ILPP2/443-1984/10-2/JK - Zakres pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 6 grudnia 2010 r. (data wpływu 9 grudnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej Ordynacji podatkowej w zakresie jednorazowego złożenia pełnomocnictwa do akt urzędu - jest nieprawidłowe.

W dniu 9 grudnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej Ordynacji podatkowej w zakresie jednorazowego złożenia pełnomocnictwa do akt urzędu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jako osoba prawna, prowadzi działalność podstawową w zakresie wydobycia rud oraz produkcji (z tych rud) i sprzedaży miedzi, metali szlachetnych i innych metali nieżelaznych. Działalność ta prowadzona jest poprzez wyodrębnione organizacyjnie Oddziały (ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym).

Celem usprawnienia organizacji pracy, Zarząd Spółki udzielił pełnomocnictw wybranym osobom - pracownikom Spółki (tj. Głównemu Księgowemu Spółki, Dyrektorowi Departamentu Podatków), do podpisywania wszelkich pism kierowanych do organów podatkowych (urzędy skarbowe/izba skarbowa oraz urząd celny/izba celna), a wynikających z przepisów prawa podatkowego. Ww. wymienieni z imienia i nazwiska pracownicy - którym udzielono pełnomocnictw, wykonują w imieniu Zainteresowanego szereg czynności, które występują w trakcie bieżącej działalności gospodarczej podatnika.

Zakres udzielonych pełnomocnictw obejmuje wykonywanie przez pełnomocnika następujących czynności:

* podpisywanie składanych deklaracji podatkowych i korekt deklaracji podatkowych, informacji podatkowych oraz wniosków i wyjaśnień składanych w organach podatkowych w tym zakresie (co wynika z art. 80a § 1 i § 2 i art. 81 ustawy UOP),

* podpisywanie wniosków o stwierdzenie nadpłaty wynikającej ze złożonej korekty deklaracji (co wynika z art. 74 i art. 75 w związku z art. 81 UOP),

* podpisywanie wniosków o zaliczenie nadpłaty oraz (ewentualnych) zażaleń w zakresie zaliczenia przez urząd skarbowy nadpłaty na poczet bieżących i przyszłych zobowiązań (co wynika z art. 76 § 1 i art. 76a § 1 w związku z art. 76b UOP),

* podpisywanie innych pism/informacji, do składania których uprawniona/zobowiązana jest Spółka na podstawie przepisów prawa podatkowego, w tym w zakresie składanych wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w płatnościach podatków (co wynika m.in. z art. 306a UOP),

* podpisywania formularzy zgłoszeniowych, aktualizacyjnych, NIP (co wynika z właściwych przepisów prawa podatkowego).

Pełnomocnictwa, uprawniające do wykonywania ww. grup czynności, udzielane są na piśmie i mają charakter bezterminowy.

Oryginały udzielonych pełnomocnictw, po ich sporządzeniu, Zainteresowany składa do akt urzędu skarbowego/celnego właściwego miejscowo dla rozliczeń podatkowych Spółki. Koszty udzielenia pracownikowi pełnomocnictwa (ewentualnie jego poświadczenia przez notariusza) oraz jego opłacenia (opłata skarbowa) ponoszone są przez Wnioskodawcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy jednorazowe złożenie pełnomocnictwa do akt urzędu - określające zakres czynności do wykonywania których umocowany jest pełnomocnik - a określonych szczegółowo w niniejszym wniosku, jest wystarczające do reprezentowania podatnika w ww. typach spraw i nie wymaga każdorazowego składania tego samego pełnomocnictwa w tym samym urzędzie.

Zdaniem Wnioskodawcy w sytuacji złożenia we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym/celnym pełnomocnictw o treści obejmującej szereg grup czynności wprost w nich wymienionych (określonych powyżej), Spółka nie ma obowiązku składania po raz kolejny kopii/odpisu pełnomocnictwa w przypadku wielokrotnego wykonywania czynności objętych tymi pełnomocnictwami - już raz złożonym do akt danego urzędu skarbowego.

