ILPP4/443-519/11-8/EWW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 20 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii różnicy pomiędzy fakturą przesłaną w formie elektronicznej a fakturą wydrukowaną, w zakresie rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszenia elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane - jest prawidłowe.

W dniu 26 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii różnicy pomiędzy fakturą przesłaną w formie elektronicznej a fakturą wydrukowaną, w zakresie rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszenia elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Zainteresowany jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

Z uwagi na zgłaszane oczekiwania ze strony kontrahentów, Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznej wymiany danych (EDI), a także innych form wymiany elektronicznej dokumentów z kontrahentami, dotyczących zarówno faktur dokumentujących jego sprzedaż, jak również faktur zakupowych generowanych przez dostawców sprzedających towary i wykonujących usługi na jego rzecz. Dodatkowo Spółka rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur w wersji elektronicznej, w celu zoptymalizowania procesu archiwizacji dokumentów.

Jednocześnie, w oparciu o art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej (Dziennik Ustaw z 2005 r. nr 8, poz. 60), Zainteresowany wskazuje, że elektroniczna wymiana danych (EDI) była już w poprzednich latach przedmiotem zapytań do Izby Skarbowej, na które uzyskał on interpretacje indywidualne. Z uwagi jednak na zmianę przepisów będących podstawą interpretacji podatkowej, tj. wprowadzenie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 249, poz. 1661), stanowiącego w § 10, iż cyt.: "traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 133, poz. 1119)", wydane wcześniej interpretacje podatkowe utraciły swoją ważność.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy informując, iż w związku z oczekiwaniami niektórych klientów (nabywców jego produktów), zamierza on wprowadzić system elektronicznej wymiany danych - EDI, umożliwiający przesyłanie tym klientom faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur i faktur korygujących, a także not korygujących, w formie elektronicznej. Przesłanie wymienionych ww. dokumentów będzie się odbywać przy pomocy systemu ECOD udostępnionego przez firmę C. Przesyłanie wskazanych dokumentów w formie elektronicznej nastąpi na podstawie zapisów umownych pomiędzy Spółką a jej klientami, zawierającymi m.in. akceptację przez klienta takiej formy przesyłu dokumentów.

W związku z tym, że standard ekonomicznej wymiany danych (EDI) ma ograniczoną ilość pól, będą się zdarzały sytuacje, że faktury w systemie Wnioskodawcy będą zawierały więcej danych niż faktury otrzymane za pośrednictwem EDI przez klienta. Nie będą przykładowo zawierać numeru trasy czy też rabatu, ponieważ EDI takich pól nie obsługuje i nie są to pozycje wymagane przez przepisy prawa lecz związane np. z procesem dystrybucji i sprzedaży. Jednocześnie Zainteresowany zaznaczył, że faktura i/lub korekta będzie zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa podatkowego. Dodatkowo różnice mogą pojawić się w samym wyglądzie dokumentu wydrukowanym przez niego i kontrahenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydruk faktury elektronicznej przez kontrahenta, przesłanej kontrahentowi poprzez EDI, może się różnić od faktury elektronicznej wydrukowanej przez Spółkę w zakresie np. rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszczenia na niej bądź nie elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane przez przepisy prawa. Różnice mogą wynikać np. z innej parametryzacji systemów finansowo-księgowych klientów, na które Zainteresowany nie ma żadnego wpływu.

