IPPB1/415-220/10-6/ES - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dotyczących m.in. wynajęcia terenów potrzebnych do wykonania usługi, wynajęcia pomieszczeń na sprzęt konieczny do wykonania usługi, wynajęcia sal konferencyjnych, wynajęcia samochodów ciężarowych, reklamy, zatrudnienia firm współpracujących, zakwaterowania, noclegów, wyżywienia dla uczestników szkoleń.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2010 r. (data wpływu 8 marca 2010 r.) oraz piśmie (data nadania 28 maja 2010 r., data wpływu 1 czerwca 2010 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwania z dnia 19 maja 2010 r. (data nadania 19 maja 2010 r., data doręczenia 26 maja 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów:

W dniu 8 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W ramach działalności firma Wnioskodawcy świadczy głównie następujące usługi:

Na cele wszystkich powyższych usług (punkty 1, 2, 3, 4) Wnioskodawca przeważnie ponosi wydatki na:

Wnioskodawca nie odlicza podatku VAT naliczonego od faktur za wyżywienie uczestników dla których świadczy usługę i pracowników (zakup usług gastronomicznych, zakup usług cateringowych, zakup artykułów spożywczych) oraz nie odlicza podatku VAT od paliwa do samochodów osobowych, oraz nie odlicza podatku VAT od zakwaterowania, noclegów uczestników (dla których świadczy usługę), Wnioskodawcy oraz pracowników, których zatrudnia; natomiast VAT naliczony od pozostałych - wyżej wymienionych (podpunkty a-g)) - (jeśli są "owatowane") odlicza proporcjonalnie (ze względu na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną). Wykonanie usług np. szkoleń bywa, że trawa od 1-2 do kilku dni, dlatego występują wydatki na zakwaterowanie i wy żywienie uczestników (dla których są świadczone usługi) oraz pracowników zatrudnionych przez Wnioskodawcę i na zakwaterowanie Wnioskodawcy.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 19 kwietnia 2010 r. Wnioskodawca doprecyzował, iż w skład usług zakwaterowania (niebędących noclegami) wchodzą: wynajem pokoi, pomieszczeń, w których przebywają uczestnicy (dla których Wnioskodawca świadczy usługę), Wnioskodawca i zatrudnieni pracownicy podczas dnia (nie nocy) w którym odbywa się usługa (np. szkolenie, impreza). W pokojach tych są pozostawiane bagaże, między szkoleniami, imprezami w danym dniu lub w przerwach uczestnicy w pokojach wypełniają ankiety odnośnie przebiegu szkolenia, imprezy, korzystają z toalet, jedzą itp.

W wynajętych pokojach (naszego zakwaterowania, pobytu w ciągu dnia) przechowywany jest również sprzęt potrzebny na szkolenia np. namioty, stoły, krzesła, stoły do gry w "piłkarzyki" w trakcie imprez i inne przedmioty, które są przywożone, potrzebne do wykonania usług.

Bywa tak, że jednego dnia pod wieczór uczestnicy jak i pracownicy i Wnioskodawca wyjeżdżają z danego miejsca zakwaterowania aby następnego dnia przywieść w to samo miejsce drugą grupę na szkolenie, imprezę. Wnioskodawca także korzysta z usług zakwaterowania w trakcie dnia, nie nocując. Wnioskodawca płaci za zakwaterowanie niebędące usługami noclegowymi.

Firmy u których Wnioskodawca korzysta z tego typu usług wystawiają faktury na usługi "zakwaterowania", "wynajmu pokoi" - nie są one usługami noclegowymi.

Bywa też tak, że uczestnicy szkolenia, imprezy sami wyjeżdżają w ciągu dnia a Wnioskodawca z pracownikami zostaje na nocleg. W takim przypadku płaci oddzielnie za usługę zakwaterowania (nie noclegu) uczestników, którzy wyjechali.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 19 maja 2010 r. Wnioskodawca doprecyzował, iż wynajmowane samochody są konieczne do wykonania usług (kursy i szkolenia doskonalenia techniki i taktyki jazdy, imprezy szkoleniowe, imprezy sportowo-szkoleniowe, jazdy sportowe). Uczestnicy szkoleń uczą się doskonalenia technik i taktyk jazdy na wynajętych samochodach, jazdy w różnych warunkach, jazdy bezpiecznej, ekonomicznej, zachowania w ruchu drogowym, zachowania w poślizgu - bez samochodów praktyczne świadczenie usług byłoby niewykonalne. W wyżej wymienionych celach są wynajmowane samochody. Uczestnicy imprez szkoleniowych, jazd sportowych, imprez sportowo-szkoleniowych w wynajętych samochodach rywalizują sportowo, jeżdżą na czas, uczestniczą w wyścigach itp.