Zgodnie z art. 136 ustawy UOP, strona może działać przez pełnomocnika chyba, że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Stosownie zaś do treści art. 137 § 3 UOP, pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub poświadczony urzędowo odpis pełnomocnictwa. Jeżeli we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym zostanie złożone pełnomocnictwo o treści obejmującej szereg grup czynności wprost w nim wymienionych, pełnomocnictwo takie winno być złożone tylko raz do akt danego urzędu skarbowego. Zakres pełnomocnictwa podatnik określa w sposób samodzielny. Przepisy Kodeksu cywilnego i Ordynacji podatkowej nie wskazują, że pełnomocnictwo powinno obejmować tylko jedną czynność wykonywaną jednorazowo (czyli mieć charakter szczegółowy); pełnomocnictwo takie może obejmować również dowolną ilość grup czynności lub być pełnomocnictwem ogólnym.

Zauważyć również należy, że urząd skarbowy/celny posiada akta - ewidencję podatników (w formie papierowej oraz elektronicznej), na podstawie której może w przypadku każdego zdarzenia związanego z reprezentowaniem danego podatnika przez pełnomocnika, ustalić czy w aktach urzędu znajduje się takie pełnomocnictwo. Ponadto żądanie złożenia pełnomocnictwa przy wykonaniu przez pełnomocnika każdej kolejnej czynności, objętej już wcześniej złożonym w danym urzędzie pełnomocnictwem, bezpodstawnie narażałaby Zainteresowanego na dodatkowe koszty wielokrotnego poświadczania notarialnego pełnomocnictwa i wielokrotnego opłacania opłaty skarbowej od tego samego pełnomocnictwa, co z pewnością nie było zamiarem racjonalnie działającego ustawodawcy.

Stanowisko Spółki w przedmiotowej kwestii znajduje także potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych (np. w interpretacji IS w Poznaniu z dnia 2 września 2009 r., znak ILPB3/423 -438/09-2/ŁM czy też z dnia 22 maja 2009 r. znak ILPP1/443-391/09-3/BD), jak również w orzecznictwie administracyjnym. I tak, np. w wyroku WSA w Warszawie, sygn. akt III SA/Wa 98/09 z dnia 30 kwietnia 2009 r. skład orzekający uznał "Jeśli pełnomocnik zamanifestuje swoją wolę skorzystania z pełnomocnictwa, a pełnomocnictwo takie pozostaje w dyspozycji organu jako złożone w jakiejkolwiek innej sprawie (notoria urzędowa), to niedopuszczalnym, skrajnym formalizmem byłoby sprowadzenie art. 137 § 1 zdanie pierwsze Ordynacji podatkowej do technicznego aktu "dołączenia" do akt postępowania takiego pełnomocnictwa po raz kolejny. Istotą art. 137 § 3 Ordynacji nie jest materialna, techniczna czynność przedłożenia dokumentu, lecz ocena czy w konkretnej sprawie działa skutecznie ustanowiony pełnomocnik. Wyraz "dołącza" użyty w art. 137 § 3 Ordynacji, interpretować należy przede wszystkim jako obowiązek wykazania, że danej osobie zostało udzielone pełnomocnictwo, a także obowiązek jednoznacznego oświadczenia, że w konkretnej sprawie pełnomocnik zamierza skorzystać z tego pełnomocnictwa".

Zatem jednokrotne złożenie pełnomocnictwa do urzędu skarbowego/celnego, obejmującego kilka/kilkanaście grup czynności, do których upoważniony jest pełnomocnik - a określonych w niniejszym wniosku, czyni zadość dyspozycji przepisu art. 137 § 3 UOP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Kwestie dotyczące działania strony przez pełnomocnika w zakresie: zobowiązania podatkowego, postępowania podatkowego, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, interpretacji przepisów prawa podatkowego, zostały uregulowane w odrębnych działach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Postępowanie podatkowe zostało unormowane w dziale IV ww. ustawy.

Zgodnie z art. 136 cyt. ustawy, strona może działać przez pełnomocnika chyba, że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Przepis art. 137 § 2 ww. ustawy określa formę, w jakiej powinno być udzielone pełnomocnictwo, stanowiąc, iż pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ podatkowy może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej).

Z powyższego wynika, iż każda strona, w tym osoba fizyczna, może działać w sprawie przez pełnomocnika. Jednakże dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony, niezbędne jest złożenie do akt sprawy dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnika.

Istotne jest również wyjaśnienie pojęcia "akta", które występuje w treści art. 137 § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa. Wg "Popularnego słownika języka polskiego PWN" (Warszawa 2003), akta to zbiór dokumentów urzędowych, prawnych, księgi urzędowe, prawne.

