Pisma urzędowe
Status: Aktualne

Pismo
z dnia 19 sierpnia 2011 r.
Izba Skarbowa w Warszawie
IPPB2/415-512/11-3/MG
Obowiązki płatnika związane ze zwrotem wydatków powiązanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli medycznych i kierownika działu przedstawicieli regionalnych.

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31 maja 2011 r. (data wpływu 13 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w sytuacji zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli medycznych i kierownika działu przedstawicieli regionalnych - jest:

* nieprawidłowe - w części dotyczącej zwrotu kosztów noclegów,

* prawidłowe - w części dotyczącej zwrotu kosztów za paliwo do samochodu służbowego oraz opłaty parkingowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w sytuacji zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy przez przedstawicieli medycznych i kierownika działu przedstawicieli regionalnych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę pracowników na stanowisku przedstawiciela medycznego i kierownika Działu Przedstawicieli Regionalnych, których miejsce pracy jest inne niż siedziba Spółki i miasto zamieszkania jest inne niż miasto siedziby Spółki.

W umowach o pracę z przedstawicielami medycznymi, jako miejsce wykonywania pracy danego pracownika jest wpisane:

* działalność na terenie województwa (wymieniona nazwa jednego województwa), lub

* działalność na terenie kilku województw (wymienione są nazwy województw dwóch lub trzech).

W umowie o pracę z kierownikiem Działu Przedstawicieli Regionalnych wpisane jest, jako miejsce wykonywania pracy - siedziba Spółki i terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Praca przedstawicieli medycznych polega na promowaniu produktów leczniczych, których producentem jest Spółka.

Przedstawiciele medyczni przeprowadzają działania promocyjno - informacyjne w hurtowniach farmaceutycznych, aptekach i placówkach medycznych takie jak:

1.

organizowanie spotkań promocyjno - informacyjnych, szkoleniowych,

2.

organizowanie prezentacji produktów leczniczych Spółki,

3.

udział w targach, zjazdach, sympozjach i konferencjach farmaceutycznych,

4.

realizowanie akcji pakietowych w hurtowniach farmaceutycznych i aptekach.

Do zadań kierownika Działu Przedstawicieli Regionalnych należy między innymi nadzór i kontrola pracy przedstawicieli medycznych promujących produkty Spółki w regionach.

Przedstawiciele medyczni faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw. Kierownik Działu Przedstawicieli Regionalnych faktycznie wykonuje pracę na terenie całej Polski. Z wykonywaną pracą związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami oraz z potencjalnymi klientami. Ponieważ wspomniane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę, jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego też względu Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych świadczeń przysługujących pracownikom, zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni pracownicy na wyżej wymienionych stanowiskach ponoszą wydatki związane z wykonywaną pracą. Do głównych wydatków należą noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe. Na potwierdzenie poniesionych wydatków pracownicy dostarczają do Spółki faktury, rachunki lub paragony. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Na fakturach i rachunkach, jako nabywca figuruje Spółka.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka powinna traktować zwrot wydatków poniesionych przez przedstawicieli medycznych i kierownika Działu Przedstawicieli Regionalnych jako przychód ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Stanowisko Wnioskodawcy:

W sytuacji przedstawionej we wniosku, poniesione przez pracowników Spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Z opisanego stanu faktycznego wynika, że wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracowników, a wyłącznie z celami służbowymi, w imieniu i na rzecz Spółki.

W związku z powyższym, zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli medycznych i kierownika działu przedstawicieli regionalnych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę, Spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz nie powinna pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe w części dotyczącej zwrotu kosztów noclegów, natomiast w części dotyczącej zwrotu kosztów za paliwo do samochodu służbowego oraz opłaty parkingowe uznaje się za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne - to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu - przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowe przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa "w szczególności" co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Stosownie do art. 31 cytowanej ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę pracowników na stanowisku przedstawiciela medycznego i kierownika Działu Przedstawicieli Regionalnych, których miejsce pracy jest inne niż siedziba Spółki, a także miasto zamieszkania jest inne niż miasto siedziby Spółki. W umowach o pracę z przedstawicielami medycznymi, jako miejsce wykonywania pracy danego pracownika wpisana jest działalność na terenie jednego lub kilku województw. W umowie o pracę z kierownikiem Działu Przedstawicieli Regionalnych, jako miejsce wykonywania pracy wpisane jest siedziba Spółki i terytorium całej Polski. Przedstawiciele medyczni faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw. Kierownik Działu Przedstawicieli Regionalnych faktycznie wykonuje pracę na terenie całej Polski. Z wykonywaną pracą związane są stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami oraz z potencjalnymi klientami. Spółka nie traktuje wspomnianych wyjazdów, jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego też względu Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych świadczeń przysługujących pracownikom, zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W trakcie wykonywania pracy pracownicy ponoszą wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Do głównych wydatków należą noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego i opłaty parkingowe. Na potwierdzenie poniesionych wydatków pracownicy dostarczają do Spółki faktury, rachunki wystawione na Spółkę lub paragony. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków, na podstawie przedłożonych dokumentów.

Treść nakreślonego zdarzenia przyszłego wskazuje, że pracownicy Spółki, którzy w umowach o pracę jako miejsce świadczenia pracy będą mieli wskazany określony region (województwo lub kilka województw), czy też terytorium całej Polski, będą świadczyć pracę poza siedzibą Spółki, nie będą zatem w podróży służbowej. W związku z powyższym, Spółka prawidłowo nie będzie traktowała wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy przez danego pracownika, jako podróży służbowej.

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienie z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

* podróży służbowej pracownika

* podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności.

Zatem zwrot kosztów noclegu stanowi wówczas nieodpłatne świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie skorzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z wystawionej faktury, rachunku - zwróconego pracownikowi stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość świadczenia zwróconego pracownikowi Spółka będzie miała obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownicy do wykonywania określonych czynności służbowych (zadań służbowych) w imieniu i na rzecz Spółki będą wykorzystywali samochody służbowe i Spółka będzie dokonywała zwrotu kosztów za przejazd (paliwo, opłaty parkingowe) pracownicy nie uzyskają przychodu z nieodpłatnych świadczeń, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych. Tym samym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek ustalenie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, stwierdzić należy:

* wartość świadczenia (noclegu), wynikająca z wystawionej na Spółkę faktury, rachunku, zwróconego przedstawicielowi medycznemu i kierownikowi Działu Przedstawicieli Regionalnych, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka zobowiązana będzie pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, wypełniając tym samym obowiązki płatnika,

* zwrot kosztów za przejazd samochodem służbowym (paliwo, opłaty parkingowe) nie będzie skutkować po stronie przedstawiciela medycznego i kierownika Działu Przedstawicieli Regionalnych powstaniem przychodu z tego tytułu, a tym samym po stronie Spółki, jako płatnika nie powstanie obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Opublikowano: http://sip.mf.gov.pl