Wynajmowane samochody służą również w celu dowiezienia uczestników do miejsca szkolenia i między szkoleniami.

Bywa również, że samochody wynajmowane są dzień lub kilka dni wcześniej aby Wnioskodawca i instruktorzy przećwiczyli (treningi) nowe (lub stare) elementy szkoleń (np. jazdy poślizgowej itp.) lub by samochody przygotować lub przetestować ich sprawność, zachowanie przed szkoleniem (imprezą).

Przedmiotem najmu są głównie samochody osobowe natomiast bywa, że wynajmowane są również ciężarowe.

Zgodnie z umową ustną lub pisemną Wnioskodawca jest zobowiązany do zapewnienia uczestnikom szkoleń: noclegów, zakwaterowania, wyżywienia oraz transportu do miejsca szkolenia i między szkoleniami. Powyższe składowe usług są wybierane przez kontrahenta, występują one tylko wtedy gdy nastąpiło umówienie się z kontrahentem (ustne lub pisemne), że dane składowe usług wystąpią. Wnioskodawca zaznacza, również w ofertach wysyłanych kontrahentom występują informacje co wchodzi w skład usługi (noclegi, wyżywienie, transport). Przeważnie inny koszt usługi jest w przypadku wybrania przez kontrahenta usługi zawierającej wyżej wymienione składniki a inny w przypadku rezygnacji z którejś z nich. W ustaleniach ustnych z kontrahentami ustalane są na bieżąco ich potrzeby odnośnie składników usługi (usługi mogą być "rozszerzane" lub "pomniejszone" o jakieś składowe). Wyżywienie jest przeważnie standardowym elementem usługi jak również zakwaterowanie uczestników podczas szkoleń trwających co najmniej jeden dzien. Noclegi są na wyraźną prośbę kontrahenta, jeśli uczestnicy szkoleń nie wyjeżdżają po zakończonym dniu szkoleniowym.

Wnioskodawca nadmienia, iż transport uczestników do miejsca szkolenia i między szkoleniami bywa, że jest konieczny aby zdążyć z wykonaniem szkolenia w ciągu wykupionego przez kontrahenta dnia szkoleniowego (terminu realizacji usługi). Bez transportu nie udałoby się nam zrealizować usługi w terminie zgodnym z umową (ustną lub pisemna, ofertą).

Ww. usługi są wkalkulowane w cenę świadczonych szkoleń, imprez.

Kontrahenci przeważnie wystawiają rachunki za usługi transportu uczestników w trakcie lub/i pod koniec miesiąca, za wszystkie przewozy wyświadczone dla Wnioskodawcy (za liczbę przewozów w trakcie miesiąca). Koszt tych usług jest jednak przeważnie wkalkulowany w cenę poszczególnych szkoleń. Podobnie zakwaterowanie i noclegi (jeśli występują) wliczone są w cenę szkoleń, imprez.

Poniesione wydatki na noclegi i wyżywienie Wnioskodawcy oraz osób przez niego zatrudnionych dotyczą usług świadczonych poza miejscem zamieszkania Wnioskodawcy oraz osób zatrudnionych przez niego.

Pracownicy przeważnie otrzymują premie za prace wyjazdowe poza miejscowość zamieszkania (opodatkowane w wynagrodzeniu). Pracownicy mają w umowach o pracę informację odnośnie miejsca pracy; jest nim miejsce wykonania zadań na rzecz pracodawcy na terenie całego kraju (Polski). Charakter działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę to praca głównie na terenie całego kraju. Pracownicy nie otrzymują zarówno zwrotu kosztów noclegów jak i diet delegacyjnych, gdyż Wnioskodawca zapewnia im w trakcie podróży służbowej zarówno nocleg, jak i wyżywienie.