Natomiast zgodnie z definicją zawartą w "Słowniku wyrazów obcych" (PWN, Warszawa 1997) za akta uważa się zbiór dokumentów odnoszących się do jakiejś sprawy, a także zbiór zawierających je ksiąg.

W związku z powyższym za akta sprawy, uważa się dokumenty zebrane w toku konkretnego postępowania, opisane sygnaturą, kwalifikacją prawną itp., ponadto zakłada się je odrębnie dla każdej sprawy. Nie ulega zatem wątpliwości, że zgodnie z art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej, pełnomocnik dołącza oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy.

Innymi słowy, aby pełnomocnictwo mogło wywrzeć skutki w postępowaniu, musi zostać uzewnętrznione w trybie określonym w art. 137 Ordynacji podatkowej - złożone do akt danej sprawy. Udzielenie pełnomocnictwa poza postępowaniem będzie miało charakter materialnoprawny, ale wykazanie jego istnienia w toku danego postępowania będzie już czynnością procesową. Organ nie może więc dopuszczać do udziału w danej sprawie osoby, która w tej sprawie nie złoży ważnego pełnomocnictwa.

Obowiązek wykazania umocowania do działania w imieniu strony w danej sprawie ciąży na pełnomocniku, w szczególności, w sytuacji, kiedy pełnomocnik strony składa w jej imieniu wniosek lub inne podanie inicjujące postępowanie podatkowe, jest on obowiązany - przy dokonywaniu tej pierwszej czynności proceduralnej - dołączyć stosowne pełnomocnictwo do akt sprawy.

Zakres udzielonego pełnomocnictwa wynika z jego treści. Od konstrukcji udzielonego pełnomocnictwa zależeć będzie, czy w konkretnym postępowaniu podatkowym raz złożone pełnomocnictwo będzie wystarczające do dokonywania w imieniu mocodawcy wszelkich czynności związanych z prowadzeniem danej sprawy, czy też wystąpi konieczność przedstawienia kolejnych pełnomocnictw do czynności mających miejsce w ramach tego samego postępowania, a które to czynności nie wchodziłyby w zakres pełnomocnictwa udzielonego wcześniej.

Obowiązek składania deklaracji podatkowych wynika z przepisów materialnego prawa podatkowego. Kwestia podpisywania deklaracji przez pełnomocnika została uregulowana w art. 80a § 1-§ 5 Ordynacji podatkowej, znowelizowanym ustawą z dnia 5 marca 2009 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 57, poz. 466). I tak, zgodnie z § 1 ww. artykułu, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy (art. 80a § 2 Ordynacji podatkowej).

Na mocy art. 80a § 2a Ordynacji podatkowej, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników. Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby (art. 80a § 3 Ordynacji podatkowej).

W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym (art. 80a § 4 Ordynacji podatkowej).

W art. 80a § 5 Ordynacji podatkowej wskazano, iż Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz wzór zawiadomienia o odwołaniu tego pełnomocnictwa, uwzględniając zakres pełnomocnictwa i dane identyfikujące podatnika, płatnika lub inkasenta oraz pełnomocnika.

W tym miejscu podkreślić należy, że zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, przez deklaracje rozumie się również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Jednakże pojęcie akt sprawy należy odnosić do postępowania podatkowego, gdzie takie akta są tworzone w trakcie prowadzonego postępowania, natomiast w przypadku składania deklaracji podatkowych zasadnym jest uznanie, iż czynność składania deklaracji podatkowych i korekt tych deklaracji jest czynnością uregulowaną w sposób odrębny od postępowania podatkowego. Tym samym zastosowanie art. 137 Ordynacji podatkowej ma miejsce w takim zakresie, w jakim odsyłają regulacje art. 80a § 1-§ 4 Ordynacji podatkowej.

Przepisy art. 80a § 2 ww. ustawy stanowią, iż pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Oznacza to, że wystarczy aby Wnioskodawca złożył raz, przed właściwym organem podatkowym, udzielone mu pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji, by do czasu powiadomienia organu podatkowego o odwołaniu przedmiotowego pełnomocnictwa, skutecznie reprezentować swojego mocodawcę w zakresie podpisywania deklaracji.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jako osoba prawna, prowadzi działalność podstawową w zakresie wydobycia rud oraz produkcji (z tych rud) i sprzedaży miedzi, metali szlachetnych i innych metali nieżelaznych. Działalność ta prowadzona jest poprzez wyodrębnione organizacyjnie Oddziały (ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym).

