IPPB3/423-1520/08-3/ER

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 2 października 2008 r., (data wpływu 8 października 2008 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w części zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przejazdami i zakwaterowaniem członka zarządu Spółki-jest prawidłowe, natomiast w pozostałej części dotyczącej wydatków związanych z przejazdami i zakwaterowaniem udziałowca/członka zarządu spółki matki - jest nieprawidłowe.

W dniu 8 października 2008 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia wydatków związanych z przelotami samolotowymi oraz noclegami członka zarządu Spółki oraz udziałowca spółki matki do kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

100% udziałowcem w B Hotel.... Sp. z o.o. jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, w której udziałowcami i członkami zarządu są 2 osoby fizyczne - nierezydenci. Jedna z tych osób jest członkiem zarządu w spółce B Hotel..... Spółka buduje w.... hotel. Spółka B Hotel. Sp. z o.o. nie zatrudnia pracowników. Wszelkie prace organizacyjno-zarządcze na rzecz spółki wykonują te dwie osoby (członek zarządu spółki B Hotel Ł.... oraz udziałowiec spółki matki). W tym celu ponoszone są wydatki na zakup biletów lotniczych, biletów PKP, na zakwaterowanie. Środki na pokrycie ww wydatków pochodzą z konta spółki matki, z konta spółki B Hotel. Sp. z o.o., bądź są pokrywane z prywatnych pieniędzy tych osób.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy koszty przelotów, przejazdów i zakwaterowania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki,

Koszty ponoszone na rzecz spółki B Hotel.... Sp. z o.o. przez udziałowca Spółki matki równocześnie członka zarządu Spółki B Hotel.... Sp. z o.o., są kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Wątpliwości budzą wydatki ponoszone na rzecz Spółki B Hotel.... przez udziałowca Spółki matki. Z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że wydatki związane z jednostronnym świadczeniem na rzecz udziałowców nie są kosztami uzyskania przychodów. Natomiast w przypadku Spółki B Hotel.... nie można mówić o jednostronnym świadczeniu, gdyż ponoszone koszty dotyczą prowadzonej inwestycji w Spółce. Spółka zakwalifikowała te koszty również do kosztów stanowiących uzyskanie przychodu.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji stwierdzam, że stanowisko Spółki w części zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przejazdami i zakwaterowaniem członka zarządu Spółki-jest prawidłowe, natomiast w pozostałej części dotyczącej wydatków związanych z przejazdami i zakwaterowaniem udziałowca/członka zarządu spółki matki - jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 16 ust. 38 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Tym samym powołana norma nie uznaje za koszty uzyskania przychodów świadczeń dokonywanych na rzecz udziałowców (akcjonariuszy), mających charakter jednostronny, o ile osoby te nie są pracownikami spółki dokonującej wypłaty świadczenia.

Mając na uwadze przytoczony wyżej przepis w odniesieniu się do sytuacji opisanej we wniosku należy stwierdzić, iż art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie ma w powyższej sprawie zastosowania. Jak podano we wniosku ani członek zarządu Spółki, ani członek zarządu spółki "matki" nie są bowiem udziałowcami Spółki - udziałowcem tym jest inna spółka z o.o. W takiej sytuacji zbędne jest rozważanie czy wydatki na rzecz członków zarządu mają charakter świadczeń jednostronnych.

W celu rozstrzygnięcia czy wydatki wymienione we wniosku mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów decydujące znaczenie ma wypełnienie normy art. 15 ust. 1 ustawy, który stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Przy kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z tym przychodem.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest zatem łączne spełnienie następujących przesłanek:

* wydatek został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny, a więc bezzwrotny,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) - zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego). W sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy to w myśl art. 208 § 2 oraz § 3 ustawy każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, przy czym każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób nie będących pracownikami spółki.

Aby więc Spółka mogła zaliczyć wydatki (tj. koszty przejazdu, zakwaterowania członka zarządu) do kosztów uzyskania przychodów musi wskazać, iż poniesione koszty miały wpływ na uzyskanie przez nią przychodu tzn., że w ich wyniku powstał przychód niemożliwy do uzyskania bez ich poniesienia.

Ponieważ w przedstawionej sytuacji, członka zarządu nie łączy ze spółką stosunek pracy i nie otrzymuje on wynagrodzenia z tytułu pełnionych przez siebie funkcji to przedmiotowe wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodu tylko w sytuacji, gdy Spółka wykaże bezpośredni związek pomiędzy ich poniesieniem, a osiągniętym z tego tytułu przychodem. Sprawą podstawową jest więc udowodnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem wydatków przez członka zarządu, które podlegają zwrotowi, a możliwością uzyskania przychodów przez Spółkę. W tym celu Spółka powinna dysponować dowodami poniesienia przez nią wydatków i dokumentujących związek z przychodem. Spółka powinna posiadać odpowiednią dokumentację, z której wynikałoby w jaki sposób członek zarządu wykonywał prace organizacyjno-zarządcze, np. udowodnienie z kim odbywały się spotkania w czasie pobytu członka zarządu, czego dotyczyły, jakie są ich efekty.

W tym miejscu podnieść należy, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego, w którym zastosowanie znajdą np. przepisy art. 180 i 191 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku - nie prowadzi postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby pełną i jednoznaczną ocenę istniejącego związku przyczynowo - skutkowego między wydatkiem na przejazdy, przeloty i zakwaterowanie członka zarządu Spółki a celem osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów przez Wnioskodawcę.

Ponadto, należy podkreślić, jak już wspominano, iż aby dane wydatki uznać za koszty uzyskania przychodu Spółki muszą on być ponoszone przez Spółkę. Wydatki pokrywane przez członka zarządu z jego prywatnych pieniędzy, mogą stanowić koszty Spółki tylko pod warunkiem, że będą mu one przez Spółkę zwrócone. Nieuprawnione jest natomiast zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na rzecz członka zarządu Spółki, które poniósł inny podmiot-w tym wypadku spółka "matka". Nie spełniony jest bowiem wymóg poniesienia wydatku przez podatnika.

Odnosząc się natomiast do wydatków ponoszonych przez Spółkę na dojazdy i zakwaterowanie, na rzecz członka zarządu i udziałowca innej spółki - spółki "matki", stwierdzić należy, iż nie łączy go ze Spółką BW Hotel Łódź żaden stosunek cywilnoprawny.

Jak już wspomniano, o możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych, wydatków ponoszonych na rzecz członka zarządu w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków w organie spółki przesądza fakt, że spółka z o.o. - jako osoba prawna - działa przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania. W tym przypadku koszty działalności reprezentantów stanowią koszty działalności tej osoby prawnej.

Jak wynika z wniosku Spółki, udziałowiec spółki "matki" nie jest, ani jej członkiem zarządu, ani pracownikiem. Jest on udziałowcem i jednocześnie członkiem zarządu spółki "matki", która to spółka jest odrębnym podatnikiem. Brak więc podstaw do uznania, iż wydatki ponoszone na rzecz innego podatnika mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w Spółce. Na mocy art. 15 ust. 1 ustawy nie są one bowiem związane z uzyskaniem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów dla Wnioskodawcy.

W związku z powyższym, wydatki na przejazdy i zakwaterowanie, poczynione przez Spółkę na rzecz udziałowca spółki matki, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu Spółki.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.