ILPP2/443-1408/09-2/AD - Obowiązek wystawienia faktur i ich dostarczenia do najemców będących osobami fizycznymi.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 2 października 2009 r. (data wpływu 15 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku wystawiania faktur i ich dostarczania do najemców - jest nieprawidłowe.

W dniu 15 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku wystawiania faktur i ich dostarczania do najemców.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W dniu 20 listopada 2003 r. Rada Miejska podjęła uchwałę w sprawie zmiany statutu Wnioskodawcy, będącego jednostką budżetową Gminy.

Na podstawie nowego statutu do zadań Zainteresowanego należy zarządzanie zasobem komunalnym Gminy obejmującym m.in. zasób mieszkaniowy niepozostający w zarządzie lub administrowaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy.

Zgodnie z zatwierdzonym statutem sprawowanie zarządu nad zasobem komunalnym przez Wnioskodawcę polega na dysponowaniu majątkiem w zakresie zawierania wszelakich umów, w tym umów na najem lokali mieszkalnych.

Zmieniony statut Zainteresowanego upoważnił go zatem do dysponowania powierzonym majątkiem i do zawierania umów dotyczących zarządzanego zasobu, gdzie jest on stroną umowy.

Ponieważ zasób mieszkaniowy w Gminie, będący w zarządzie Wnioskodawcy wynosi ponad 50 tysięcy lokali, parametry danych ewidencyjnych dla umów lokali mieszkalnych w systemie księgowym były do tej pory zdefiniowane jako niefakturowane.

W obecnym stanie prawnym, na podstawie § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2008 r. Nr 228, poz. 1510), usługi świadczone przez Zainteresowanego w zakresie m.in. wynajmowania nieruchomości na własny rachunek, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika są czynnościami zwolnionymi z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2009 r. Jednakże, przy świadczeniu części usług (głównie chodzi tu o pozycję 15 załącznika do ww. rozporządzenia), wprowadzone zostało ograniczenie zwolnienia poprzez wprowadzenie obowiązku dokumentowania wykonanych czynności fakturą VAT. w związku z tym, że Wnioskodawca nie spełniał powyższej przesłanki, a dany przez ustawodawcę okres zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 marca 2009 r. był niewystarczający do wprowadzenia sprzedaży fakturowanej z uwagi na duży zasób i liczbę najemców, decyzją z dnia 27 marca 2009 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego odroczył termin instalacji kas rejestrujących do dnia 31 marca 2010 r.

W chwili obecnej trwają prace nad wprowadzeniem jednolitej ewidencji dotyczącej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w postaci faktur VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku tak dużej bazy, ponad 50 tysięcy najemców i biorąc pod uwagę fakt, że jest to sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w całości zwolniona z podatku VAT oraz fakt, że połowa najemców dokonuje płatności za czynsz za pośrednictwem poczty lub banku zgodnie z umową, konieczne jest wystawianie oryginałów i kopii tych faktur w formie papierowej i dostarczanie ich do najemców, nawet w przypadku braku wyraźnego żądania nabywcy do ich wystawienia...

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma takiego obowiązku. Obowiązek dokumentowania obrotu dla potrzeb podatku VAT fakturami VAT reguluje art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), stanowiący, że podatnicy, o których mowa w art. 15 są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Od podstawowego obowiązku wystawiania faktur VAT, określonego w powołanym przepisie istnieje jednak wyjątek - art. 106 ust. 4 ustawy, który stwierdza, że podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób są obowiązani do wystawienia faktury. Zatem obowiązek wystawienia faktury na rzecz nabywcy nieprowadzącego działalności gospodarczej następuje dopiero na jego wniosek.

Idąc dalej, korzystając z delegacji ustawowej określonej w art. 106 ust. 8 ww. ustawy o podatku od towarów i usług, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) określił w rozdziale 3 szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania.

