ILPP4/443-534/11-2/EWW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 27 lipca 2011 r. (data wpływu 1 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej przez podmiot zagraniczny oraz prawa do odliczenia podatku - jest prawidłowe.

W dniu 1 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej przez podmiot zagraniczny oraz prawa do odliczenia podatku.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka A (dalej: Wnioskodawca) jest podmiotem posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Prowadzi on w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowany na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności, Wnioskodawca nabywa towary/usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur, Wnioskodawca zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem (dalej: Kontrahent), na podstawie której Kontrahent (lub jego Podwykonawca), będzie świadczył na jego rzecz usługę przechowywania faktur.

Kontrahent posiada siedzibę w Szwajcarii, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę i jest zarejestrowany na VAT w Niemczech.

Zgodnie z zawartą umową, Kontrahent (lub jego Podwykonawca) będzie przechowywał w formie elektronicznej faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

Procedura przechowywania będzie przedstawiała się w następujący sposób: oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) i następnie zapisywana w elektronicznej bazie danych znajdującej się w Niemczech. Po wprowadzeniu skanu faktury do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane. Po zeskanowaniu faktury oraz wprowadzeniu jej do elektronicznej bazy danych faktura papierowa będzie niszczona.

Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu.

Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazał, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, będzie on w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w wersji papierowej, które będą następnie przechowywane na jego rzecz przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawców) w formie elektronicznej poza Polską (dokument papierowy będzie niszczony), zgodnie z procedurą opisaną powyżej.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o VAT oraz Rozporządzenia MF, nie ma przeszkód, aby odliczył on podatek VAT naliczony wykazany na fakturach, które będzie otrzymywać w wersji papierowej i następnie przechowywać (za pośrednictwem Kontrahenta lub jego Podwykonawcy) w formie elektronicznej (dokument papierowy będzie niszczony), zgodnie z procedurą opisaną powyżej.

Prawo do odliczenia podatku VAT

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów usług.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie).

W konsekwencji, należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

Wnioskodawca dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców otrzymuje od nich faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane mu w formie papierowej). W konsekwencji, należy uznać, iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT.

Tym samym, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze otrzymanej od Dostawcy (przy założeniu, że spełnione są wszelkie inne warunki dla odliczenia VAT opisane w przepisach ustawy o VAT).

Wnioskodawca podkreślił, iż na przysługujące mu prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury określonej w opisie sprawy. W jego opinii, polskie przepisy w zakresie VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona.

Zasady przechowywania faktur

Zgodnie z § 21 rozporządzenia ws. faktur, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

W rozporządzeniu ws. faktur, wyjaśniono znaczenie pojęć autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zgodnie z § 21 ust. 3 autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei w myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia ws. faktur, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1 oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W ocenie Wnioskodawcy, w świetle wyżej przytoczonych regulacji, podatnicy mają prawo przechowywać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przepisy w zakresie VAT wskazują bowiem wprost, iż faktury mogą być przechowywane "w dowolny sposób" przy spełnieniu określonych warunków. Podstawowym warunkiem przechowywania faktur jest, bez względu na wybraną formę ich przechowywania, zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, integralności treści oraz ich czytelności.

Dodatkowym argumentem potwierdzającym możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej jest § 22 rozporządzenia ws. faktur, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W świetle tego przepisu, należy uznać, iż podatnicy mogą, co do zasady, wszelkie faktury przechowywać w formie elektronicznej, jednakże, gdy faktury takie są przechowywane poza granicami kraju, niezbędne jest spełnienie dodatkowego warunku, tj. umożliwienie organowi podatkowemu dostępu on-line do tych faktur.

Jak zostało wykazane w opisie sprawy, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) na rzecz Wnioskodawcy w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz umożliwienia bezzwłocznego dostępu do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w przypadku ewentualnej kontroli.

Jednocześnie, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on w niczym różnił od faktury VAT przesłanej do Wnioskodawcy w wersji papierowej.

W konsekwencji powyższego, nie ulega wątpliwości, iż Wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od Dostawców, które następnie będą przechowywanej w jego imieniu i na jego rzecz przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych).

Interpretacje organów podatkowych

Stanowisko Wnioskodawcy dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje również potwierdzenie w praktyce organów podatkowych.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS) organ podatkowy uznał, iż "począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.".

Na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur wskazuje również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1182/10 4/IGo) stwierdzając, iż "Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania) (...)".

Ponadto, w 2011 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został zamieszczony oficjalny dokument pt. "Najważniejsze zmiany w VAT od 1 stycznia 2011 r.", zawierający omówienie głównych zmian w zakresie VAT wchodzących w życie od 1 stycznia 2011 r. Należy tutaj wskazać, że w przedmiotowym dokumencie na stronach 24-25 wyraźnie stwierdzono, iż cyt.: "Celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

* (...)

* umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem),

* dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury "papierowej" dla nabywcy przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę)".

Podsumowanie

Mając na uwadze fakt, iż:

* spełniony jest formalny warunek do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego, tj. odliczenie nastąpi na podstawie faktur VAT, które otrzyma on od Dostawców,

* przepisy rozporządzenia ws. faktur wyraźnie wskazują na możliwości elektronicznej archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej,

* organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość przechowania faktur w formie elektronicznej,

w ocenie Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie następnie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (wersja papierowa nie będzie przechowywana, a niszczona).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.