Zakup paliwa o którym jest mowa w podpunkcie k) dotyczy samochodów wynajmowanych oraz stanowiących środek trwały w firmie: głównie osobowych, bywa, że ciężarowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Odpowiedź na pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Odpowiedź na pytania w zakresie podatku od towarów i usług została udzielona interpretacją indywidualną z dnia 14 maja 2010 r.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki które ponosi, wymienione w podpunktach od "a" do "k" są kosztami uzyskania przychodów gdyż poniesione są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów czyli spełniają warunki art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Na tle przedstawionego stanu faktycznego, stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca ponosi wydatki m.in. na: wynajęcie terenów potrzebnych do wykonania usługi, wynajęcie pomieszczeń na sprzęt konieczny do wykonania usług, wynajęcie sal konferencyjnych, wynajęcie samochodów ciężarowych, reklamę, zatrudnienie firm współpracujących, zakwaterowanie, noclegi, wyżywienie osób uczestniczących w szkoleniach, paliwo do wynajmowanych samochodów ciężarowych oraz samochodów stanowiących środek trwały w firmie.

Koszt ww. usług jest wkalkulowany w cenę świadczonych szkoleń i imprez.

Ponadto Wnioskodawca ponosi wydatki na noclegi oraz wyżywienie swoje oraz osób przez niego zatrudnionych. Wydatki te dotyczą usług świadczonych poza miejscem zamieszkania Wnioskodawcy oraz tych osób. Pracownicy nie otrzymują zarówno zwrotu kosztów noclegów jak i diet delegacyjnych, gdyż Wnioskodawca zapewnia im w trakcie podróży służbowej zarówno nocleg, jak i wyżywienie.

Co do zasady, wydatki z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy stanowią koszt podatkowy w wysokości faktycznie poniesionej. Wyjątkiem od tej zasady są wydatki ponoszone na wyżywienie w czasie podróży. Niezależnie od tego w jakiej wysokości przedsiębiorca poniesie wydatki na wyżywienie w trakcie podróży, do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć jedynie diety w wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ograniczenie to wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie tego przepisu, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra

Biorąc pod uwagę powyższe oraz stan faktyczny przedstawiony we wniosku należy stwierdzić, iż ww. wydatki (z wyjątkiem wydatków ponoszonym na wyżywienie Wnioskodawcy w czasie podróży, które mogą być kosztem tylko do wysokości diety) poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania dowodami księgowymi, tj. zgodnie z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Odnosząc się do kosztów najmu samochodów osobowych należy wskazać, iż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Stosownie do postanowień art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania (najmowania) samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zaznaczyć także należy, iż podatnik zobowiązany jest posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków (stwierdzające ich wysokość). Elementy jakie powinna zawierać prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ustawy.

Zatem warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób niepozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego składników majątku podatnika, w tym także na podstawie zawartej umowy najmu, nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Opłata najmu samochodu osobowego jest płatnością z tytułu używania tego samochodu, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu. Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem, jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy, mieszczą się w tym pojęciu.

Zatem, w przypadku najmu samochodu osobowego, może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tego samochodu, tj. opłatę najmu, paliwo, itp. - jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy dotyczy również opłat związanych z najmem samochodów osobowych.

Podsumowując powyższe, stwierdzić należy, że Wnioskodawca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków na: wynajęcie terenów potrzebnych do wykonania usługi, wynajęcie pomieszczeń na sprzęt konieczny do wykonania usług, wynajęcie sal konferencyjnych, wynajęcie samochodów ciężarowych, reklamę, zatrudnienie firm współpracujących, zakwaterowanie, noclegi, wyżywienie dla uczestników szkoleń i pracowników, wyżywienie dla Wnioskodawcy tylko do wysokości diety, paliwo do wynajmowanych samochodów ciężarowych, paliwo do samochodów stanowiących środek trwały w firmie oraz wydatków na najem samochodów osobowych oraz paliwo do nich (do wysokości limitu).

Przy tym jeszcze raz podkreślić należy, iż obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.