ILPP2/443-1230/1-2/SJ

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółka z o.o. Sp. k., przedstawione we wniosku sygnowanym datą 28 lipca 2011 r. (data wpływu 22 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu i okresu przechowywania paragonów w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 22 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu i okresu przechowywania paragonów w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca - Sp. z o.o. Sp. k. (dalej Spółka) prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych poprzez sieć sklepów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary od podmiotów krajowych i zagranicznych. Sprzedaż detaliczna prowadzona jest w sklepach, a każda transakcja sprzedaży rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej (dalej kasa) i potwierdzana paragonem fiskalnym. Spółka prowadzi działalność przy użyciu kilku tysięcy kas.

Spółka rozlicza podatek należny VAT z tytułu sprzedaży towarów w sklepach na podstawie obrotów zarejestrowanych na kasach fiskalnych (dane z modułu fiskalnego kasy), tj. raportów dobowych.

W chwili obecnej Spółka posiada wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów są zapisywane na informatycznych nośnikach danych (w zależności od modelu kasy może być to karta miniSD, bądź pamięć typu USB; dalej karta SD).

Kasy posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U.2008.212.1338, z późn. zm.; dalej Rozporządzenie).

Proces zapisywania danych w kasach Spółki odbywa się w następujący sposób: oprócz zapisu w module fiskalnym kasy, każda sprzedaż (pojedynczy paragon) oraz raport dobowy jest zapisywana w pamięci podręcznej kasy, a następnie przenoszona na kartę SD po każdorazowym zamknięciu dnia.

Każda karta SD posiada etykietę zawierającą informacje pozwalające przyporządkować ją do poszczególnego urządzenia (kasy), z której kopie paragonów były archiwizowane (dane te obejmują m.in.: numer nośnika, okres rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu, numer kasy). Spółka, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, używa kartę SD przez cały okres jej używania w kasie, na której rozpoczęto jej używanie.

Spółka informuje, że gdy na karcie SD będzie mało miejsca lub też zostanie ona całkowicie zapełniona to pracownik Spółki wykona procedurę zamknięcia dotychczasowej karty SD i otwarcia nowej.

W celu zabezpieczenia kopii paragonów oraz raportów fiskalnych zapisanych na kartach SD Spółka korzysta z systemu informatycznego, który umożliwia przegrywanie danych zawartych na kartach SD na centralny serwer należący do Spółki, na którym archiwizowane będą wszystkie dane, jakie znajdują się na karcie SD (nie tylko kopie paragonów oraz raportów ale również etykiety poszczególnych kart SD i sumy kontrolne potwierdzające autentyczność i niezmienialność danych).

Dane te są weryfikowane na etapie wyjścia z karty SD i wejścia na serwer Spółki. Wprowadzone procedury weryfikacji przeniesionych danych mają na celu potwierdzenie, że nastąpiło pełne przeniesienie danych z karty SD (danych źródłowych) na serwer Spółki. Docelowo dane przechowywane na serwerze będą podlegały regularnemu zabezpieczeniu poprzez tworzenie kopii bezpieczeństwa (tzw. backup danych).

Ponadto, oryginalność danych przechowanych na centralnym serwerze jest potwierdzana przez program przygotowany przez producenta kasy (program ten posiada stosowny certyfikat).

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Przechowywanie elektronicznych kopii dokumentów kasowych (paragonów)

Zdaniem Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym, Spółka może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych wyłącznie na serwerze Spółki po ich przegraniu z kart SD.

Jak opisano w stanie faktycznym, Spółka rozlicza podatek należny VAT w oparciu o ewidencje prowadzone przez kasy rejestrujące - raporty fiskalne dobowe. Należy wskazać, że kopie paragonów fiskalnych zapisywane na kartach SD mają wyłącznie charakter ewidencyjny i nie służą prawidłowemu sporządzaniu deklaracji podatkowej, ani prawidłowemu określeniu podstawy i przedmiotu opodatkowania.

Stosownie do art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.); dalej Ustawa VAT, Spółka pragnie podkreślić, iż ewidencjonowanie przez nią raportów fiskalnych dobowych pozwala na szczegółowe określenie podstawy opodatkowania oraz sporządzenie deklaracji podatkowych, natomiast kopie paragonów zapisywane na kartach SD nie są przez Spółkę wykorzystywane do jakichkolwiek kalkulacji podatkowych.

Spółka za względów bezpieczeństwa (tj. jako zabezpieczenie przed utratą, bądź zniszczeniem danych zapisanych na kartach SD) dokonuje skopiowania danych z kart SD na serwer Spółki. Proces kopiowania danych dokonuje się za pomocą certyfikowanego programu producenta kas, gwarantującego niezmienialność i autentyczność przegrywanych danych (m.in. poprzez weryfikowanie sum kontrolnych i wartości). Działanie Spółki ma na celu ograniczenie ewentualnego ryzyka wynikającego z konieczności przechowywania kilku tysięcy kart SD (np.: zniszczenie, zagubienie) oraz umożliwienie sprawnego (szybkiego) wyszukiwania dokumentów zapisanych na serwerze, a nie na oddzielnych kartach SD.

Spółka, zgodnie § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia, jest zobowiązana do przechowywania kopii dokumentów kasowych. Przepis ten pozostawia swobodę podatnikowi w zakresie wyboru nośnika danych dla przechowywania tych kopii.

W związku z powyższym Spółka może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych wyłącznie na serwerze Spółki i nie ma obowiązku przechowywania tych kopii na karcie SD.

Ad. 2

Okres przechowywania elektronicznych kopii dokumentów kasowych (paragonów)

Spółka stoi na stanowisku, że powyższe kopie muszą być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres którego dane dotyczą.

Z przepisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.); dalej Rozporządzenie wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie dotyczy jedynie kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 Rozporządzenia.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że zobowiązana jest do archiwizowania kopii dokumentów kasowych (paragonów) w formie elektronicznej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w podatku od towarów i usług części dotyczącej sposobu i okresu przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Natomiast wniosek w części dotyczącej wymiany karty SD na kasie oraz ponownego wykorzystania karty SD po zgraniu danych znajdujących się niej wydano w dniu 22 listopada 2011 odrębne rozstrzygnięcie nr ILPP2/443-1230/11-3/SJ.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.