ILPP2/443-993/08-3/SJ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 17 października 2008 r. (data wpływu 31 października 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania duplikatu faktur do faktur wystawionych w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 31 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania duplikatu faktur do faktur wystawionych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Niejednokrotnie zdarza się, iż odbiorca faktury z różnych niezależnych od niego powodów zagubił, bądź nie otrzymał faktury. Fakt nieposiadania faktury ujawnia się po rozliczeniu faktur za poprzedni miesiąc. W przypadku faktur papierowych, można było wystawić duplikat z datą bieżącą i klient mógł dokonać na podstawie takiego dokumentu, przewidzianych przez prawo odliczeń. W przypadku faktur w formie elektronicznej nie ma takiej możliwości.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z tym, iż przepis § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) mówi, iż "faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie", natomiast § 5 ust. 2 rozporządzenia, pozwala na wystawianie dokumentów papierowych w przypadkach zaistnienia przeszkód formalnych lub technicznych, dopuszczalne są obie formy wystawienia duplikatu faktur i obie pozwalają odbiorcy faktury na dokonanie odliczeń.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków.

Artykuł 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, stanowi, iż podatnicy, o których mowa w art. 15,są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

W myśl § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu lub zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Zgodnie § 22 z ust. 3 powołanego rozporządzenia, faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Stosownie do zapisu § 22 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia, duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej,przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

W myśl § 5 ust. 2 rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, iż wystawianie faktury w formie elektronicznej pociąga za sobą analogiczną formę wystawiania ewentualnych faktur korygujących i duplikatów faktur. Jest bowiem zasadą, że duplikaty faktur wystawione do faktur wystawionych i przesłanych elektronicznie, wystawia się i przesyła w tej samej formie. Możliwość wystawienia duplikatu faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, takich kiedy system informatyczny używany przez podatnika umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących i duplikatów faktur w formie elektronicznej, jednak z przyczyn technicznych, czy też formalnych w danym momencie nie jest możliwe wystawianie i przesyłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej. Oznacza to, iż wystawianie duplikatów e-faktur w formie papierowej, powinno mieć charakter incydentalny. Taką przeszkodą techniczną może być np.: przejściowa awaria komputera, serwera, systemu. Natomiast korzystający z systemu informatycznego, nie może wystawiać duplikatu e-faktury w formie papierowej w sytuacji, w której z założenia, system informatyczny wystawcy faktur nie jest przystosowany do wygenerowania korekt w formie elektronicznej. Niedopuszczalne jest przyjęcie z góry zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej.

Duplikat faktury nie jest kopią faktury znajdującej się w posiadaniu sprzedawcy. To odrębny rodzaj faktury wystawiony ponownie przez sprzedawcę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Duplikat powinien być dokładnym odzwierciedleniem dokumentu pierwotnego, którego dotyczy. Powinien on być więc wystawiany także wedle przepisów, które obowiązywały w dacie wystawienia dokumentu pierwotnego. Reasumując, sprzedawca na wniosek nabywcy w sprawie wydania duplikatu faktury w wyniku zniszczenia lub zaginięcia faktury oryginalnej, ponownie wystawia fakturę ze słowem "DUPLIKAT", z datą wystawienia duplikatu oraz bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż zdarzać się mogą sytuacje, gdy odbiorcy faktur z różnych niezależnych od nich powodów zagubią, bądź nie otrzymają faktury od Spółki. W związku z powyższym, Zainteresowany będzie wystawiał tym odbiorcom duplikaty faktur do faktur pierwotnie wystawionych w formie elektronicznej.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż co do zasady, wystawianie duplikatów faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Wobec powyższego, Spółka tylko w wyjątkowych okolicznościach,o których mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia, może wystawić duplikat faktury w formie papierowej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 - art. 86 ust. 1 pkt 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 grudnia 2008 r.

Powyższe zasady dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jaki i w formie elektronicznej. Podstawą do odliczenia podatku naliczonego w obrocie krajowym jest wyłącznie faktura VAT. Faktury te, stwierdzające w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16, są obowiązani wystawić podatnicy, o których mowa w art. 15 (art. 106 ust. 1 ustawy).

Z cytowanych wyżej przepisów wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy nabyte towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest bezpośredni i bezsporny związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Reasumując, w sytuacji gdy Wnioskodawca będzie wystawiał swoim odbiorcom duplikaty faktur, zarówno w formie papierowej, jaki i w formie elektronicznej do faktur pierwotnie wystawionych w wersji elektronicznej, a wystawione duplikaty faktur będą spełniały warunki określone przepisami zarówno rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., wówczas odbiorcy takich faktur będą mieli prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Tut. Organ podkreśla, iż z dniem 1 grudnia 2008 r. (z wyjątkami określonymi w art. 15 tej ustawy) weszła w życie ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1320).

Do dnia 30 listopada 2008 r. obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wniosek w zakresie zdarzenia przyszłego dotyczącego faktur przesyłanych drogą elektroniczną został rozstrzygnięty w interpretacji indywidualnej z dnia 22 stycznia 2009 r. nr ILPP2/443-993/08-2/SJ.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.