IPPB4/415-376/13-4/JK2

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 5 czerwca 2013 r. (data wpływu 7 czerwca 2013 r.) oraz w piśmie z dnia 14 sierpnia 2013 r. (data nadania 14 sierpnia 2013 r., data wpływu 16 sierpnia 2013 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie z dnia 5 sierpnia 2013 r. IPPB4/415-376/13-2/JK2 (data nadania 5 sierpnia 2013 r., data doręczenia 7 sierpnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy oraz obowiązków płatnika - jest prawidłowe.

W dniu 7 czerwca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy oraz obowiązków płatnika i uznania za podróż służbową podróży pracowników wykonywanych na polecenie Wnioskodawcy związku koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego pracownika.

Z uwagi na braki formalne, pismem Nr IPPB4/415-376/13-2/JK2 z dnia 5 sierpnia 2013 r. (data nadania 5 sierpnia 2013 r., data doręczenia 7 sierpnia 2013 r.) tut. organ wezwał Wnioskodawcę do doprecyzowania stanu faktycznego oraz sformułowania pytania Nr 1, które winno być związane z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będącymi przedmiotem interpretacji indywidualnej oraz przyporządkowane do przedstawionego stanu faktycznego i dotyczyć indywidualnej sprawy Spółki oraz przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego odnośnie sformułowanego pytania Nr 1.

Pismem z dnia 14 sierpnia 2013 r. (data nadania 14 sierpnia 2013 r., data wpływu 16 sierpnia 2013 r.) Wnioskodawca uzupełnił wniosek w terminie.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka (Wnioskodawca) zatrudnia pracowników, którzy wykonują prace polegające w szczególności na dokonywaniu napraw i konserwacji taboru kolejowego (dalej: pracownicy). W umowach o pracę zawieranych z pracownikami (dalej: umowy), jako miejsce wykonywania pracy wskazana jest miejscowość, w której znajduje się węzeł kolejowy. Miejscowość wskazana w umowie z reguły nie jest miejscowością, w której siedzibę ma Spółka. W wielu wypadkach również pracownicy nie mają miejsca zamieszkania w miejscowości wskazanej w Umowie. Pracownicy nie zawsze wykonują zadania służbowe na terenie wskazanego w umowie węzła kolejowego. Dlatego w zależności od potrzeb, Spółka może wydawać Pracownikom polecenia wykonywania przez nich pracy w innych miejscach. Do takich sytuacji dochodzi w szczególności, jeżeli dokonanie naprawy uszkodzonego w wyniku awarii pojazdu trakcyjnego, który znalazł się terenie innego węzła kolejowego niż węzeł kolejowy wskazany w Umowie. Z tytułu wykonywania przedmiotowych zadań służbowych poza miejscem pracy wskazanym w umowie, Spółka oprócz przewidzianego w umowie wynagrodzenia wypłaca należności, które obejmują diety oraz zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb Pracownika (dalej: diety i inne należności).

W uzupełnieniu z dnia 14 sierpnia 2013 r. (data wpływu 16 sierpnia 2013 r.) Spółka wskazała, że pytania postawione we wniosku dotyczą okresu od 8 lutego 2011 r. do dnia 5 czerwca 2013 r. W ocenie Spółki prace wykonywane przez jej pracowników polegające w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych, niż węzeł kolejowy są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Należy jednak zaznaczyć, iż Spółka we wniosku z dnia 5 czerwca 2013 r. zadała pytanie Nr 1: "Czy podróże Pracowników wykonywane na polecenie Wnioskodawcy w związku z koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego pracownika, mogą być uznane za podróż służbową..." W związku z powyższym to na organie podatkowym rozpatrującym przedmiotowy wniosek o interpretacje spoczywa obowiązek dokonania oceny czy w świetle przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego, przedmiotowe podróże mogą być uznane za podróż służbową, a w konsekwencji ocenę czy Diety i inne należności przysługujące Pracownikom spełniają warunki do zwolnienia ich spod podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.

Spółka przez inne wydatki określone odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika rozumie m.in. przejazdy pracowników taksówkami w przypadku braku dostępnych innych środków transportu. Spółka w przypadku niektórych pracowników wydaje zgodę na korzystanie przez nich w podróży służbowej z samochodów nie będących własnością Spółki. W takim przypadku pracownikom przysługuje zwrot kosztów w wysokości iloczynu stawki 0,5 zł (do dnia 31 grudnia 2011 r. obowiązywała stawka 0,4 zł) i ilości kilometrów wskazanych jako najkrótsza trasa, zgodnie z mapą samochodową (www.maps.google.pl). W przypadku rozbieżności pracownik jest zobowiązany dołączyć do rozliczenia delegacji stosowne oświadczenie z wyjaśnieniem przyczyn rozbieżności dotyczących ilości przejechanych kilometrów. Zwrot kosztów następuje na podstawie prawidłowo wypełnionej ewidencji przebiegu pojazdu.

