IPPB1/415-1115/11-2/JB

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 6 grudnia 2011 r. (data wpływu 19 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami:.

* na zakup artykułów spożywczych oraz zakup usług gastronomicznych w siedzibie firmy - jest prawidłowe,

* w pozostałej części - jest nieprawidłowe.

W dniu 19 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkań z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą, która opiera się na działalności marketingowo - eventwej oraz internetowej. W obecnej chwili Wnioskodawczyni skupiła się w dużej mierze na konferencjach i ventach, które wymagają od niej ciągłych spotkań z klientami, podwykonawcami, potencjalnymi kontrahentami. Nie zawsze spotyka się z klientami w siedzibie, ponieważ nie ma takich warunków lokalowych stąd jest zmuszona spotykać się z klientami poza lokalem, tzn. w kawiarniach, restauracjach, wynajętych salach, czy też innych miejscach, które wspomogą rozmowy handlowe, czy tez negocjacje.

Jeżeli Wnioskodawczyni nie będzie mogła spotykać się z klientami i środowiskiem biznesowym wówczas będzie zmuszona zastanowić się nad przyszłością swojej działalności, ponieważ każda działalność, by prosperowała musi przynosić zysk, czyli mieć klientów. Strata klientów, ponieważ Wnioskodawczyni nie będzie mogła się z nimi spotykać i negocjować, będzie oznaczała zlikwidowanie działalności gospodarczej, przez Wnioskodawczynię.

Wnioskodawczyni wskazuje, iż nie zdobędzie nowych zleceń a tym samym nie podwyższy przychodów, czy tez nie będzie mogła stworzyć nowych miejsc pracy, jeśli nie zdobędzie nowych klientów, czyli nowych zleceń.

W przypadku prowadzenia działalności związanej z konferencjami, czy tez evntami wymagany jest odpowiedni strój komponujący z charakterem konferencji, spotkania, czy innego wydarzenia. Wszystko to jest podyktowane ścisłymi wymogami:protokołu dyplomatycznego (np. podczas spotkań rządowych), dress codem w biznesie, czy tez różnymi innymi zasadami, które określają jakiego rodzaju strój należy wybrać aby zrealizować niestandardowe spotkania, czy też konferencję. Wszystkie zakupione przez Wnioskodawczynię ubrania są związane ściśle z prowadzona przez Nią działalnością gospodarczą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć:

* zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie i poza siedziba firmy,

* zakup usług gastronomicznych w siedzibie i poza siedziba firmy,

* zakup odzieży zgodnej z protokołem dyplomatycznym.

Zdaniem Wnioskodawczyni w przedmiotowej sprawie:

* zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie i poza siedzibą firmy,

* zakup usług gastronomicznych w siedzibie i poza siedziba firmy,

* zakup odzieży zgodnej z protokołem dyplomatycznym

stanowią koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego w części dotyczącej wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych oraz usług gastronomicznych w siedzibie firmy uznaje się za prawidłowe, w pozostałej części uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której odbywa spotkania z klientami, podwykonawcami i potencjalnymi kontrahentami. Spotkania takie mają miejsce w siedzibie oraz poza nią np. w kawiarniach, restauracjach, wynajętych salonach, czy tez innych miejscach, a ich celem jest omówienie kwestii biznesowych (rozmowy handlowe, czy negocjacje). Poza tymi wydatkami, Wnioskodawczyni dokonuje również zakupu odpowiedniego stroju komponującego z charakterem konferencji, spotkania, czy innego wydarzenia.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Odnosząc powyższe do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, owoce, drobne słodycze, kanapki) podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy jednoznacznie wynika, iż ponoszone wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz usług gastronomicznych w trakcie spotkań z kontrahentami odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej (np. w restauracjach czy kawiarniach) wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

W ocenie tut. Organu, w kwestii dotyczącej wydatków na zakup artykułów spożywczych oraz usług gastronomicznych poza siedzibą firmy Wnioskodawczyni (np. w kawiarniach, restauracjach, wynajętych salonach, czy tez innych miejscach) dla kontrahentów i osób trzecich mamy do czynienia z reprezentowaniem firmy, gdyż trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków.

Charakter poniesionych wydatków bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania pozytywnego wizerunku firmy czyli lepszego jej postrzegania na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Trudno wykazać zatem inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na zorganizowanie spotkań biznesowych poza siedzibą firmy są wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż wskazana we wniosku okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru "wystawnego", nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku organizacją spotkań z kontrahentami w lokalach np. gastronomicznych, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której klient będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Powyższe rozumienie pojęcia reprezentacji zdaniem tut. Organu należy uzupełnić o stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz doktryny prawa podatkowego. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 maja 1998 r. - sygn. Akt SA/Sz 1412/97, stwierdził, że reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

* stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

* stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy, czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontaktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami.

Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia.

Należy przy tym podkreślić, iż obecne stanowisko organów podatkowych w zakresie spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych pozostaje jednolite. Stanowisko to zostało potwierdzone przykładowo w wyrokach:

* WSA w Gliwicach z dnia 13 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Gl 909/10,

* WSA w Warszawie z dnia 27 listopada 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 925/09,

* WSA we Wrocławiu z dnia 13 maja 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 334/10,

* WSA w Lublinie z dnia 23 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Lu 151/10,

* WSA w Szczecinie z dnia 31 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Sz 127/10,

* WSA w Kielcach z dnia 15 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Ke 202/10.

Stanowisko reprezentowane przez tut. Organ znalazło również odzwierciedlenie w wyroku Naczelnego Sadu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2012 r. III FSK 1445/10, w którym Sad uznał, że wszystkie wydatki na cele gastronomiczne ponoszone przez przedsiębiorcę w czasie spotkań z kontrahentami poza siedziba firmy stanowią wydatki na cele reprezentacji, a tym samym nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Wydatkami takimi nie będą, np. wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą (o czym mowa powyżej). Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji, opłaceniu kontrahentowi taksówki czy usług hotelowych.

Odnosząc się natomiast w tym miejscu do wydatków ponoszonych przez Wnioskodawczynię w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na zakup stroju komponującego z charakterem konferencji, spotkania, czy innego wydarzenia, stwierdzić należy, iż zakup ten nie ma wpływu na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Prowadzona działalność nie wymaga zakupu ww. rzeczy, ani ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne ani bezpieczeństwa i higieny pracy. Zatem nie można uznać zakupu odzieży za wydatki niezbędne do uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Niezależnie bowiem od zagadnienia prowadzenia działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i posiadać ubrania i obuwie, które zużywają się przez sam fakt funkcjonowania danej osoby w życiu społecznym. Dlatego też zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych normalnych potrzeb danej osoby fizycznej niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą czy też nie.

Uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd, podobnie zresztą, jak osoby zatrudnione w innych zawodach, np. nauczyciele, urzędnicy. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej.

Zdaniem tut. Organu prowadzi to do wniosku, że wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami aniżeli uzyskiwanie przychodu z tej działalności. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż koszty powinny być poniesione "w celu uzyskania przychodu", a nie np. "w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą".

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, iż wydatki poniesione przez Wnioskodawczynię na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami (klientami, podwykonawcami, potencjalnymi kontrahentami) oraz usługi gastronomiczne w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w firmie Wnioskodawczyni, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz usług gastronomicznych podczas spotkania biznesowego poza siedzibą prowadzonej działalności np. w kawiarniach, restauracjach, wynajętych salonach, czy tez innych miejscach nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawczyni nie może również zaliczyć zakupu odzieży.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.