IPPB3/423-838/09-2/EŻ - Zaliczenie kosztów organizacji akcji marketingowej i wyjazdu do Meksyku dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 19 listopada 2009 r. (data wpływu 23 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów podatkowych - jest prawidłowe.

W dniu 23 listopada 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów podatkowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest producentem drzwi i okien. Swoje wyroby sprzedaje poprzez sieć firm współpracujących w oparciu o zawarte umowy handlowe. W celu zwiększenia sprzedaży (lub utrzymania jej na wysokim poziomie w okresie kryzysu gospodarczego), Spółka podejmuje różne działania mające na celu aktywizację oraz podniesienie motywacji ww. firm. W 2009 r. Spółka podpisała umowę z firmą zewnętrzną, w której zleciła tej firmie organizację oraz prowadzenie akcji marketingowej - Konkursu "...." przy użyciu wszelkich środków przekazu i narzędzi promocyjnych. W ramach tej akcji marketingowej zgodnie z umową firma zewnętrzna opracowywała strategię scenariusza, regulamin konkursu, wymogi zdobycia poszczególnych nagród, terminy zgłoszeń, przygotowała, obsługiwała i dokonywała aktualizacji strony internetowej Konkursu oraz bazy danych on-line, opracowywała materiały informacyjne, nabywała towary i usługi w ramach prowadzonego Konkursu i przekazywała je uczestnikom konkursu, a także przygotowała i przeprowadziła imprezę finałową, podczas której zostali wyłonieni zwycięzcy Konkursu. Uczestniczy Konkursu otrzymali wyznaczone targety obrotowe na każdy miesiąc trwania konkursu. Rywalizacja między uczestnikami polegała na osiąganiu jak najlepszych wyników sprzedaży w rankingu regionalnym i ogólnopolskim. Główną nagrodą w ramach programu jest wyjazd do Meksyku dla pracowników firm, (realizowany na podstawie odrębnej umowy z tą samą formą zewnętrzną), które uzyskały najwyższy wskaźnik przekroczenia założonych siedmiomiesięcznych targetów sprzedaży. Wraz z ta grupą w wyjeździe (na podstawie delegacji służbowej) wzięli udział 3 pracownicy Wnioskodawcy jako przedstawiciele organizatora i sponsora konkursu. Wyjazd do Meksyku zarówno dla osób wygrywających, jak i pracowników Spółki został zakupiony i w całości opłacony przez Wnioskodawcę. W trakcie wyjazdu pracownicy Spółki prezentowali ofertę Spółki oraz prowadzili szkolenia w zakresie sprzedaży okien i drzwi produkowanych przez Wnioskodawcę, zapoznawali uczestników wyjazdu z technologią produkcji, stosowanymi w Spółce systemami: zarządzania jakością, obsługi posprzedażnej, kontaktów z klientem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy koszty całej akcji marketingowej i koszty zakupu i organizacji wyjazdu do Meksyku dla pracowników firm wygrywających konkurs oraz dla 3 pracowników Wnioskodawcy stanowią koszty uzyskania przychodu...

Zdaniem Wnioskodawcy, wszelkie koszty poniesione przez Spółkę w związku z organizacją konkursu oraz koszty zakupu wycieczki do Meksyku dla pracowników firm, które uzyskały najwyższą sprzedaż towarów Wnioskodawcy, a także koszty zakupu wycieczki dla 3 pracowników Spółki stanowią koszty uzyskania przychodu, bowiem zostały poniesione bezpośrednio w celu uzyskania tych przychodów. Regulamin przeprowadzenia konkursu, szczegółowe targety sprzedaży oraz nagrody dla zwycięzców zostały wyznaczone i ogłoszone wraz z rozpoczęciem konkursu. W wyniku przeprowadzonego konkursu i starań uczestników o uzyskanie wygranej - doszło do zwiększenia sprzedaży towarów Spółki (szczególnie w przypadku zwycięzców) lub do utrzymania sprzedaży na wysokim poziomie (co w sytuacji kryzysu gospodarczego również należy uznać za istotny efekt akcji konkursowej).

Po przeanalizowaniu przedstawionego stanu faktycznego oraz obowiązującego stanu prawnego stwierdzam, co następuje:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z powyższego przepisu wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów kosztów ich uzyskania, pod tym jednak warunkiem, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma, bądź też może mieć wpływ na wielkość osiąganych przychodów lub służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Warunkiem zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest również to, aby dany wydatek nie był zawarty w katalogu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty promocji, reklamy i marketingu. Są to szeroko rozumiane działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Mogą być one realizowane za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić promocję, reklamę towaru, usługi, a także promocję reklamę firmy (przedsiębiorstwa).

Aby wydatki wskazane we wniosku uznać za koszt uzyskania przychodów, należy ustalić, czy nie są one kosztem reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie bowiem z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. Zatem należy odwołać się do wykładni językowej tego pojęcia. "Słownik języka polskiego" pod redakcją profesora Stanisława Dubisza definiuje reprezentację jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów. W określeniu reprezentacja mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług.

Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług. Dobre reprezentowanie, wywołujące korzystne postrzeganie przedsiębiorcy przez podmioty zewnętrzne, może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów, czy też innych okolicznościach.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka organizuje poprzez firmę zewnętrzną akcję marketingową - konkurs "...", w ramach której opracowano m.in. strategię scenariusza oraz regulamin konkursu. Rywalizacja między uczestnikami polegała na osiąganiu jak najlepszych wyników sprzedaży w rankingu regionalnym i ogólnopolskim, główną nagrodą dla laureatów konkursu był wyjazd do Meksyku.

Mając na względzie przedstawiony przez Wnioskodawcę stan faktyczny oraz przytoczone przepisy prawa, stwierdzić należy, iż wymienione powyżej działania mają na celu zwiększenie osiąganego przychodu, ponieważ organizowanie konkursu jest środkiem zmierzającym do wzrostu sprzedaży produktów Wnioskodawcy. Tym samym istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi kosztami a przychodami Spółki. Warunkiem zaliczenia ich do kosztów podatkowych jest wykazanie przez podatnika (na którym ciąży zarówno obowiązek odpowiedniego udokumentowania wydatku, jak również udowodnienia na podstawie posiadanych dokumentów) tego związku i faktu, ze wydatki nie maja charakteru wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w cytowanym wyżej art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika również, iż wraz z grupą laureatów w wyjeździe, na podstawie delegacji służbowej wzięli udział 3 pracownicy Spółki jako przedstawiciel organizatora i sponsora konkursu. W trakcie wyjazdu pracownicy Spółki prezentowali ofertę Spółki oraz prowadzili szkolenia w zakresie sprzedaży okien i drzwi produkowanych przez Wnioskodawcę, zapoznawali uczestników wyjazdu z technologią produkcji, stosowanymi w Spółce systemami: zarządzania jakością, obsługi posprzedażnej kontaktów z klientem.

Jak wskazano powyżej, kwalifikacja prawna wydatków na organizację opisanego spotkania wymaga oceny, czy zorganizowanie szkolenia, konferencji miało kształtować popyt na dystrybuowane towary Spółki, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też miało służyć budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu Jednostki. Aby udowodnić szkoleniowy charakter wyjazdu pracowników Spółki (co może budzić pewne wątpliwości w świetle użytego przez Wnioskodawcę określenia "wycieczka") Spółka musi legitymować się odpowiednimi dowodami, przykładowo: pisemny zakres szkolenia, osoby szkolące, materiały szkoleniowe, potwierdzona lista uczestników szkolenia itp.

W sytuacji, gdy głównym celem organizacji spotkania była reklama towarów oferowanych przez Wnioskodawcę i szkolenie kontrahentów a skład uczestników nie był wynikiem ich selekcji (każdy miał jednakowe szanse na wyjazd), to wydatki na organizację tego wyjazdu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku natomiast, gdy możliwość uczestniczenia w szkoleniu (konferencji) mieli faktycznie tylko wyselekcjonowani aktualni partnerzy handlowi Spółki - grupa podmiotów o określonym "potencjale zakupowym towarów", i jeśli spotkanie to zostało przygotowywane z myślą o budowaniu relacji z nimi, wydatki na jego organizację, w tym koszty usług gastronomicznych, mają charakter reprezentacyjny.

Innymi słowy, wskazane koszty mogą mieć zarówno znamiona wydatków na promocję, reklamę, jak i na reprezentację w zależności, od całokształtu okoliczności związanych z organizacją spotkania. Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby przeprowadzenia postępowania dowodowego. Ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizację spotkań z kontrahentami, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. Dodatkowo w celu oceny, czy dany rodzaj wydatku może zostać uznany za reprezentację czy inny rodzaj wydatków konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Tutejszy organ nie jest uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, które ze swej istoty nie jest postępowaniem dowodowym; możliwość taka przysługuje tylko organowi podatkowemu prowadzącemu postępowanie podatkowe lub kontrolne. Z tego względu, niniejsza interpretacja ogranicza się do wykładni przepisu art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i wskazania elementów faktycznych, które są istotne dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów.

Reasumując, wydatki na organizację spotkania szkoleniowego dla kontrahentów w celu przekazania stosownej wiedzy na temat produktów przez nią sprzedawanych, ich cech jakościowych, użytkowych czy technicznych, co do zasady, spełnia przesłanki uznania ich za koszt uzyskania przychodów, o ile przedmiotowe wydatki nie mają charakteru kosztów reprezentacji, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania (art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz wykazania, stosownie do omawianego art. 15 ww. ustawy, racjonalności dla osiągnięcia przychodu.

Należy zaznaczyć, iż na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Dlatego też Spółka powinna posiadać dowody dokumentujące szkoleniowy charakter wyjazdu, z których jednoznacznie będzie wynikać taki właśnie charakter. W tym przypadku celem udokumentowania racjonalności poniesionych wydatków w aspekcie postanowień powołanego art. 15 ust. 1 ustawy, obok dowodów księgowych, zasadnym byłoby sporządzenie dokumentacji, z której jednoznacznie będzie wynikać charakter szkoleniowy danego spotkania, zakres i rodzaj świadczonych usług gastronomicznych oraz dane identyfikacyjne uczestników i wykładowców.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M. C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.