Celem usprawnienia organizacji pracy, Zarząd Spółki udzielił pełnomocnictw wybranym osobom - pracownikom Spółki (tj. Głównemu Księgowemu Spółki, Dyrektorowi Departamentu Podatków), do podpisywania wszelkich pism kierowanych do organów podatkowych (urzędy skarbowe/izba skarbowa oraz urząd celny/izba celna), a wynikających z przepisów prawa podatkowego. Ww. wymienieni z imienia i nazwiska pracownicy - którym udzielono pełnomocnictw, wykonują w imieniu Zainteresowanego szereg czynności, które występują w trakcie bieżącej działalności gospodarczej podatnika.

Zakres udzielonych pełnomocnictw obejmuje wykonywanie przez pełnomocnika następujących czynności:

* podpisywanie składanych deklaracji podatkowych i korekt deklaracji podatkowych, informacji podatkowych oraz wniosków i wyjaśnień składanych w organach podatkowych w tym zakresie (co wynika z art. 80a § 1 i § 2 i art. 81 ustawy UOP),

* podpisywanie wniosków o stwierdzenie nadpłaty wynikającej ze złożonej korekty deklaracji (co wynika z art. 74 i art. 75 w związku z art. 81 UOP),

* podpisywanie wniosków o zaliczenie nadpłaty oraz (ewentualnych) zażaleń w zakresie zaliczenia przez urząd skarbowy nadpłaty na poczet bieżących i przyszłych zobowiązań (co wynika z art. 76 § 1 i art. 76a § 1 w związku z art. 76b UOP),

* podpisywanie innych pism/informacji, do składania których uprawniony/zobowiązany jest Wnioskodawca na podstawie przepisów prawa podatkowego, w tym w zakresie składanych wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w płatnościach podatków (co wynika m.in. z art. 306a UOP),

* podpisywania formularzy zgłoszeniowych, aktualizacyjnych, NIP (co wynika z właściwych przepisów prawa podatkowego).

Pełnomocnictwa, uprawniające do wykonywania ww. grup czynności, udzielane są na piśmie i mają charakter bezterminowy.

Oryginały udzielonych pełnomocnictw, po ich sporządzeniu, Zainteresowany składa do akt urzędu skarbowego/celnego właściwego miejscowo dla rozliczeń podatkowych Spółki. Koszty udzielenia pracownikowi pełnomocnictwa (ewentualnie jego poświadczenia przez notariusza) oraz jego opłacenia (opłata skarbowa) ponoszone są przez Wnioskodawcę.

W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych oraz odnosząc się do sformułowanego we wniosku pytania należy stwierdzić, że składanie deklaracji podatkowych oraz korekt deklaracji podatkowych, o ile zakres tych czynności nie przekracza umocowania zawartego w pełnomocnictwie złożonym do akt danego urzędu skarbowego/celnego, nie rodzi obowiązku składania kolejnych pełnomocnictw. Zatem w takiej sytuacji jednorazowe złożenie pełnomocnictwa jest wystarczające do reprezentowania podatnika przed urzędem skarbowym/celnym.

Natomiast w sytuacji złożenia wniosku, podania lub oświadczenia przez pełnomocnika strony inicjującego postępowanie podatkowe, czy kontrolne, konieczne jest każdorazowe złożenie do akt sprawy stosownego pełnomocnictwa, co oznacza, że składając np. wniosek o stwierdzenie nadpłaty, pełnomocnik ma obowiązek dołączenia do akt sprawy oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa zakresem obejmującego dane czynności.

Powołanie się bowiem - przy składaniu np. wniosku o stwierdzenie nadpłaty - na ogólne pełnomocnictwo, znajdujące się w ewidencji urzędu skarbowego, nie jest wystarczające dla dopełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej.

Postępowanie w przedmiocie stwierdzenia np. nadpłaty jest odrębną sprawą prowadzoną przez organ podatkowy, a jak wynika z ww. przepisu pełnomocnictwo musi być złożone do akt konkretnej sprawy.

Tym samym, jednorazowe złożenie pełnomocnictwa do akt urzędu, określającego zakres czynności, do wykonywania których umocowany jest pełnomocnik, wskazanych w opisie sprawy, nie jest wystarczające do reprezentowania podatnika przed organem podatkowym we wszystkich tych sprawach.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.