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku korzystania z elektronicznej wymiany danych EDI przesyła on faktury, faktury korygujące oraz duplikaty do nabywcy w formie elektronicznej poprzez korzystanie z usług strony trzeciej - operatora EDI. W takiej sytuacji istnieje prawdopodobieństwo, że faktury wydrukowane z jego systemu finansowo-księgowego nie będą identyczne z wydrukami faktur z systemów finansowo-księgowych poszczególnych odbiorców. Różnice mogą dotyczyć zarówno rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie (formy graficznej faktury) jak i mogą dotyczyć występowania lub w nie, w zależności od systemu, z którego będą drukowane, elementów faktury, które nie są obligatoryjnie wymagane przez przepisy prawa, w szczególności przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a których umieszczenie wynika z potrzeb umownych bądź wewnętrznych zasad ewidencji i dystrybucji dokumentów. Różnice mogą również wynikać z innej parametryzacji systemów finansowo-księgowych klientów, na które Zainteresowany nie ma żadnego wpływu. Przykładowo, jego faktury zawierają numer trasy, który służy do celów logistyczno sprzedażowych, natomiast nie jest wymagany przez przepisy prawa, jak również nie jest wykorzystywany przez jego kontrahentów, czyli nie będzie przesłany w formie elektronicznej.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, wydruk faktury elektronicznej przez kontrahenta, przesłanej kontrahentowi poprzez EDI, może się różnić od faktury elektronicznej wydrukowanej przez nią w zakresie np. rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszczenia na niej bądź nie elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane przez przepisy prawa, gdyż takie różnice nie naruszają zasady zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści we wszystkich pozycjach faktury wymaganych przez przepisy prawa podatkowego. W poprzednim stanie prawnym Zainteresowany uzyskał potwierdzenie takiego stanowiska przez Izbę Skarbową w Poznaniu (interpretacja indywidualna z dnia 24 kwietnia 2006 r.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i będzie miało zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni - § 3 ust. 3 rozporządzenia.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Zaznaczyć należy jednak, iż zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury. W powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Zainteresowany poinformował, iż w związku z tym, że standard ekonomicznej wymiany danych (EDI) ma ograniczoną ilość pół, będą się zdarzały sytuacje, że faktury w jego systemie będą zawierały więcej danych niż faktury otrzymane za pośrednictwem EDI przez klienta. Nie będą przykładowo zawierać numeru trasy czy też rabatu, ponieważ EDI takich pól nie obsługuje i nie są to pozycje wymagane przez przepisy prawa lecz związane np. z procesem dystrybucji i sprzedaży. Jednocześnie Zainteresowany zaznaczył, że faktura i/lub korekta będzie zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa podatkowego. Dodatkowo różnice mogą pojawić się w samym wyglądzie dokumentu wydrukowanym przez niego i kontrahenta. W opinii Wnioskodawcy, wydruk przez kontrahenta faktury elektronicznej przesłanej mu poprzez EDI, może się różnić od faktury elektronicznej wydrukowanej przez niego w zakresie np. rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszczenia na niej bądź nie elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane przez przepisy prawa, gdyż takie różnice nie naruszają zasady zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści we wszystkich pozycjach faktury wymaganych przez przepisy prawa podatkowego.

W niniejszej sprawie zatem, jak poinformował Zainteresowany, spełnione zostaną podstawowe warunki jakie muszą zostać wypełnione aby możliwe było wystawianie i udostępnianie kontrahentom faktur w formie elektronicznej, a mianowicie autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści.

W szczególności jeszcze raz należy wskazać na kwestię integralności faktury, która zachowana będzie wówczas, gdy nie zostaną zmienione dane, które powinna zawierać faktura.

Przepisy regulujące m.in. treść jaką powinna zawierać faktura VAT, znajdują się w powołanym już rozporządzeniu z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Stosownie do regulacji § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

Ponadto zgodnie z § 5 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Z opisu sprawy wynika, że system EDI, za pośrednictwem którego Zainteresowany zamierza wystawiać i udostępniać faktury sprzedaży, nie obsługuje niektórych pozycji (np. związanych z procesem dystrybucji, rabatem), przez co wydruki faktur elektronicznych u kontrahentów różnić się mogą od wydruków wykonanych przez niego. Dodatkowe różnice w wyglądzie tych dokumentów mogą wynikać z różnej parametryzacji systemów finansowo-księgowych. W każdym jednak przypadku, jak poinformowała Spółka, wydruki te będą zawierały dane które powinna zawierać faktura czy faktura korygująca.

Zatem w przedmiotowej sprawie spełnione zostaną warunki wynikające zarówno z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. dotyczącego faktur elektronicznych, jak i rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie wystawiania faktur, w zakresie ich treści.

Tym samym stwierdzić należy, że w przedmiotowej sprawie wydruk przez kontrahenta faktury elektronicznej przesłanej mu poprzez system EDI, może się różnić od faktury elektronicznej wydrukowanej przez Spółkę w zakresie np. rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszczenia na niej bądź nie elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane przez przepisy prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Niniejszy wniosek został rozpatrzony w kwestii różnicy pomiędzy fakturą przesłaną w formie elektronicznej a fakturą wydrukowaną, w zakresie rozmieszczenia poszczególnych pozycji na stronie oraz zamieszenia elementów, które nie są obligatoryjnie wymagane. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 7 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-519/11-4/EWW, nr ILPP4/443-519/11-5/EWW, nr ILPP4/443-519/11-6/EWW, nr ILPP4/443-519/11-7/EWW, nr ILPP4/443-519/11-9/EWW, nr ILPP4/443-519/11-10/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.