podmiotów działających w imieniu strony. Zgodnie bowiem z art. 144a § 1 Ordynacji podatkowej doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę. Ponadto przepis ten dotyczy doręczeń tylko w postępowaniu podatkowym, o czym świadczy fakt umiejscowienia go w Dziale IV Ordynacji podatkowej zatytułowanym "Postępowanie podatkowe".

W świetle powyższego należy stwierdzić, że zasady doręczania deklaracji, w tym informacji PIT-11, pomiędzy podmiotami prywatnymi nie zostało uregulowane w obowiązujących przepisach podatkowych, zatem należy w tym zakresie zastosować ogólne zasady wynikające z powszechnego rozumienia pojęcia doręczenie.

"Doręczenie" jako oddanie czegoś do rąk; przyniesienie na miejsce przeznaczenia; dostarczenie należy zatem rozumieć literalnie. Doręczenie deklaracji przez płatnika może zatem nastąpić przez bezpośrednie doręczenie przez płatnika deklaracji w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata (np. w miejscu pracy), czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn. z 2008 r. Dz. U. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.). W ocenie Wnioskodawcy nie ma również przeszkód, aby informację PIT-11 doręczać swoim pracownikom za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny wskazany przez pracownika właśnie do tego celu. Wskazać przy tym należy, że przekazywana pracownikowi informacja PIT-11 będzie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przytoczonych wyżej przepisów, nie ma przeszkód prawnych do tego, aby Spółka przekazywała swoim pracownikom informację PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, spełniając tym samym obowiązek określony w art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym warunkiem koniecznym do spełnienia powyższego obowiązku jest:

Wnioskodawca wskazuje, iż niezależnie od powyższego, prawną możliwość doręczania informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej potwierdzają również sądy administracyjne. W wyroku z dnia 22 października 2007 r. WSA w Poznaniu (sygn. I SA/Po 486/10) stwierdził m.in. że: "W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot. Jednocześnie podkreślić należy, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje. W konsekwencji za trafne należy uznać, podniesione w skardze, zarzuty naruszenia: art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 u.p.d.o.f., poprzez ich niewłaściwą interpretację oraz art. 3a i 3b O.p. i § 2 pkt 4, § 5 ust. 1 i 2, § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków organizacyjno - technicznych przez ich niewłaściwe zastosowanie.".

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Ponadto, zgodnie z art. 39 ust. 2 ww. ustawy, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Na mocy zaś art. 45b ww. ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

Określone rozporządzeniu Ministra Finansów formularze druków są formularzami urzędowymi, które należy stosować do przychodów, dochodów (strat). Deklaracjami podatkowymi są zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku oraz przez tę osobę podpisana. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane są jej przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Zgodnie z art. 3a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 3a § 2 ww. ustawy organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie dokumentu elektronicznego, złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stosownie do art. 3a § 3 ww. ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz częstotliwość składania deklaracji.

Treść art. 3b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

Natomiast treść art. 3b § 2 ww. ustawy stanowi, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.), ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot. Jednocześnie należy podkreślić, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Reasumując, brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie deklaracji, o której mowa w art. 39 ust. 1 podatnikom przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres wskazany przez podatnika. Zatem płatnik przekazując swoim pracownikom informację PIT-11 w powyższej formie realizuje swój obowiązek w świetle art. 39 ust. 1 i 2.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.