IP-PB3-423-739/08-2/KB - Usługi najmu i telekomunikacyjne - data poniesienia kosztu.

"(...) Spółka ponosi koszty, które są kosztami innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami - tzw. koszty pośrednie. Koszty te, to między innymi koszty wynajmowania biura, a także koszty związane z usługami telekomunikacyjnymi. Koszty te jako koszty pośrednie stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. W momencie gdy koszty te nie są jeszcze udokumentowane otrzymaną fakturą Spółka księguje odpowiednią kwotę wynikającą z umowy (w przypadku kosztów wynajmu biura) lub kwotę wynikającą z innych informacji (w przypadku usług telekomunikacyjnych) dotyczących kosztów na koncie RMK lub tworzy rezerwę. W momencie otrzymania faktury podatnik nie księguje już ponownie kosztów. W zaistniałym stanie faktycznym Podatnik zaksięgował w grudniu 2007 r. fakturę za najem, a także fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w grudniu 2007 r., która następnie została otrzymana przez podatnika w styczniu 2008. W grudniu 2007 r. Podatnik zaksięgował ten koszt na koncie RMK.

(...) Stosownie do art. 15 ust. 4d ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zgodnie zaś z art. 15 ust. 4e ww. ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Z przepisu tego wynika, iż dla celów podatkowych koszt ten należy rozpoznać w oparciu o uregulowania wynikające z rachunkowości.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.), podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji oraz stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). A zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiący podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu (art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zatem o zadekretowaniu dokumentu do danego miesiąca decyduje data dokonania operacji gospodarczej. Dekret na fakturze powinien wskazywać jako datę ujęcia w kosztach właśnie ten miesiąc, na który przypada data dokonania operacji. Data zapisu księgowego jest tylko datą techniczną wprowadzenia informacji do systemu.

W stanie faktycznym przedstawionym we wniosku, Spółka zaksięgowała na koncie RMK i rezerw w grudniu 2007 r. koszty związane z wynajmem na podstawie umowy najmu i koszty związane z usługami telekomunikacyjnymi na podstawie otrzymanych informacji wskazujących na przeprowadzenie tych operacji gospodarczych. Za powyższe usługi Spółka otrzymała faktury w styczniu 2008 r. Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż księgowanie wydatków na koncie rezerw RMK powoduje, że wydatki te nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dopiero rozwiązanie rezerw i zaksięgowanie kosztów rzeczywiście poniesionych może stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 4e ww. ustawy. Należy podkreślić, iż wydatki te mogłyby zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w grudniu 2007 r., jeżeli byłyby zaksięgowane do grudnia 2007 r., ale nie jako RMK czy rezerwy. (...)"