IPPB2/415-604/13-2/MG

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14 sierpnia 2013 r. (data wpływu 22 sierpnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków poniesionych przez kandydatów na pracowników, związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną - jest prawidłowe.

W dniu 22 sierpnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków poniesionych przez kandydatów na pracowników, związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest firmą zajmującą się świadczeniem usług outsourcingowych, głównie w obszarze księgowości i finansów oraz IT, a także usług doradczych i związanych z wdrożeniami systemów informatycznych. Spółka zatrudnia ponad 5.300 pracowników. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z dużą fluktuacją pracowników, a także sukcesywnym zwiększaniem zatrudnienia nawet o kilkaset osób rocznie, Spółka prowadzi przynajmniej kilkadziesiąt postępowań rekrutacyjnych miesięcznie. Jednocześnie, w związku z powstaniem konkurencyjnych przedsiębiorstw zatrudniających pracowników o podobnych kwalifikacjach, Spółka zmuszona jest do bardziej aktywnego poszukiwania pracowników na coraz szerszym obszarze kraju oraz poza jego granicami oraz dostosować standardy praktyk rekrutacyjnych do warunków rynkowych. W związku z tym, Spółka zamierza wprowadzić dla kandydatów na wybrane stanowiska pracy system zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną.

Spółka zamierza zwracać przede wszystkim koszty dojazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Kandydat będzie mógł odbyć podróż autobusem, pociągiem, taksówką, samolotem lub prywatnym samochodem osobowym. Ponadto, w niektórych uzasadnionych przypadkach np. gdy rozmowy kwalifikacyjne trwają dłużej niż jeden dzień, bądź nie ma możliwości przyjazdu na rozmowę i powrotu do miejsca zamieszkania w ciągu jednego dnia, Spółka rozważa możliwość zwrotu innych wydatków, a w szczególności kosztów noclegu oraz wypłatę diet.

W rozważanym przez Spółkę systemie, w przypadku rekrutacji na wybrane stanowiska kandydat składałby wniosek o zwrot poniesionych wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną. Do wniosku załączone byłyby dowody poniesienia wydatków, jak np. bilety autobusowe, kolejowe lub lotnicze, faktury za taksówkę oraz nocleg lub ewidencja przebiegu pojazdu. Ponadto, warunkiem otrzymania zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną będzie złożenie przez kandydata oświadczenia, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez niego do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka zakłada, że zwrot wydatków będzie limitowany do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy zwrot poniesionych wydatków kandydatom na pracowników, limitowany do wysokości określonej w odrębnych przepisach skutkuje u kandydatów powstaniem przychodu, który jest opodatkowany, w związku z czym Spółka ma obowiązek sporządzenia informacji PIT-8C.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej "u.p.d.o.f.") przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast na podstawie art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f. za przychody z innych źródeł, uważa się w szczególności, kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Z analizy przepisów u.p.d.o.f. w opinii Spółki wynika, że zwrot wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną stanowi dla kandydata przychód z innych źródeł.

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f. wprowadzone zostało zwolnienie od podatku dochodowego od osób fizycznych dla diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 tej ustawy.

Zgodnie z warunkami wymienionymi w art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. ww. zwolnienie z podatku można zastosować pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez kandydata do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione przez Spółkę:

Ponoszone przez Spółkę koszty refundacji wydatków związanych z podróżą kandydata na rozmowy kwalifikacyjne będą bez wątpienia w ścisłym związku z osiąganymi przychodami, gdyż zatrudnienie pracownika o określonych kwalifikacjach przekłada się bezpośrednio na możliwości świadczenia usług przez Spółkę.

Ponadto, jak wskazano w opisie stanu faktycznego, warunkiem otrzymania zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną będzie złożenie przez kandydata oświadczenia, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez niego do kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, że zwrot wydatków ponoszonych przez kandydatów w związku z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną, stanowi dla kandydata przychód, o którym mowa w art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f. zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach przy założeniu, że zwrócone wydatki nie będą zaliczone przez kandydata do kosztów uzyskania przychodu, w związku z czym na Spółce nie będzie ciążył obowiązek złożenia "Informacji o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych (PIT-8C)".

