IP-PB3-423-924/08-2/KB

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 czerwca 2008 r. (data wpływu 16 czerwca 2008 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie kosztów podatkowych - jest prawidłowe.

W dniu 16 czerwca 2008 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przestawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka planuje zmianę w elektronicznym systemie finansowo-księgowym. Zmiana miałaby polegać na dodaniu do systemu modułu pozwalającego na wprowadzanie do systemu komputerowego informacji dotyczących faktur, opisów, akceptacji i dekretacji. Dane te nie byłyby umieszczane na oryginałach faktur, a jedynie zapisywane w systemie. Faktury byłyby oznakowane kodami kreskowymi, które umożliwiają przypisanie wprowadzonych do systemu danych do odpowiedniej faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy takie postępowanie jest zgodne z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem wnioskodawcy zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. W myśl art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

Dane z dwóch ostatnich punktów można pominąć (jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych; art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).

Jak stanowi ust. 1a powyższego przepisu, możliwe jest niezamieszczenie na dowodzie księgowym danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Zgodnie więc z cytowanym przepisem, można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy dowodu, podpisu osoby, której wydano dowód lub podpisu osoby, od której przyjęto składniki aktywów, jak również dekretacji i podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację w sytuacji, gdy wynika to m.in. z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jak zaznacza Spółka w przedstawionym stanie faktycznym, niezamieszczenie na fakturach opisów, akceptacji czy też dekretacji spowodowane jest wprowadzeniem systemu służącego do dokumentowania zapisów księgowych. Zdaniem Spółki, mając na uwadze treść powyższych przepisów, należy uznać, iż dopuszczalne jest niezamieszczenie tych danych na oryginale faktury, lecz wprowadzenie ich wyłącznie do systemu elektronicznego. Taka technika dokumentacyjna nie narusza przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - w szczególności art. 9 ust. 1 tej ustawy. Wydatki dokumentowane tak zaewidencjonowanymi fakturami będą mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione zostaną warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Za taką interpretacją - jak zaznacza Spółka - przemawia m.in. postanowienie Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 7 czerwca 2006 r. (sygn. 1471/DPD2/423-41/06/AB).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie organ pragnie podkreślić, iż zgodnie art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretacja indywidualna).

Artykuł 3 pkt 2 ustawy - Ordynacja podatkowa, stanowi, iż ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z treścią art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej, rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Zgodnie z powyższym przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76,poz. 694 z późn. zm.) nie stanowią przepisów prawa podatkowego. W związku z tym organ podatkowy nie jest uprawniony do udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy zmiana w elektronicznym systemie finansowo-księgowym opisana we wniosku jest zgodna z odpowiednimi przepisami, w tym wypadku z ustawą o rachunkowości.

W wydanej interpretacji odniesiono się więc wyłącznie do stanowiska Spółki w zakresie uznania za koszt podatkowy wydatków udokumentowanych w sposób przedstawiony we wniosku.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W świetle powyższych uregulowań podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany.

Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na podatników został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierające co najmniej:

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Należy bowiem podkreślić, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, iż ustawodawca na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów. Odwołuje się jedynie do zapisów w księgach rachunkowych oraz do uregulowań tym zakresie zawartych w odrębnych przepisach. Regulacje ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), w szczególności art. 180 i art. 181, nakazują dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związku przyczynowo-skutkowego z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami.

Interpretacja dotyczy przedstawionego zdarzenia przyszłego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1-go Maja 10,09-402 Płock.