ILPP2/443-1650/09/12-S1/AD - Obowiązek drukowania i przechowywania kopii faktur, wystawianych w elektronicznym systemie księgowym.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 21 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 443/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 150/11 - stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej reprezentowanej przez Doradcę Podatkowego, przedstawione we wniosku z dnia 1 grudnia 2009 r. (data wpływu 7 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur - jest prawidłowe.

Wniosek Spółki Akcyjnej reprezentowanej przez Doradcę Podatkowego z dnia 1 grudnia 2009 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczy obowiązku drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zgodnie z zasadami ogólnymi, wystawia kontrahentom faktury VAT za dostawy towarów i świadczenie usług. Faktury wystawiane są za pomocą systemu księgowego. System ten umożliwia wydrukowanie kopii faktury VAT w dowolnym momencie. Jednocześnie system po wprowadzeniu danych do faktury i wydrukowaniu oryginału, nie pozwala na jakąkolwiek ingerencję w treść faktury. A zatem drukowana w dowolnym momencie kopia jest identyczna z oryginałem faktury (poza użyciem na fakturach słów: "oryginał" i "kopia").

System księgowy dane z faktur ujmuje automatycznie do ewidencji księgowej i w rejestrze podatku należnego, a także dane te uwzględnia przy generowaniu deklaracji VAT-7.

Sytuacje takie występowały zarówno w przeszłości jak i występować będą w przyszłości.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka zobowiązana jest do drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur, skoro w dowolnym momencie może wydrukować kopię faktury, której treść będzie identyczna, jak w sytuacji, gdy kopia faktury zostałaby wydrukowana w tym samym czasie co oryginał faktury.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie musi on drukować i przechowywać kopii faktur, gdyż system księgowy umożliwia wygenerowanie i wydrukowanie kopii w dowolnym momencie, a treść tak wydrukowanej faktury będzie identyczna jak w sytuacji, gdyby kopia faktury została wydrukowana w tym samym czasie co oryginał faktury. Zdaniem Spółki, za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym, bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia "podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Natomiast zgodnie z ust. 2 tego przepisu "dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie".

Zainteresowany stoi na stanowisku, iż przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej).

Jego zdaniem, żaden przepis rozporządzenia nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę (§ 19 ust. 1 i § 21).

Spółka stoi również na stanowisku, że skoro faktury należy przechowywać w oryginalnej postaci, to taką postacią może być oryginalny zapis w systemie księgowym. Z żadnego przepisu nie wynika bowiem, że "oryginalną postacią" jest forma papierowa faktury.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji, a te wszystkie warunki w przedstawionym stanie faktycznym są spełnione.

Spółka pragnie również wskazać, że jej zdaniem nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału czy tez w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Należy również wskazać, że żaden przepis rozporządzenia nie wskazuje terminu w jakim ma być wystawiona kopia faktury VAT.

Nie bez znaczenia jest również fakt, że oryginały faktur są wprowadzane do obiegu prawnego (znajdują się u kontrahenta). Tym samym identyczność treści kopii faktury z oryginałem zawsze może zostać potwierdzona z dokumentami źródłowymi zaewidencjonowanymi przez podmiot trzeci - kontrahenta.

Mając na uwadze powyższe Zainteresowany stoi na stanowisku, że w prawie podatkowym nie można stosować wykładni rozszerzającej, która skutkowałaby nałożeniem na podatników innych obowiązków aniżeli wprost wynikających z przepisów prawa.

A jeżeli żaden przepis prawa wprost nie nakazuje podatnikom przechowywania kopii faktur w formie papierowej, to takiego obowiązku na podatnika nie można nakładać.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 17 lutego 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-1650/09-3/AD, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego, nawet jeżeli program, za pomocą którego będą przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Pismem z dnia 5 marca 2010 r. Spółka Akcyjna reprezentowana przez Doradcę Podatkowego, wezwała Organ podatkowy, do usunięcia naruszenia prawa w ww. interpretacji indywidualnej.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 6 kwietnia 2010 r. nr ILPP2/443/W-22/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Spółka Akcyjna reprezentowana przez Doradcę Podatkowego, wniosła w dniu 12 maja 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu.

Po rozpoznaniu sprawy Sąd wydał wyrok w dniu 21 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 443/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 25 listopada 2010 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Wyrokiem z dnia 10 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 150/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 21 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 443/10 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 150/11 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 z późn. zm.), zwanej dalej Dyrektywą, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Powyższe oznacza, że państwo członkowskie może wymagać, w celu zapewnienia warunków z art. 246 Dyrektywy 112, przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wobec tego od woli poszczególnych państw zależy, czy skorzystają z uprawnienia przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.

W opinii Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, wyrażonej w wyroku z dnia 21 października 2010 r., brak jest jednak podstaw, aby przyjąć, że Rzeczpospolita Polska skorzystała z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur. Bowiem we wskazanym rozporządzeniu Minister Finansów zastrzegł obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur "w oryginalnej postaci", bez jednoczesnego zastrzeżenia, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. W powyższych przepisach nie została również zastrzeżona forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna.

Ponadto, powołując się na uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 23 czerwca 2010 r. sygn. akt I SA/Op 177/10, Sąd w analizowanej sprawie stwierdził, że z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanej w skarżonej interpretacji konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż jest on czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zgodnie z zasadami ogólnymi, wystawia kontrahentom faktury VAT za dostawy towarów i świadczenie usług. Faktury wystawiane są za pomocą systemu księgowego. System ten umożliwia wydrukowanie kopii faktury VAT w dowolnym momencie. Jednocześnie system po wprowadzeniu danych do faktury i wydrukowaniu oryginału, nie pozwala na jakąkolwiek ingerencję w treść faktury. A zatem drukowana w dowolnym momencie kopia jest identyczna z oryginałem faktury (poza użyciem na fakturach słów: "oryginał" i "kopia").

Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, iż będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeżeli program, za pomocą którego będą przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 17 lutego 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.