Spółka dokonuje wszelkich wypłat związanych z podróżami służbowymi zarówno krajowymi i zagranicznymi, do wysokości limitów określonych w odpowiednich przepisach, tj. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) w okresie ich obowiązywania, zaś od 1 marca 2013 r. w wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Koszty dojazdu, noclegów oraz inne wydatki związane z uzasadnionymi potrzebami pracowników co do zasady są dokumentowane fakturami, rachunkami lub biletami. W większości przypadków noclegi oraz uzasadnione przejazdy pracowników taksówkami są zamawiane bezpośrednio przez Spółkę, w związku z czym pracownicy w podróży służbowej co do zasady nie ponoszą wydatków z własnych środków na poczet przedmiotowych kosztów, ani nie otrzymują od Wnioskodawcy zaliczek na nie. W przypadku gdy pracownik sam uiszcza opłaty za noclegi lub ponosi inne uzasadnione wydatki i zagubi rachunek lub fakturę, pracownik w niektórych przypadkach otrzymuje zwrot poniesionych przez niego kosztów na podstawie przedstawionego przez niego oświadczenia. Pracownicy są obowiązani do dokonania rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową w ciągu 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy podróże pracowników wykonywane na polecenie Wnioskodawcy związku koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego pracownika, mogą zostać uznane za podróż służbową.

2. Czy w przedmiotowym stanie faktycznym diety i inne należności przysługujące Pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

3. Czy Wnioskodawca działający jako płatnik jest zwolniony od obowiązku obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych diet i innych należności.

Zdaniem Wnioskodawcy, w ocenie Wnioskodawcy na wskazane powyżej pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Diety i inne należności otrzymywane przez pracowników, mające na celu rekompensatę kosztów utrzymania związanych z wykonywaniem pracy poza miejscem zamieszkania pracownika, winny zostać uznane za zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: podatek dochodowy). W konsekwencji ich wypłata nie powoduje powstania obowiązku odprowadzenia zaliczki na przedmiotowy podatek.

Zgodnie z art. 77 (5) § 1 ustawy dnia 26 czerwca 1976 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej: Kodeks pracy) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Miejsce pracy musi zostać wskazane w umowie o pracę (art. 29 § 1 Kodeksu pracy).

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej: u.p.d.o.f.) diety i inne należności przysługujące pracownikowi za czas podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub rozporządzeniach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Aktem prawnym, do którego odwołuje się art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.; dalej: Rozporządzenie). Z powołanego powyżej art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wynika, że niezbędnym warunkiem dla skorzystania ze zwolnienia podatkowego, o którym mowa w tym przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

u. p.d.o.f. nie definiuje pojęcia "podróży służbowej". Dla określenia zakresu przedmiotowego terminu pomocne mogą się zatem okazać inne przepisy u.p.d.o.f. oraz postanowienia Kodeksu pracy. Pojęcie "podróży służbowej" jest przy tym, stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny (dalej: WSA) w Gliwicach w wyroku z 10 sierpnia 2011 r., sygn. I SA/Gl 272/11, zasadniczym elementem konstrukcji przedmiotowego zwolnienia podatkowego, a więc - określonego stanu podatkowoprawnego, z którym ustawa podatkowa łączy skutki prawne. Aby zatem ocenić zasadność zastosowania zwolnienia, należy ustalić czy w świetle u.p.d.o.f. wyjazdy Pracowników mogą zostać uznane za podróż służbową.

Sądy administracyjne dokonując wykładni art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym, przyjmują, że: "podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej mu przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania." (tak: WSA w Warszawie w prawomocnym wyroku z 3 marca 2011 r. sygn. III SA/Wa 1358/10). Uznanie, że dana podróż jest podróżą służbową determinują zatem dwa czynniki: fakt wydania przez pracodawcę polecenia służbowego realizacji konkretnego zadania oraz to, że przedmiotowe zadanie realizowane jest poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem wykonywania pracy.

Nie budzi wątpliwości spełnienie pierwszej z wymienionych przesłanek. Pracownicy odbywają bowiem podróże jedynie na wyraźne polecenie Spółki, które związane jest z koniecznością realizacji konkretnego zadania (np. naprawy pojazdu uszkodzonego w wyniku awarii lub przejazdu związanego z realizacją konkretnego zamówienia złożonego przez kontrahenta Spółki).

