ILPP2/443-712/09-4/MN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 28 maja 2009 r. (data wpływu 2 czerwca 2009 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 sierpnia 2009 r. (data wpływu 7 sierpnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odpowiedzialności wynikającej z utraty danych, w związku z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 2 czerwca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odpowiedzialności wynikającej z utraty danych, w związku z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 6 sierpnia 2009 r. (data wpływu 7 sierpnia 2009 r.) o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego, własne stanowisko w sprawie oraz wskazanie zakresu wniosku.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Zostanie dokonana akceptacja, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) oraz zawarta zostanie umowa pomiędzy wystawcą i odbiorcą, z której jednoznacznie będzie wynikał obowiązek przechowywania w imieniu odbiorcy, elektronicznej formy otrzymanych faktur przez wystawcę. Odbiorca w swej dokumentacji księgowej będzie posiadał "papierowe" kopie otrzymanych dokumentów. Pozostałe warunki określone w rozporządzeniu pozostaną spełnione.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowana wskazała, iż przedmiotem umowy zawartej pomiędzy wystawcą a odbiorcą faktury elektronicznej będą materiały biurowe. Wnioskodawczyni będzie odbiorcą faktur VAT, na podstawie których będzie dokonywała odliczenia podatku VAT naliczonego, z nich wynikającego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Jaka będzie odpowiedzialność odbiorcy, jeżeli przy kontroli okaże się, że pomimo obowiązku wynikającego z umowy, dotyczącego przechowywania w formie elektronicznej faktur, wystawca nie będzie posiadał odpowiednich plików określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r....

Zdaniem Wnioskodawczyni, jako odbiorca faktury w stosunku, do której nie będzie, nie z jej winy, elektronicznej kopii, nie powinna ponosić żadnej odpowiedzialności karno-skarbowej. Ewentualną odpowiedzialność powinien ponosić dostawca, który był zobowiązany do przechowywania takiej kopii. Zainteresowana nie powinna ponosić żadnych dodatkowych, negatywnych skutków utraty danych, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz zawartą umową powinien przechowywać dostawca.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Ponadto, na mocy art. 106 ust. 11 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Powyższa delegacja została zrealizowana przez wydanie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Na mocy § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Stosownie natomiast do § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Według § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 6 ust. 4 rozporządzenia, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Natomiast, stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż obowiązek przechowywania faktur elektronicznych, w myśl § 6 ust. 5, spoczywa zarówno na ich wystawcy, jak i na odbiorcy. Zgodnie z tym zapisem, faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej oraz w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Mogą one być przechowywane również na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu, niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). W tym przypadku również musi być spełniony warunek umożliwiający organom podatkowym i skarbowym dostęp do tych faktur. Należy zauważyć, że zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa wyżej, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (§ 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

Zatem, miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące "zwykłych" faktur VAT, stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych. Zasady te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur VAT.

I tak, w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie - § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur VAT.

Zgodnie z § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur VAT, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, iż zostanie dokonana akceptacja, zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych oraz zawarta zostanie umowa pomiędzy wystawcą i odbiorcą, z której jednoznacznie będzie wynikał obowiązek przechowywania w imieniu odbiorcy, elektronicznej formy otrzymanych faktur przez wystawcę. Odbiorca w swej dokumentacji księgowej będzie posiadał "papierowe" kopie otrzymanych dokumentów. Pozostałe warunki określone w rozporządzeniu pozostaną spełnione. Przedmiotem umowy zawartej pomiędzy wystawcą a odbiorcą faktury elektronicznej będą materiały biurowe. Wnioskodawczyni będzie odbiorcą faktur VAT, na podstawie których będzie dokonywała odliczenia podatku VAT naliczonego, z nich wynikającego.

Na mocy art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem z przepisów Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku od towarów i usług, a także rozporządzenia w sprawie faktur VAT wynika, iż Wnioskodawczyni zobowiązana jest przechowywać faktury VAT do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jak wynika z powyższego, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego.

W świetle brzmienia cytowanych przepisów art. 86 ust. 2 i art. 112 ustawy oraz § 21 rozporządzenia w sprawie faktur VAT, należy stwierdzić, iż w przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, Wnioskodawczyni powinna podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej, zagubionej, czy utraconej w inny sposób dokumentacji.

Przede wszystkim Zainteresowana powinna uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawcy. Możliwość taką statuuje § 20 ust. 1 rozporządzania w sprawie faktur VAT, w myśl którego, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Na mocy § 20 ust. 2 ww. rozporządzenia, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

W przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 rozporządzania w sprawie faktur VAT).

Żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia Wnioskodawczyni z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego.

Zatem, Zainteresowana jest zobowiązana do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. W przypadku braku faktur VAT (również wystawionych w formie elektronicznej i przechowywanych - zgodnie z zawartą umową przez ich wystawcę) lub ich duplikatów, Wnioskodawczyni będzie więc zobowiązana do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono, ponieważ "papierowe" kopie faktur wystawionych w formie elektronicznej - na mocy przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów wykonawczych - nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Ponadto, we własnym stanowisku w sprawie Wnioskodawczyni wskazała, iż jako odbiorca faktury, w stosunku do której nie będzie, nie z jej winy, elektronicznej kopii, nie powinna ponosić żadnej odpowiedzialności karno-skarbowej.

W związku z powyższym, tut. Organ stwierdza co następuje.

W myśl art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Przepis art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej stanowi, iż ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy m.in. ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych.

Poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej należy rozumieć ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Kwestie dotyczące odpowiedzialności karno-skarbowej regulują przepisy ustawy niepodatkowej - ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.). Zatem zagadnienie to nie może być rozstrzygnięte przez tut. Organ w drodze interpretacji indywidualnej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno