IP-PB3-423-430/08-2/GJ - Dokumentowanie wydatków pracowników związanych z czynnościami służbowymi paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi a możliwość uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko X, przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2008 r. (data wpływu 10 marca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Banku, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi - jest prawidłowe.

W dniu 10 marca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Banku, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Banku w ramach czynności służbowych związanych z działalnością gospodarczą Banku ponoszą różnego rodzaju wydatki, dokonując samodzielnie zapłaty. Wydatki te są ponoszone zarówno w ramach podróży służbowych poza miejscem zatrudnienia, jak i w związku z załatwianiem spraw służbowych lokalnie. Wydatki te dotyczą: przejazdów taksówkami i innymi środkami transportu tj. komunikacją miejską, podmiejską i dalekobieżną, zapłaty za miejsca parkingowe na parkingach miejskich i prywatnych. Wydatki są dokumentowane paragonami fiskalnymi, kwitami lub biletami parkingowymi oraz biletami komunikacji. Każdy z dokumentów zewnętrznych zawiera nazwę i adres wystawcy oraz datę świadczenia usługi z wyjątkiem biletów komunikacji, które zawierają tylko nazwę podmiotu świadczącego usługę komunikacyjną. Ponoszone przez pracowników koszty są rozliczane na podstawie formularza polecenia wyjazdu służbowego, który obejmuje rozliczenie kosztów podróży oraz formularza zwrotu kosztów, do których to formularzy, wypełnionych przez pracowników i zaakceptowanych przez przełożonych, dołączane są powyższe dokumenty, co stanowi warunek zwrotu wydatku pracownikowi oraz ujęcia wydatku w księgach rachunkowych Banku. Formularz polecenia wyjazdu służbowego wskazuje sprawę, jakiej wyjazd dotyczył. W przypadku załatwiania spraw służbowych lokalnie, pracownik wypełnia formularz zwrotu kosztów, który wskazuje sprawę, z jaką koszty są związane, chyba że wynika to z treści samych dołączonych dokumentów. Zarówno w przypadku polecenia wyjazdu służbowego, jak i formularza zwrotu kosztów, akceptacja przełożonego obejmuje weryfikację wydatków. Kwestie te są uregulowane wewnętrznymi procedurami Banku.

W związku z powyższym powstaje pytanie:

Czy kosztem uzyskania przychodów są wydatki ponoszone przez pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Banku, potwierdzone paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi zawierającymi nazwę wystawcy oraz biletami komunikacji, załączonymi do dokumentów wewnętrznych Banku takich jak: polecenie wyjazdu służbowego, które obejmują rozliczenie kosztów podróży oraz formularz zwrotu kosztów, które dotyczą: przejazdów taksówkami, przejazdów innymi środkami transportu, w tym komunikacją miejską, podmiejską i dalekobieżną, na które wystawiane są bilety oraz zapłaty za miejsca parkingowe zarówno na parkingach miejskich jak i prywatnych, których potwierdzeniem są bilety parkingowe drukowane automatycznie lub wystawiane w inny sposób, albo paragony fiskalne na zakup kart parkingowych?

Zdaniem Banku, powyższe wydatki ponoszone przez pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Banku także, jeśli są udokumentowane w sposób opisany wyżej i ujęte w księgach rachunkowych Banku. Podatek dochodowy jest ustalany zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Stosownie do treści tego przepisu, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami są przepisy ustawy o rachunkowości, która w art. 21 ust. 1 wskazuje, że dowód księgowy winien zawierać w szczególności: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu oraz dekretację wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazane ujecie księgowe. Aby określony wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodów musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą a ponadto powinien być prawidłowo udokumentowany. Wymienione w opisie stanu faktycznego paragony fiskalne, bilety i inne dowody zapłaty wraz z dokumentami wewnętrznymi Banku obejmują wszystkie dane wymagane powołanym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Niezależnie od powyższego, pewne braki formalne w dokumentach księgowych zewnętrznych, na ogół brak numeru NIP wystawcy również nie przesądzają o tym, że dany koszt nie wystąpił, co jest zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Powyższe stanowisko potwierdzają zarówno orzeczenia Sądu jak i interpretacje organów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Banku w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej przez Bank oceny swego stanowiska.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.