Ponieważ Pracownicy co do zasady nie wykonują pracy w siedzibie Spółki, to za miejsce pracy dla potrzeb art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., powinno być uznane miejsce pracy Pracownika. Z art. 29 Kodeksu pracy wynika z kolei, że miejscem pracy jest miejscowość wskazana w zawartej na piśmie umowie o pracę (w tym wypadku miejscowość odpowiadającą lokalizacji węzła kolejowego). Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 11 stycznia 2010 r., sygn. IPPB1/415-830/09-5/EC: "zwolnienie z podatku dochodowego (...) diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy." W konsekwencji postanowienia umowy determinują kwalifikację danej miejscowości jako miejsca pracy pracownika.

Przedmiotowe ograniczenie powoduje, że Pracownik nie znajduje się w podróży służbowej w rozumieniu u.p.d.o.f. podczas wykonywania pracy na terenie węzła kolejowego w miejscowości wskazanej w Umowie, nawet jeżeli miejscowość ta nie jest jego miejscem zamieszkania i Pracownik ponosi dodatkowe koszty związane do dojazdem do tej miejscowości. Jeżeli jednak na polecenie Spółki Pracownik odbędzie podróż w celu wykonania zadania służbowego (np. w celu dokonania naprawy pojazdu lub przeprowadzenia go w określone miejsce) poza miejscowość wskazaną w Umowie, to odbyta podróż winna być traktowana jako podróż służbowa, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy odpowiedzieć twierdząco na pytanie Wnioskodawcy dotyczące kwalifikacji podróży pracowników jako podróży służbowych w rozumieniu u.p.d.o.f.

Uznanie danej podróży pracownika za podróż służbową powoduje, że należności wypłacane z tego tytułu przez pracodawcę, podlegają zwolnieniu podatkowemu do wysokości określonej w Rozporządzeniu.

Mechanizm wykładni art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA) w wyroku z 7 października 2009 r., sygn. II FSK 757/08. W ocenie Sądu w sytuacji, w której: miejscem wykonywania pracy przez zatrudnionych pracowników (...) jest siedziba firmy. Pracownicy wykonują pracę polegającą na stałych wyjazdach krajowych i zagranicznych. (...)", a jednocześnie: "z tytułu odbytych wyjazdów służbowych przysługują im diety i inne należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju lub poza granicami kraju.", to: Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, (...)." Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 4 października 2010 r., sygn. IPPB4/415-549/10-4/MP, w której stwierdził, że: "jeżeli pracownik wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową w rozumieniu powołanego art. 77 (5) Kodeksu pracy, tzn. odbywane są w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków do zwolnienia".

Powołana interpretacja znajduje zastosowania w stosunku do maszynistów i innych pracowników kolei. W uzasadnieniu powołanego powyżej wyroku WSA w Warszawie z 3 marca 2011 r. czytamy: wyjazdy maszynistów poza miejscowość wskazaną w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy stanowią podróż służbową, zaś diety inne należności za czas tych podróży służbowych podlegają zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit, a) u.p.d.o.p., oczywiście do wysokości limitów wskazanych w tym przepisie. O zasadności objęcia zwolnieniem podatkowym diet pracowników kolei wypowiedział się również WSA w Krakowie w prawomocnym wyroku z 4 października 2007 r., sygn. akt: I SA/Kr 1552/04.

W ocenie Wnioskodawcy interpretacja przedstawiona przez sądy administracyjne i organy podatkowe znajdzie zastosowanie do pracowników w sytuacji, w której będą oni musieli odbyć podróż poza miejsce pracy wskazane o zawartej przez nich umowie o pracę, o ile podróż ta będzie związana z wykonaniem ściśle określonym obowiązków służbowych (np. naprawy danego pojazdu trakcyjnego lub przeprowadzenia go do wskazanego miejsca przeznaczenia). Ponieważ diety i inne należności wypłacane pracownikom stanowią należności przysługujące za czas podróży służbowej w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f., to stosownie do dyspozycji przedmiotowego przepisu winny one zostać zwolnione od opodatkowania podatkiem dochodowym do wysokości określonej na podstawie przepisów Rozporządzenia. Z uwagi na zastosowanie przedmiotowego zwolnienia, Spółka nie jest w tym zakresie zobowiązana do obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych Pracownikom Diet i innych należności do wysokości wynikającej z Rozporządzenia.

W związku z powyższym w ocenie Wnioskodawcy, należy odpowiedzieć twierdząco pytania numer 2 i 3 zadane w niniejszym wniosku.

