ILPP2/443-676/08-2/GZ - Wystawianie faktur w formie elektronicznej oraz możliwość wystawiania not korygujących do e-faktur w formie papierowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 21 lipca 2008 r. (data wpływu 23 lipiec 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formy wystawiania faktur i not korygujących - jest prawidłowe.

W dniu 23 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formy wystawiania faktur i not korygujących.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca planuje korzystanie z systemu EDI, umożliwiającego przesyłanie między kontrahentami i do kontrahentów e-faktur oraz innych dokumentów drogą elektroniczną. Spółka zamierza, jeżeli wystąpi taka konieczność, wystawiać noty korygujące do otrzymanych e-faktur w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Możliwość wystawienia e-faktury

Podatnicy VAT mają obowiązek w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług wystawienia faktury stwierdzającej dokonanie sprzedaży. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy odbiorca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Zasadniczo faktury wystawiane są w formie papierowej. Możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej gwarantuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Skorzystanie z tej możliwości wymaga jednak spełnienia odpowiednich warunków. Podstawowym warunkiem koniecznym do spełnienia jest akceptacja takiej formy przez odbiorcę faktury. Zgodnie bowiem z § 3 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Ponadto, zgodnie z treścią rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W związku z powyższym, Spółka może wybrać formę (papierową bądź elektroniczną), w jakiej będzie wystawiała faktury swoim kontrahentom. Otrzymanie faktury w formie elektronicznej nie zobowiązuje Spółki do wystawienia za swoje usługi faktury również w formie elektronicznej. Spółka ma możliwość wyboru. W przypadku wyboru jednej z form należy ją konsekwentnie stosować. Spółka decydując się na wystawianie faktur w formie elektronicznej musi spełnić warunki określone wyżej wskazanym rozporządzeniem.

Ad. 2

Możliwość wystawienia noty korygującej w formie papierowej do otrzymanej e-faktury

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązane wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W przypadku, gdy Spółka będąc nabywcą towaru lub usługi, otrzyma fakturę lub fakturę korygującą, zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji może wystawić notę korygującą. Zgodnie z § 18 ust. 1 powołanego rozporządzenia, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca jest dokumentem, którego podstawą wystawienia są pomyłki w jakiejkolwiek informacji dotyczącej głównie sprzedawcy albo nabywcy lub oznaczenia towaru czy usługi. W szczególności są to: błędnie wpisany adres, numer NIP, nazwa którejś ze stron, pomyłka w określeniu daty sprzedaży, daty wystawienia i numeru kolejnego faktury albo numeru z klasyfikacji statystycznej. Notą korygującą poprawia się zatem jedynie treści formalne faktury, czyli te, które nie wiążą się z prawem do rozliczenia podatku od towarów i usług. Nie można natomiast poprzez wystawienie noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży.

Zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia, nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. W myśl § 18 ust. 4 i 5 tego rozporządzenia, jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierać wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA" oraz zawierać co najmniej:

Noty korygującej nie można wystawić w przypadku stwierdzenia pomyłki w którejś z pozycji danych faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12 rozporządzenia, a zatem wtedy, gdy pomyłka dotyczy:

Podmiot sporządzający notę korygującą przesyła ją wystawcy faktury (faktury korygującej) wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury (faktury korygującej) zaakceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury, a kopię odsyła wystawcy noty.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie została przewidziana możliwość wystawiania i przesyłania not korygujących w formie elektronicznej. Ustawodawca przewidział jedynie wystawianie faktur korygujących do e-faktur. Zgodnie z treścią rozporządzenia faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur elektronicznych powinny mieć co do zasady formę elektroniczną. Ze względu na brak odpowiednich zapisów dotyczących możliwości wystawiania not korygujących do e-faktur Spółka powinna w tej kwestii stosować przepisy, które określają sposób i zasady wystawiania not korygujących, tj. rozporządzenie z dnia 25 maja 2005 r. i ustawę o podatku od towarów i usług. Powyższe potwierdza Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu w postanowieniu z dnia 28 września 2007 r., twierdząc, iż " (...) Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż skoro w zakresie nieuregulowanym ww. rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r., zastosowanie znajdują zasady uregulowane w cyt. rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r., zatem, Podatnik w przypadku otrzymania faktury elektronicznej zawierającej pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą w formie papierowej".

Mając na uwadze wyżej przywołaną argumentację, Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska, zgodnie z którym ma ona możliwość wyboru formy w jakiej wystawia faktury (papierowej bądź elektronicznej), jednak jeżeli zdecyduje się na jedną z form musi ją konsekwentnie stosować. Ponadto Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska zgodnie z którym może wystawić noty korygujące w formie papierowej do faktury otrzymanej w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.