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacjach przepisów podatkowych dokonanych przez Izbę Skarbową w Katowicach z 14 listopada 2011 r. znak IBPBII/1/415 -747/11/BD oraz Drugi Mazowiecki Urzędu Skarbowego w Warszawie z 19 czerwca 2007 r. znak 1472/DPC/415-69/07/PK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 20 ust. 1 cytowanej ustawy, za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Sformułowanie "w szczególności" dowodzi, iż definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty, w związku z czym do tej kategorii zaliczyć należy również przychody inne niż wymienione wprost w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na gruncie prawa podatkowego przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest każda forma przysporzenia majątkowego (korzyść), tzn. zarówno pieniężna jak i niepieniężna. Innymi słowy, pod pojęciem tym należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka w związku z dużą fluktuacją pracowników, prowadzi przynajmniej kilkadziesiąt postępowań rekrutacyjnych miesięcznie. Jednocześnie, w związku z powstaniem konkurencyjnych przedsiębiorstw zatrudniających pracowników o podobnych kwalifikacjach, Spółka zmuszona jest do bardziej aktywnego poszukiwania pracowników na coraz szerszym obszarze kraju raz poza jego granicami. W związku z tym, Spółka zamierza wprowadzić dla kandydatów na wybrane stanowiska pracy system zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną. Spółka planuje zwracać przede wszystkim koszty dojazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Kandydat będzie mógł odbyć podróż autobusem, pociągiem, taksówką, samolotem lub prywatnym samochodem osobowym. W uzasadnionych przypadkach np. gdy rozmowy kwalifikacyjne będą trwały dłużej niż jeden dzień, bądź nie będzie możliwości przyjazdu na rozmowę i powrotu do miejsca zamieszkania w ciągu jednego dnia, Spółka rozważa możliwość zwrotu innych wydatków, a w szczególności kosztów noclegu oraz wypłatę diet. Kandydat na pracownika składałby wniosek o zwrot poniesionych wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną, dołączając do niego dowody poniesienia wydatków, tj. przykładowo bilety autobusowe, kolejowe lub lotnicze, faktury za taksówkę oraz nocleg lub ewidencję przebiegu pojazdu. Ponadto, warunkiem otrzymania zwrotu wydatków związanych z podróżą na rozmowę kwalifikacyjną będzie złożenie przez kandydata oświadczenia, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez niego do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Natomiast w myśl art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b cyt. ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

Należy zauważyć, że w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy ustawodawca posłużył się terminem "podróż" bez określenia "służbowa", dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ww. ustawy.

Odrębne przepisy, o których mowa powyżej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r.

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzeniu, w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży Krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r., poz. 21).

Natomiast w przypadku krajowych podróży służbowych dieta wynosi 30 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży (§ 7 ust. 1 ww. rozporządzenia). Pracownik nie otrzymuje diety, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Stosownie do ust. 5 § 7 ww. rozporządzenia, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia).

Natomiast w przypadku podróży zagranicznych, dieta w czasie podróży jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 rozporządzenia).

Jak stanowi § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia, wysokość diety za dobę w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Jak wynika z ust. 2 § 14 rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 3 cytowanego rozporządzenia).

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwrot poniesionych wydatków kandydatom na pracowników stanowić będzie nieodpłatne świadczenie, skutkujące powstaniem po ich stronie przychodu, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ww. ustawy, tj. przychodu z innych źródeł. Jednakże w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy przychód ten będzie wolny od podatku dochodowego, jeżeli koszty te nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów podatnika (kandydata), oraz zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez Spółkę, a zatem Spółka nie będzie zobowiązana do sporządzenia informacji PIT-8C

Przy czym podkreślić należy, że ze zwolnienia korzystać będą świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku, gdy zwrócone kandydatom przez Spółkę koszty dojazdów, noclegów oraz diety nie będą spełniać kryteriów wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lub przewyższać będą limity określony w rozporządzeniu - odpowiednio - cała kwota zwrotu kosztów lub nadwyżka ponad ustalone limity podlegać będzie opodatkowaniu, tym samym na Spółce ciążył będzie w takiej sytuacji obowiązek wykazania ich w informacji PIT-8C.

Końcowo - odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji organów podatkowych - wskazać należy, iż orzeczenia te nie są wiążące dla tutejszego organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnej, indywidualnej sprawy, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko w tej sprawie rozstrzygnięcie w każdej z nich zawarte jest wiążące. W związku z tym, organy podatkowe mimo, iż w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami - nie tylko innych organów podatkowych, jednak nie stosują wprost tych rozstrzygnięć także i z tego zwykłego powodu, że nie stanowią one materialnego prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.