Niniejsza interpretacja dotyczy możliwości zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy (pyt. Nr 2) oraz obowiązków płatnika (pyt. Nr 3). Natomiast w zakresie uznania za podróż służbową podróży pracowników wykonywanych na polecenie Wnioskodawcy związku koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego pracownika (pyt. Nr 1) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu fatycznego uznaje się za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że z tytułu podróży służbowej Spółka wypłaca zatrudnionym pracownikom należności, które obejmują diety oraz zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika. Do innych wydatków określone odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika Spółka zalicza m.in. przejazdy pracowników taksówkami w przypadku braku dostępnych innych środków transportu. Spółka w przypadku niektórych pracowników wydaje zgodę na korzystanie przez nich w podróży służbowej samochodów nie będących własnością Spółki.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, w odniesieniu do podróży służbowych na obszarze kraju, w stanie prawnym obowiązującym do dnia 28 lutego 2013 r. są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), w odniesieniu do podróży zagranicznych do dnia 28 lutego 2013 r. przepis rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.), natomiast w stanie prawnym od dnia 1 marca 2013 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

W przypadku krajowych podróży służbowych dieta wynosi 23 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży (§ 4 ust. 1).

W myśl § 5 ust. 1 cyt. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Zgodnie zaś z § 5 ust. 3 tego rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 z późn. zm.).

Na podstawie § 7 rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (ust. 1). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (ust. 2).

Stosownie do § 8a ust. 3 tego rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zbliżone unormowania zawiera rozporządzenie MPiPS w sprawie zagranicznych podróży służbowych. Przepis § 2 tego rozporządzenia stanowi, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

W przypadku zagranicznych podróży służbowych dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do tego rozporządzenia (§ 4 ust. 1 i 2).

Z przepisu § 8 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, iż środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 8 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepis § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia stanowi, iż za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 z późn. zm.).

Na podstawie § 9 rozporządzenia, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (ust. 1). Jednakże, jak wynika z § 9 ust. 3 tego rozporządzenia, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Jednocześnie na podstawie § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Natomiast w myśl § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265).

Jak stanowi § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2). W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3).

W myśl § 7 ust. 1 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie do § 9 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).

Natomiast zgodnie z § 13 ust. 1 Rozdziału 3 ww. rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (ust. 2 § 16 rozporządzenia).

Zgodnie z § 17 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Zatem przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety, zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do tej sytuacji należy uznać, że przepisy ww. rozporządzeń nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, ponadto być prawidłowo udokumentowane. Do wskazanych wydatków można zaliczyć przejazdy wynajętymi taksówkami. Zatem wydatki poniesione na przejazdy taksówkami podlegają zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie należy zauważyć, że stosownie do postanowień przepisów prawa pracy w zakresie podróży służbowych pracowników, nie jest możliwe pokrywanie przez pracodawcę kosztów przejazdu pracownika samochodem osobowym na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia MPiPS w sprawie krajowych podróży służbowych obowiązującego do 28 lutego 2013 r., § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia MPiPS w sprawie zagranicznych podróży służbowych obowiązującego do 28 lutego 2013 r. oraz § 2 ust. 2 lit. d rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r., gdyż przedmiotowe regulacje odnoszą się wyłącznie do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów i noclegów (np. zwrotu kosztów telefonicznych rozmów służbowych). Tym samym ww. regulacje nie mogą mieć zastosowania zwrotu kosztów przejazdu samochodem osobowym, na pokrycie których zgodnie z przepisami rozporządzeń pracownikom odbywającym podróże służbowe przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Ponadto warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego też w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy - Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Jak już wcześniej wskazano zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od odbycia przez pracownika podróży służbowej.

Z przedstawionego uzupełnienia wniosku wynika, że prace wykonywane przez pracowników Spółki polegające w szczególności na naprawie pojazdów trakcyjnych w miejscach innych, niż węzeł kolejowy są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Zatem należy stwierdzić, że przysługujące pracownikom diety oraz zwrot kosztów dojazdu (w tym przejazd samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy), noclegów oraz innych wydatków określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika (m.in. przejazd taksówkami) stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystający ze zwolnienia z opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji na Wnioskodawcy nie będzie ciążył z tego tytułu obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odnosząc się do powołanych we wniosku wyroków sądowych oraz indywidualnych interpretacji należy stwierdzić, że rozstrzygnięcia te zapadły w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego interpretację. Orzeczenia sądów administracyjnych nie stanowią wiążącej wykładni ani źródła prawa powszechnie obowiązującego, tym samym nie stanowią podstawy wydania interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.