Ewidencja danych i sporządzanie faktur u Wnioskodawcy odbywać się będzie w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie przez wymagany prawnie okres przechowywania. w sytuacji zatem konieczności wystawienia, dystrybucji i przechowywania kopii faktur, w formie papierowej, przy tak dużej ilości ich sporządzania podniesie znacznie koszty jednostki budżetowej jaką jest Zainteresowany, co będzie miało bezpośredni wpływ na wysokość zatwierdzonego budżetu. Bowiem jako jednostka budżetowa Gminy. Wnioskodawca prowadzi gospodarkę finansową na podstawie budżetu zatwierdzonego przez Prezydenta i Radę Miejską. Zainteresowany uważa, że przechowywanie dokumentacji na nośnikach danych jest jak najbardziej zasadne, gdyż w ważnym interesie podatnika oraz interesie publicznym jest ograniczenie wydatków budżetowych, w tym comiesięczne drukowanie, dystrybucja oraz przechowywanie ponad 50 tysięcy sztuk faktur VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 4 ustawy, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Stosownie do § 7 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w § 5 ust. 1 pkt 2.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z opisu sprawy wynika, że na podstawie statutu do zadań Zainteresowanego należy zarządzanie zasobem komunalnym Gminy obejmującym m.in. zasób mieszkaniowy niepozostający w zarządzie lub administrowaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy.

Do zadań statutowych Wnioskodawcy należy m.in. zawieranie we własnym imieniu wszelakich umów w ww. zakresie, w tym umów na najem lokali mieszkalnych. Według Zainteresowanego przy świadczeniu części usług, w obecnym stanie prawnym wprowadzone zostało ograniczenie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących poprzez wprowadzenie obowiązku dokumentowania wykonanych czynności fakturą VAT. z uwagi na fakt, że Wnioskodawca nie spełniał powyższej przesłanki Naczelnik Urzędu Skarbowego. odroczył termin instalacji kas rejestrujących do dnia 31 marca 2010 r. w chwili obecnej Zainteresowany prowadzi prace nad wprowadzeniem jednolitej ewidencji dotyczącej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w postaci faktur VAT. Ewidencja danych i sporządzanie faktur u Wnioskodawcy odbywać się będzie w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie przez wymagany prawnie okres przechowywania. Zdaniem Zainteresowanego, brak jest obowiązku wystawiania oryginałów i kopii faktur w formie papierowej i dostarczania ich do najemców, nawet w przypadku braku wyraźnego żądania nabywcy do ich wystawienia.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne aby Wnioskodawca, dokumentując świadczone usługi za pomocą faktur VAT, drukował oryginał i kopię tych faktur tylko w momencie, gdy zażąda tego najemca, natomiast pozostałe faktury VAT przechowywane były na nośnikach danych (bez ich drukowania i doręczania odbiorcom).

Możliwość wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany o ile zamierza dokumentować świadczone usługi fakturą VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginały winien otrzymać najemca, a kopię zatrzymuje Wnioskodawca - zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione - na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

W sprawie będącej przedmiotem wniosku, tut. Organ podkreśla, iż jak wskazuje art. 106 ust. 4 ustawy, Wnioskodawca nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jedynie na żądanie tych osób jest zobowiązany do wystawienia faktury. Powyższe oznacza, iż Zainteresowany, co do zasady, nie ma obowiązku dokumentowania usług najmu świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą faktur VAT. Jednakże, jeżeli Wnioskodawca zdecyduje się na wystawianie faktur VAT również osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, zobowiązany jest do wystawiania, doręczania i przechowywania tych dokumentów zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniach wykonawczych do ustawy.

Reasumując, Wnioskodawca chcąc dokumentować cały obrót z tytułu świadczenia usług najmu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturami VAT będzie miał obowiązek dokumentować te usługi fakturami w formie papierowej, z których oryginał należy doręczyć najemcy, a kopię przechowywać w oryginalnej postaci do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisanym zdarzeniu przyszłym, które nie zostały objęte pytaniem oraz własnym stanowiskiem w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - w wydanej interpretacji rozpatrzone.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2. ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.