ILPP2/443-442/08-2/SJ - Korekta sprzedaży błędnie zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej.

"(...) Wnioskodawczyni od lipca 2007 r. rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej - handel. Jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W tym też miesiącu Zainteresowana zakupiła kasę rejestrującą i od 1 sierpnia 2007 r., mimo nieprzekroczenia obrotu w wysokości 20.000 zł, ufiskalizowała kasę i rozpoczęła ewidencjonowanie za jej pomocą. Zaprogramowanie kasy fiskalnej zostało zlecone firmie, od której została zakupiona. Po około 2 miesiącach Wnioskodawczyni zorientowała się, że cała prasa jest sprzedawana ze stawką VAT 22%, natomiast kupowana ze stawkami VAT 0%, 7% i 22%. Zainteresowana wezwała osobę, która programowała kasę, aby naprawiła pomyłkę.

(...) Czy można skorygować sprzedaż według prawidłowych stawek VAT i dokonać korekty deklaracji VAT-7, mimo nieposiadania paragonów sprzedaży (zostały wydane klientom)?

(...) Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. nr 108, poz. 948 ze zm.).

Na podstawie § 5 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest m.in. paragon fiskalny.

Paragon fiskalny jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 1 pkt 13 ww. rozporządzenia). Podkreślić należy, iż stosownie do § 1 pkt 9 cyt. rozporządzenia, istotą kasy fiskalnej jest posiadanie pamięci fiskalnej, tj. urządzenia umożliwiającego trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). W przypadku popełnienia pomyłki przy ewidencjonowaniu obrotu za pomocą kasy rejestrującej podatnik powinien zatrzymać paragon fiskalny. Podkreślić jednak należy, iż paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Wprawdzie obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur VAT), jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Zakaz zmiany treści paragonu jest jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i nie może on zmieniać zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 i 4 ustawy, bowiem obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym.

Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należałoby prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że w wyniku błędu w oprogramowaniu kasy fiskalnej, cała prasa sprzedawana przez Wnioskodawczynię przez okres około 2 miesięcy, była naliczana ze stawką podatku w wysokości 22%, a nie 0%, 7% lub 22%. Kwota brutto sprzedaży była prawidłowa. Zainteresowana nie posiada oryginałów paragonów sprzedaży, ponieważ zostały wydane kupującym. Natomiast posiada faktury wystawione przez dostawcę prasy, tylko na sprzedane przez nią egzemplarze prasy. Pozwala to ustalić, ile prasy i z zastosowaniem jakich stawek VAT, sprzedano w poszczególnych miesiącach.

(...) Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Dlatego też szczególnie istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego. Wprawdzie przepisy ustawy VAT nie zawierają generalnej reguły dotyczącej korekt deklaracji, ani co do przesłanek takiej korekty, ani co do sposobu jej dokonywania, to jednak konieczność korekty powstaje w każdym przypadku, gdy kwota odliczenia byłaby niższa lub wyższa od kwoty odliczenia przysługującego podatnikowi, a także w sytuacjach, gdy po wykazaniu odliczenia uległy zmianie czynniki wpływające na prawo lub wielkość odliczenia.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8 poz. 60 ze zm.) zawiera ogólne zasady korygowania deklaracji, także dotyczące deklaracji składanych dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług, niezależnie od regulacji zawartych w samej ustawie o VAT.

Zgodnie z art. 81 § 1 i § 2 cyt. wyżej ustawy, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Mając na uwadze przywołane przepisy prawa podatkowego oraz stan faktyczny przedstawiony we wniosku, stwierdzić należy, że zgromadzenie przez Wnioskodawczynię dowodów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego.

Wobec powyższego, Zainteresowanej przysługuje prawo do skorygowania dokonanej sprzedaży wg prawidłowych stawek VAT oraz do złożenia korekty deklaracji VAT-7 za okres, w którym błędnie był naliczany podatek VAT, pomimo braku posiadania oryginałów paragonów. Jednakże warunkiem do nabycia przysługującego uprawnienia jest udokumentowanie zaistniałej sytuacji wiarygodnymi dowodami. (...)"