ILPP2/443-100/10-2/EN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 18 stycznia 2010 r. (data wpływu 22 stycznia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej Spółka) prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług ochrony osób i mienia. Świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami VAT (dalej faktura), przy czym miesięcznie Spółka wystawia ich około 5.000. z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktury w systemie księgowym, system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie.

Spółka wskazała, iż fakt "wystawienia" kopii faktury VAT poprzedza fakt jej "wydrukowania" - elektroniczny system księgowy umożliwia wystawienie kopii faktury (jej elektroniczne wygenerowanie i ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze VAT) bez konieczności jej drukowania, a w dodatku system w momencie "wystawienia" faktury automatycznie przeprowadza szereg czynności związanych z obowiązkami podatkowymi np. od tego momentu biegnie obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT (jeżeli jest uzależniony od momentu wystawienia faktury). Fakt wydrukowania kopii faktury jest jedynie czynnością techniczną następującą chwilę po wystawieniu kopii faktury.

Powyższe odnosi się również do oryginałów faktur z tym zastrzeżeniem, iż dla "wystawienia" oryginału faktury niezbędne jest jej wydrukowanie, gdyż oryginał faktury musi być wprowadzony do obrotu (wysłany kontrahentowi), natomiast odmiennie jest w przypadku kopii faktury, która pozostaje w Spółce.

Co jest istotne, w zakresie modyfikacji tak "wystawionej" kopii faktury jej dokonanie jest niemożliwe, z wyjątkami przewidzianymi w prawie (np. poprzez korektę faktury zgodnie z przepisami prawa podatkowego).

Niezależnie od powyższego obecnie Spółka drukuje kopię faktury (i co oczywiste oryginał, który trafia do kontrahenta w formie papierowej) i przekazuje ją do podmiotu zajmującego się obsługą rachunkowo-księgową Spółki (podmiot ten przechowuje kopie faktur Spółki). Ponadto podmiot zajmujący się obsługą rachunkowo-księgową również ma możliwość podglądu faktury w elektronicznym systemie, a także wydrukowania jej kopii na żądanie (jest to jedynie kwestia uprawnień, a nie możliwości systemu).

Spółka wskazała, że drukowanie, przesłanie i przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy logistyczne z drukiem, transportem i magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług, możliwe jest (i zgodne z przepisami art. 106 ustawy o VAT oraz § 19 i § 21 rozporządzenia) przechowywanie kopii faktur tylko i wyłącznie w elektronicznym systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione (wygenerowane).

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). w opinii Spółki za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym umożliwiającym jej wydruk na żądanie (np. na żądanie organów podatkowych).

UZASADNIENIE stanowiska

Zasady wystawiania faktur (w tym kopii faktur) regulują ustawa o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej rozporządzenie).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z ust. 8 ww. przepisu, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Zgodnie z § 19 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej. w przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Dodatkowo zgodnie z § 21 ust. 1-3 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepis ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

W opinii Spółki żaden z ww. przepisów ustawy o VAT lub rozporządzenia nie określa w jakiej formie ma być wystawiana (czy wystarczy wystawienie jej w systemie, czy też konieczne jest jej wydrukowanie) i przechowywana kopia faktury zatrzymywana przez sprzedawcę (usługodawcę).

Zdaniem Spółki dla zachowania zgodności z ww. przepisami bez znaczenia jest to, czy wraz z ujęciem ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma fakt, że:

* wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego,

* sposób przechowywania kopii faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji,

* wydrukowany oryginał faktury otrzymał kontrahent.

Należy uznać również, iż nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury (np. w postaci oznaczenia kopii faktury słowem "KOPIA"). Ustawodawca postanowił za to, iż "faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca (w tym momencie niezbędne jest jej wydrukowanie, aby doręczyć ją kontrahentowi), a kopię zatrzymuje sprzedawca" (tutaj drukowanie nie jest niezbędne - faktura jest wystawiona w systemie elektronicznym i funkcjonuje w nim jako "KOPIA").

Ponadto żaden przepis nie nakazuje, iż wszystkie egzemplarze faktury powinny być wystawione i przechowywane w ten sam sposób i w tej samej formie.

Dodatkowo z całą pewnością spełniony zostanie obowiązek nakazujący "przechowywanie (faktur, ich kopii, korekt i duplikatów - przypis Spółki) w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie". Brak możliwości modyfikowania kopii faktury zapewnia zachowanie oryginalnej treści egzemplarza kopii faktury, a elektroniczny system - łatwość w jej odszukaniu (co również powoduje, iż organy podatkowe mogą przeprowadzać ewentualną kontrolę rozliczeń podatnika w sposób bardziej sprawny).

Ponadto wskazano, iż ograniczeń w funkcjonowaniu kopii faktur w systemie elektronicznym Spółki nie wprowadza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej rozporządzenie w sprawie e-faktur), gdyż rozporządzenie to nie dotyczy opisanego stanu faktycznego.

Opisany w stanie faktycznym sposób wystawiania przez Spółkę faktur, w planowanym przez Spółkę wariancie polegającym na niedrukowaniu kopii wystawionej faktury, nie jest wystawieniem faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie e-faktur. Zdaniem Spółki w dalszym ciągu faktury wystawiane są w tradycyjny, papierowy sposób, czego dowodem jest drukowanie oryginału faktury i przesyłanie go w formie papierowej kontrahentom. Jedyną różnicą jest brak drukowania wystawionej w systemie elektronicznym Spółki kopii faktury.

Dodatkowo Spółka podkreśliła, iż jej stanowisko uwzględnia tezy najnowszego orzecznictwa sądowego, który uznał, że najistotniejsze jest spełnienie funkcji dokumentacyjnej kopii faktur poprzez zgromadzenie informacji niezbędnych do jej wystawienia (a tak bezsprzecznie jest w przedmiotowym przypadku), a nie samo wydrukowanie dokumentu (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt i FSK 1169/08).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca (Spółka), prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług ochrony osób i mienia. Świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami VAT, których miesięcznie Spółka wystawia około 5.000. Obecnie Spółka drukuje faktury - oryginał, w formie papierowej trafia do kontrahenta, a kopię przekazuje do podmiotu zajmującego się jej obsługą rachunkowo-księgową. Spółka wskazała, iż drukowanie, przesłanie i przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża ją dodatkowymi kosztami i powoduje problemy logistyczne z drukiem, transportem i magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów.

W opinii Spółki dopuszczalne jest aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym umożliwiającym jej wydruk na żądanie (np. na żądanie organów podatkowych).

Jednakże biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wobec powyższego, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Należy ponadto zauważyć, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego jest rozstrzygnięciem w indywidualnej sprawie, osadzonym w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.