IPPB1/415-630/10-2/RS - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych podczas spotkań z kontrahentami w restauracjach.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 31 maja 2010 r. (data wpływu 5 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie:

* możliwości zliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Firmy P.- jest prawidłowe,

* możliwości zliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.

W dniu 5 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie ustalenia kosztów uzyskania przychodu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma P. (zwana dalej P.) prowadzi działalność uslugowo-handlową. W ramach działalności gospodarczej P. spotyka się z kontrahentami. Spotkania te mają na celu omawianie różnego rodzaju spraw biznesowych. P. przedstawia aktualną ofertę handlową, negocjuje warunki umów zawieranych z kontrahentami, ustala warunki handlowe, itp. Spotkania odbywają się w siedzibie firmy P., w trakcie których zapewnia się kawę, herbatę, cukier, śmietankę, drobne słodycze, paluszki, itp. Jeśli spotkanie się przedłuża, zwłaszcza w przypadku negocjacji z głównymi kontrahentami, właściciel lub też upoważniona osoba reprezentująca P. proponują kontrahentowi spotkanie w niedrogiej restauracji. W takim przypadku P. ponosi koszt zwykłego posiłku (np. obiadu, lunchu czy kolacji).

P. pragnie podkreślić, iż takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornego i okazałego obiadu (lunchu czy kolacji), czy specjalnie zorganizowanej imprezy, ale jest przyjętym zwyczajem spotkania biznesowego na całym świecie. Celem spotkania w restauracji jest kontynuowanie rozmów handlowych a nie okazanie przepychu i wystawności. Wydatki dotyczace ww. spotkań są dokumentowane fakturami VAT wystawionymi na P.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie poczęstunku, napojów, posiłku w restauracji) stanowią koszt uzyskania przychodów Firmy P....

P. stoi na stanowisku, że może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami.

Zgodnie z art. 22 ust. I Ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Nie czyni tego również żadna inna ustawa podatkowa. W związku z tym, należy sięgnąć do słownikowej definicji pojęcia reprezentacja, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. "Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwa PWN, Warszawa 1992, definiuje reprezentację jako: okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Firma P. uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentowi kawy czy herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad do restauracji podczas przedłużającego się spotkania, nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka zwyczajowo przyjęta i powszechnie stosowana. Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami nie wiąże się więc z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy też wystawnością.

W trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością firmy P., dlatego należy uznać, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 Ustawy o PIT.

Wnioskodawca wskazał, iż takie stanowisko potwierdzają interpretacje organów skarbowych. Przykładowo zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie - interpretacja indywidualna z dnia 27 sierpnia 2009 r. (sygn. IPPB5/4240/24/09/2/AM) "Zaproszenie kontrahenta na kawę, "zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie stosowana praktyka. Posiłek w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny". Tym samym brak jest podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączając je z kosztów uzyskania przychodów"

Dyrektor lzby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423/666/08-2/KS) uznał, że " (...) wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów stanowią zwyczajowy poczęstunek i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości."

Podobne stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (pismo z dnia 23 października 2008 r. sygn. IPPB3/423-1062/08-2/MW), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z dnia 13 sierpnia 2008 r. (sygn. IBPB3/423-405/08/PC).

Powyższe potwierdza również wyrok WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08), w którym Sąd stwierdził, że "wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas gdy mają charakter reprezentacyjny."

Wnioskodawca wskazuje, że ostatnio WSA W Krakowie odniósł się również do problemu zaliczania wydatków na spotkania biznesowe z kontrahentami. W wyroku z dnia 18 maja 2010 r. (sygn. akt I Sa/kr 620/10) stwierdził on, że o ile spotkania takie służą załatwianiu spraw służbowych i nie mają charakteru uroczystego, wytwornego czy okazałego lecz polegają jedynie na zapewnieniu standardowego poczęstunku zwyczajowo przyjętego w takich okolicznościach wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 cytowanej ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W komentarzu pt. "Podatek dochodowy od osób prawnych" pod red. J. Marciniuka (Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H.Beck) autorzy wskazali na przykładowe wydatki na reprezentację, do których zaliczono m.in.: koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (...)."

Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia. Wydatkami takimi nie są wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą. Po pierwsze, podanie gościowi kawy bądź herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy. Po drugie zaś, wpływ takiego postępowania na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy, gdyż jest wyrazem pewnego standardu spotkań biznesowych. Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji (czy kawiarni) ma bowiem, bez wątpienia, na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji (kawiarni) trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

W przedstawionym stanie faktycznym Firma P. organizuje spotkania z kontrahentami w czasie których omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe m.in. jest przedstawia aktualna oferta handlowa, są negocjowane postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp. Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie Firmy, Wnioskodawca w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek). Jeśli spotkanie się przedłuża, zwłaszcza w przypadku negocjacji z głównymi kontrahentami, właściciel lub upoważniona osoba reprezentująca P. proponuje kontrahentowi spotkanie w niedrogiej restauracji. W powyższych przypadkach Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spotkania takie nie mają charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy, ale jest przyjętym zwyczajem spotkania biznesowego na całym świecie. Celem spotkania w restauracji jest kontynuowanie rozmów handlowych a nie okazanie przepychu i wystawności. Wydatki dotyczące ww. spotkań są dokumentowane fakturami VAT wystawionymi na P.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionych we wniosku okoliczności należy stwierdzić, iż wydatki, obejmujące koszty posiłku (np. obiadu lub kolacji) w restauracji w czasie spotkań z kontrahentami, w ocenie organu podatkowego, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy.

Jest oczywiste, że sposób podejmowania klientów, warunki w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem ma przełożenie na sposób w jaki jest postrzegana Firma organizująca spotkanie. A zatem ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku Firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania jej na zewnątrz.

Powoływanie się Wnioskodawcy na okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru wytwornego, okazałego, są powszechnie stosowane, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Firmę P. np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Wybór miejsca spotkania poza siedzibą Firmy jest zatem autonomicznym wyborem i wiąże się ze stosowaną taktyką sprzedaży, negocjacji biznesowych itp. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

A zatem wydatki poniesione w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Wnioskodawcy (np. w restauracji) nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast w kontekście zdefiniowanego powyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzić należy, iż wydatki na napoje (kawa, herbata), cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki, podawane w siedzibie Firmy P. podczas spotkań biznesowych z kontrahentami nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Firmę, jednak jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Firma P. może zatem zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 tej ustawy.

Reasumując, w świetle przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego należy stwierdzić, iż wydatki poniesione przez Firmę P. w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Firmy (np. w restauracji) są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym i zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wydatki na napoje, słodycze, kanapki, itp. podawane podczas spotkań biznesowych w siedzibie Firmy - jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności, nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 i Firma P. może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy podkreślić, iż przywoływane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego oraz wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem prawa i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.) źródłami powszechnie obowiązujących prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje przepisów prawa podatkowego nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.