IPPB1/415-123/10-2/EC - Możliwość ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 3 lutego 2010 r. (data wpływu 8 lutego 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi - jest nieprawidłowe.

W dniu 8 lutego 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujmowania w księgach rachunkowych wydatków udokumentowanych dowodami zastępczymi.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki jawnej. Działalność ta polega na skupie i uboju zwierząt rzeźnych. Jest to głównie bydło i trzoda chlewna. Działalność gospodarcza opodatkowana jest na zasadach ogólnych. Spółka jest podatnikiem podatku od towarów i usług. Dokumentację podatkową prowadzą w formie ksiąg rachunkowych.

Zakup bydła bądź trzody chlewnej dokonują na faktury VAT RR, o których mowa w art. 116 ustawy o podatku od towarów i usług. Jednakże zdarzają się sytuacje, że z przyczyn niezależnych od Spółki nie mogą dokumentować zakupu zwierząt na wspomniane faktury VAT RR. Do wspomnianych przyczyn należą w szczególności: brak rachunków bankowych przez rolników, niechęć w ujawnianiu danych, mała świadomość w tym zakresie sprzedających, niemożność uzyskania wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego wystawienia faktury VAT RR, oraz sytuacje szczególne i nadzwyczajne, które mogą wystąpić. Należy do nich zaliczyć m.in. przypadek, który Spółka zna z autopsji.

W miesiącu styczniu ujawniony został przypadek przetrzymywania przez 84 letniego rolnika 23 sztuk bydła w skrajnie złych warunkach. Sprawą tą zainteresowali się miłośnicy zwierząt oraz służby weterynaryjne, które z kolei poprosiły Wnioskodawcę o zakup tych zwierząt. Właściciel zwierząt nie chciał faktury VAT RR, nie posiadał konta oraz nie chciał udostępnić Wnioskodawcy danych do faktury. Podobna sytuacja występuje przy nabyciach zwierząt rzeźnych od emerytów, którzy nie są rolnikami lecz hodują po 1-2 krowy lub kilka świń. Oni również sprzedając wyhodowane zwierzęta nie chcą faktur VAT RR.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy, art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, daje Spółce pełną możliwość dokumentowania zakupu zwierząt za pomocą dowodów zastępczych. Wnioskodawca wskazał, iż możliwość dokumentowania zakupu zwierząt za pomocą dowodów wewnętrznych została wyrażona przez Izbę Skarbową w Warszawie w 2000 r., w odpowiedzi na zapytanie - wystąpienie Urzędu Skarbowego w Mińsku Mazowieckim.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego i opisu zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z przepisu tego wynika, że zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów podatkowych jest uwarunkowane jego celowością. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, iż poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Aby wydatek mógł jednak zmniejszać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym musi być również prawidłowo udokumentowany.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

Przy czym w myśl art. 20 ust. 4 ww. ustawy w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych winien być ewidencjonowany fakturą VAT RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tejże faktury.

Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.

Faktura powyższa, jest zatem w świetle cyt. powyżej przepisów zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli zatem zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych wówczas wnioskodawca nabywając te produkty zobowiązany będzie do wystawienia faktury VAT RR i przekazania zbywcy oryginału tejże faktury.

W konsekwencji w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR, zakup tychże produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym.

Zauważyć bowiem należy, iż możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, nie dokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, dowody powyższe winny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników nieryczałtowych i emerytów, którzy nie udostępniają swoich danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, bowiem nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli nie zawierają danych - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy.

Zatem w świetle powyższego stanowisko wnioskodawczyni należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.