ILPP4/443-315/11-2/ISN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2011 r. (data wpływu 20 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 20 kwietnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca świadczy usługi leasingu. Z tytułu świadczonych usług wystawia faktury VAT na płatności wynikające z umowy, w tym co miesiąc wystawia faktury VAT na raty leasingowe. W związku z koniecznością optymalizacji pracy, a także koniecznością obniżania kosztów prowadzonej działalności, Spółka zamierza wystawiać faktury VAT sprzedaży, i ewentualne faktury VAT korekty, na płatności związane ze świadczonymi usługami, w formacie PDF i przesyłać je klientom w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury VAT sprzedaży wystawione w pliku PDF i przesyłane klientom w formie elektronicznej, uprawniają do rozliczenia podatku VAT z tak wystawionej faktury, w tym dla sprzedawcy w dacie wystawienia faktury.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury VAT wystawiane, w formacie PDF, spełniają wymogi ustawy, i w takiej sytuacji możliwe jest rozliczenie podatku VAT dla sprzedawcy w dacie wystawienia faktury.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnicy podatku VAT zobowiązani są do wystawiania faktur sprzedaży. Faktury te muszą spełniać wymogi określone w ustawie.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja bądź jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W treści § 2 ust. 1 rozporządzenia zdefiniowano autentyczność pochodzenia faktury jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Wskazano także, że przez integralność treści faktury rozumie się, iż nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powyższego wynika, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści, który został przesłany drogą elektroniczną, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji od odbiorcy, co do takiego trybu przesłania faktury.

W § 19 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), stwierdza się, że faktury i faktury korygujące winny być wystawiane w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej.

Z powyższego wynika, iż faktury sprzedaży i faktury korygujące mogą być przesyłane w formie elektronicznej. Jeżeli format PDF, w którym wystawiona i wysyłana będzie faktura elektroniczna, spełnia wymogi rozporządzenia co do zapewnienia autentyczności jej pochodzenia i integralności jej treści, uznać należy, iż faktura taka spełnia wymogi prawne i jej przesyłanie w formie elektronicznej rodzi obowiązek rozliczenia takiej faktury na potrzeby podatku VAT.

Z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wynika, iż podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w takim zakresie w jakim nabycie towarów lub usług związane jest z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonego w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, co do zasady, powstaje w rozliczeniu za miesiąc, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższych przepisów wynika, iż podstawą do obniżenia podatku należnego, o kwoty podatku naliczonego, są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi.

Biorąc pod uwagę obecnie obowiązujące przepisy prawne uznać należy, iż dopuszczalne jest wystawianie faktur VAT sprzedaży w formacie PDF i przesyłanie ich odbiorcom w formie elektronicznej.

W konsekwencji uznać należy, iż dla celów podatkowych należy zrównać otrzymanie tj. tradycyjne doręczenie faktury VAT, z przesłaniem faktury VAT w formacie PDF i przesłanie jej jako załącznika drogą elektroniczną.

W tym stanie rzeczy, wobec faktu, iż dokument wystawiony w formacie PDF zapewnia autentyczność jego pochodzenia i integralność jego treści, przyjąć należy, iż faktury VAT wystawiane w formacie PDF i przesyłane za zgodą odbiorców w formie elektronicznej wywołują takie same skutki podatkowe, jak doręczenie tradycyjną metodą faktury papierowej.

W przypadku faktury elektronicznej moment otrzymania poczty elektronicznej z załączonym plikiem faktury VAT w formacie PDF, należy uznać za moment doręczenia odbiorcy faktury VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka prowadzi działalność gospodarczą w ramach której świadczy usługi leasingu. Z tytułu świadczonych usług wystawia faktury VAT. Zainteresowany zamierza wystawiać faktury VAT sprzedaży w formacie PDF i przesyłać je klientom w formie elektronicznej.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją" - § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Jak wskazał Wnioskodawca dokument wystawiony w formacie PDF zapewni autentyczność jego pochodzenia i integralność jego treści, a faktury VAT wystawiane w formacie PDF, przesyłane będą w formie elektronicznej za zgodą odbiorców.

Zainteresowany ma wątpliwości, czy faktury VAT sprzedaży wystawione w pliku PDF i przesyłane klientom w formie elektronicznej, uprawniają go do rozliczenia podatku VAT z tak wystawionej faktury, w dacie jej wystawienia.

Wyjaśnić należy, iż zwrot "wystawić fakturę" nie jest na gruncie prawa podatkowego w żaden sposób definiowany, a zatem powinien on być rozumiany zgodnie z jego pierwotnym znaczeniem w ramach języka polskiego. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego wydanym przez Polskie Wydawnictwo Naukowe PWN (www.sjp.pwn.pl), zwrot "wystawić" w odniesieniu do dokumentu oznacza "sporządzić dokument". W tym znaczeniu "wystawieniem faktury" jest sporządzenie dokumentu - ukończenie działań, których efektem jest fizyczne zaistnienie tego dokumentu. W przypadku przesyłania faktury w formie elektronicznej (jako elektronicznego pliku z danymi) takim momentem jest wygenerowanie tego pliku - z tym bowiem momentem ów plik zaczyna funkcjonować w obrocie, w takiej formie zostanie przesłany do kontrahenta. W razie wątpliwości należy natomiast uznać, że datą wystawienia faktury jest data wystawienia wskazana w jej treści.

Faktura przesyłana w formie elektronicznej powstaje z chwilą wygenerowania takiego pliku elektronicznego, który spełnia przesłanki formalne przewidziane w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zatem biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wystawiane przez Spółkę faktury VAT, przesyłane kontrahentom w formie elektronicznej w postaci pliku PDF, będą ją uprawniały do rozliczenia podatku należnego zawartego w tych fakturach, po spełnieniu warunków, o których mowa w § 3 rozporządzenia.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. W części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie wystawiania i przesyłania w formie elektronicznej faktur VAT korygujących oraz podstawy opodatkowania wydana została interpretacja indywidualna z dnia 20 lipca 2011 r. nr ILPP4/443-315/11-3/ISN. Natomiast kwestia dotycząca rozliczenia przez odbiorców podatku VAT z tytułu otrzymywanych przez nich faktur oraz faktur korygujących wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej została rozpatrzona w postanowieniu z dnia 20 lipca 2011 r. nr ILPP4/443-315/11-4/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.