IPPB1/415-42/11-3/EC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 10 stycznia 2011 r. (data wpływu 13 stycznia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.

W dniu 13 stycznia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Firma Wnioskodawczyni istnieje od stycznia 2010 r., działalność pod nazwą "V." polega na działalności pijarowskiej, związana jest z organizacją targów, wystaw i kongresów, działalność pośrednictwa w sprzedaży czasu i miejsca w radio i telewizji ma cele reklamowe, w mediach drukowanych, mediach elektronicznych.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawczyni często zmuszona jest do zorganizowania spotkania z dziennikarzami, radiowcami lub wydawcami, spotkania takie często organizowane są w restauracji, kawiarni lub klubie. Do chwili obecnej Wnioskodawczyni nie rozliczała w prowadzonej działalności kosztów obiadu, kawy czy słodyczy, niemniej jednak jest to związane z organizacją spotkania, aby doszło do podpisania umowy, a wielkość i koszt poczęstunku nie wykracza poza normy zwyczajowe i nie stanowi zbytku czy wystawności.

Pismem z dnia 14 marca 2011 r. (data wpływu 18 marca 2011 r.) Wnioskodawczyni uzupełniła własne stanowisko.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawczyni może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z obiadem, czy spotkania przy kawie z klientami, z którymi zawiera umowy stanowiące jej przychód.

Zdaniem Wnioskodawczyni, przy prowadzeniu działalności typu public relations, wydatki ponoszone w celu organizacji spotkania (obiad, kawa, soki, słodycze) nie wykraczają poza szczególną wystawność, nie są zbyt kosztowne i pozytywnie kształtują wizerunek firmy.

W opinii Wnioskodawczyni koszty związane ze spotkaniem w restauracji, catering oraz drobny poczęstunek jest kosztem w prowadzonej przez Wnioskodawczynię firmie.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

A zatem decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, przy czym każdy wydatek poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawy podatkowe nie definiują pojęcia "reprezentacja", ani też nie odsyłają do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania jego zakresu znaczeniowego. Interpretacji tego pojęcia należy dokonać w oparciu o wykładnię językową.

Według Słownika języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996, redaktor naukowy prof. Mieczysław Szymczak, reprezentacja to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy, przedstawicielstwo, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W związku z powyższą definicją na gruncie ustaw podatkowych należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawczyni w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług public relations, organizuje spotkania z klientami w restauracji, kawiarni lub klubie, ponosząc koszty obiadów, kawy czy słodyczy. Wnioskodawczyni wskazuje, że spotkania te są organizowane, aby doszło do podpisania umowy, a wielkość i koszt poczęstunku nie wykracza poza normy zwyczajowe i nie stanowi zbytku czy wystawności.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawczynię wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach (kawiarniach), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawczynię na okoliczność, że tego typu wydatki nie wykraczają poza normy zwyczajowe i nie mają charakteru wystawności, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na "neutralnym gruncie", w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym.

Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach (kawiarniach), a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji lub kawiarni, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawczynię zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie "reprezentacji" pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy, lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, iż wydatki poniesione na posiłki i napoje zamówione w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach (kawiarniach, klubie) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.